Как ставить задачи сотрудникам так, чтобы они всё правильно понимали (и делали)

Элисон Дэвис, основатель компании Davis & Company
Фото: gettyimages.ru

Представьте офис какого-нибудь агентства. Стартует новый проект. Директор Иван всех собрал, показал презентацию, раздал поручения. Но никто ничего не понял: через день задают те же вопросы, которые Иван поднимал на встрече. Объясняет снова, дело стоит. Всё потому, что доносить мысли до подчиненных Ваня не умеет. Вот сейчас и научим.

То есть научим не мы, а Элисон Дэвис, эксперт по внутрикорпоративным коммуникациям и основательница консалтинговой компании Davis & Company. Элисон вывела 10 правил о том, как доносить до сотрудников идеи целыми и невредимыми, из мозга в мозг — чтобы работа шла быстрее, а нервы крепли.

1. Проведите совещание как минимум дважды. Людям нужно время, чтобы переварить новую информацию. К следующей встрече коллеги соберутся с мыслями и подготовят вопросы. Вы проясните сложные моменты, а заодно еще раз расскажете о целях проекта — не запомнит только самый ленивый (и вы быстро узнаете, кто это).

2. Говорите просто. Чем сложнее вы рассказываете — тем хуже вас понимают. Постарайтесь обойтись без терминов, которые могут знать не все присутствующие. Если, например, вводите KPI — объясните, что это такое и как собираетесь его считать.

3. Расскажите, почему проект важен. Руководители часто забывают рассказать о самом главном: какую выгоду получит каждый сотрудник и команда в целом, если проект станет успешным. Начните с контекста: опишите общую ситуацию на рынке и объясните, почему вашей компании надо изменить привычный подход к делу (если вы действительно собрались его менять).

4. Проиллюстрируйте новую информацию. Визуализация данных помогает запомнить информацию — особенно если графики и картинки связаны со статистикой и другими точными показателями.

Если у вас брейнсторм, записывайте (зарисовывайте) каждую идею на отдельный стикер и крепите его на стену, чтобы все видели. Это стимулирует мышление собеседников и помогает сдвинуться с мертвой точки.

5. Закладывайте время на диалог после презентации. На обсуждение проекта с коллегами в формате «вопрос-ответ» уделите не менее получаса. Не приступайте к работе, пока сотрудники не получат ответы на всё, что их волнует. Если вы знаете, что в команде есть люди, которые стесняются спросить вас о чем-то напрямую, предложите написать вопросы на листочках или разбейте сотрудников на несколько групп. Попросите обдумать вопросы внутри команды и адресовать их вам от лица группы. Это поможет преодолеть барьер стеснения.

6. Провоцируйте на возражения. Обсудите все сценарии развития проекта и возможные препятствия на пути к цели. Пусть сотрудники озвучат по три причины, которые могут помешать успеху. А потом вместе подумайте над запасными сценариями для форс-мажорных ситуаций.

7. Прислушивайтесь к идеям сотрудников. То, что вы лидер команды, еще не значит, что у вас есть ответы на все вопросы. Результаты мозгового штурма вас приятно удивят. Вы увидите дело с тех сторон, с которых, возможно, никогда на него не смотрели.

8. Дробите глобальные задачи на мелкие. К большому проекту сложно подступиться — многие сотрудники не знают, с чего начать и поэтому сидят в Фейсбуке. Чтобы такого не было, расставьте приоритеты, раздавайте ежедневные планы и поделите одну большую цель на множество небольших шагов. Так вашей команде будет проще.

9. Поощряйте демократичность. Предложите в конце совещания проголосовать за лучшую идею. Так сотрудники поймут, что за них решено не всё, и они сами могут влиять на ход проекта. Это вдохновляет.

10. Действуйте. Не просто слушайте, а используйте идеи сотрудников. Выберите, скажем, три лучших и немедленно начинайте их реализовывать.