Как сэкономить деньги и время на командировках. Inc. протестировал решение Smartway

Что за платформы для командировок и зачем они бизнесу?

B2B платформы — это следующий этап развития корпоративных поездок. Компания заключает договор и получает доступ в личный кабинет, где доступны все варианты билетов, отелей и других сервисов, необходимых для деловой поездки. Бизнес может открыть подаккаунты для сотрудников и задать правила и ограничения, чтобы быть уверенным, что покупки будут проходить согласно корпоративным правилам. Таким образом компания держит под контролем расходы на поездку. При этом круглосуточная поддержка сотрудников и возможность заказать нестандартные опции остаётся. Стоимость таких решений ниже, так как не нужно содержать штат агентов, которые только разбирают письма и отправляют варианты билетов в ответ.

Дополнительные бонусы: все данные хранятся в едином месте и на их основе можно построить качественную аналитику. Также такие решения легко интегрируются с внутренними системами документооборота и учёта.

О командировках Inc.

Сотрудники Inc. ездят в командировки не часто. Однако бывают международные бизнес-конференции или выступления известных спикеров, на которых приходится присутствовать лично. Раньше, как правило, сотрудник самостоятельно бронировал билеты и гостиницу через всем известные b2c сервисы, в некоторых случаях этим занимался секретарь или бухгалтер.

Не раз это приводило к дополнительным расходам. Например, наш сотрудник собирался на крупный международный форум. Он выбрал один из последних подходящих вариантов, но не смог расплатиться своей картой — платежи не проходили. Пока решал вопрос с банком, бронь слетела и пришлось покупать билеты с более высокой стоимостью и лететь с пересадкой. Итог — компания переплатила, а сотрудник потерял в поездке много времени.

Такое положение дел нас не сильно устраивало, хотелось навести порядок в процессах и в тоже время сохранить возможность выбора для сотрудников. Обычное турагентство с заказами по почте или телефону мы не рассматривали — это дорого и неудобно, так как сотрудники тратят на переписку с посредником больше времени, чем если занимаются организацией самостоятельно. В итоге было решено протестировать платформу Smartway.

Экономит ли Smartway деньги?

Да, хотя более существенную экономию смогут ощутить компании, сотрудники которых часто летают в командировки, — чем больше поездок, тем сильнее экономия, так как абонентская плата не меняется. Расскажем обо всём по порядку.

Стоимость билетов и отелей

В Smartway представлены билеты всех ценовых категорий и более чем комфортный выбор отелей, как российских, так и международных. Стоимость же идентична ценам на официальных сайтах авиакомпаний и популярных сервисов бронирования. В целом мы сделали вывод, что цены нам подходят и можно каждый раз не сравнивать с другими сайтами.

Нет сервисных сборов

В агентствах за каждую покупку приходится платить от 200 и до 1 тыс. руб. Фактически это оплата времени специалиста, который подбирает билеты. Бизнес-модель Smartway другая: компания платит небольшую абонентскую плату, но больше никаких сервисных сборов и наценок. При этом можно работать по постоплате, если компания так привыкла.

Кэшбек на компанию

У некоторых авиакомпаний есть корпоративные программы лояльности. По ним на счёт компании начисляется кэшбэк за поездки сотрудников. У Smartway заключены такие договоры с крупнейшими авиакомпаниями и клиенты могут получать до 7% обратно на счёт компании. Персональные бонусы сотрудников также останутся.

Удобен ли сервис в использовании?

В плане удобства мы оценили такие опции сервиса, как бронирование без изменения цены, наличие мобильного приложения, аналитика и документы внутри сервиса. Расскажем о них подробнее.

Общий функционал

Внутри Smartway напоминает классический сервис b2c, поэтому нам не пришлось проводить обучение. Сотрудники сразу разобрались, что и как, — это очевидный плюс. При этом функционал для Администратора достаточно обширный и полностью разобраться самому не всегда получится. Тут требуется небольшое обучение — у нас оно заняло около 45 минут: специалисты Smartway показали всё по Zoom.

Бронирование без изменения цены

Один из главных плюсов сервиса — в возможности «заморозить» выбранный рейс на длительное время без изменения цены. Иногда командировочные планы меняются, и пока команда обдумывает детали, несколько подходящих вариантов «ждут» решения.

Мобильное приложение

Мастхэв для любого современного сервиса. Мы бы даже не отмечали этот пункт отдельно, если бы не оказалось, что в России всего у нескольких компаний есть работающие приложения. В данном случае приложение содержит весь функционал, поэтому по факту можно вообще не пользоваться браузерной версией.

Аналитика

В Smartway всё достаточно удобно и понятно. Компания может выгрузить все данные в разных разрезах. Этот пункт приобретает актуальность для крупных компаний. А когда у вас несколько поездок в месяц, понятно, что анализировать просто нечего.