Оформляем нерабочие дни в ковикулы. Инструкция

В среду, 20 октября, президент Владимир Путин объявил период с 30 октября по 7 ноября включительно нерабочими днями с сохранением заработной платы. На следующий день московская мэрия ввела в городе локдаун с 28 октября по 7 ноября — это значит, что многим компаниям придется приостановить свою деятельность. Кроме того, уже с 25 октября бизнесу нужно перевести 30% сотрудников на удаленную работу или отправить на больничный. Объясняем, как оформить и оплатить нерабочие дни и что делать с отпусками и больничными.

Кого нужно перевести на дистанционный формат работы с 25 октября

Московским компаниям придется отправить на удаленную работу не мене 30% сотрудников и физлиц, с которыми компания работает по гражданскому договору, на период с 25 октября 2021 года по 25 февраля 2022-го. Речь идет как о штатных сотрудниках, так и о работающих по договору гражданско-правового характера (ГПХ), в том числе через самозанятость. Перейти на дистанционную работу придется и всем сотрудникам старше 60 лет, а также тем, у кого есть хронические заболевания.

Те служащие, которые не могут перейти на удаленный режим из-за специфики работы, должны будут уйти на больничный в связи с карантином. Если компания не отправит необходимое число работников на дом, ее могут оштрафовать на сумму до 1 млн руб.

Новые ограничительные меры в Москве не распространяются на три категории сотрудников:

1. Сотрудники, которые сделали второй компонент прививки от коронавируса или привились однокомпонентной вакциной.
2. Сотрудники, которые переболели COVID-19 в последние шесть месяцев, если данные об этом есть в единых системах ЕМИАС или в ЕГИСЗ. Шестимесячный срок нужно считать с даты, когда сотрудника выписали.
3. Сотрудники, чье присутствие на рабочем месте критически важно, чтобы компания функционировала. Речь идет о сотрудниках, чье отсутствие создает угрозу жизни, здоровью граждан или ущерба имуществу. Например, это могут быть специалисты, без которых произойдет сбой в работе опасного производства.

Таким образом, вышеуказанные работники могут продолжать ходить на работу несмотря на введенный локдаун, требование по переводу 30% сотрудников на дистанционный формат на них не распространяется. Правило об удаленной работе не распространяется и на компании, которые Президент определил в указе от 11.05.2020 № 316. В их числе — непрерывно действующие компании, продуктовые магазины и торговые точки, предлагающие товары первой необходимости, а также медучреждения и аптеки.

Как рассчитать, сколько сотрудников нужно перевести на удаленку

Для этого требуется определить, сколько в компании вакцинированных сотрудников и тех, кто могут официально подтвердить, что переболели COVID-19 за последние полгода. Для этого можно направить сотрудникам уведомления с просьбой предоставить информацию и документы: сертификат о вакцинации и сведения из медкарты, в том числе из единых систем ЕМИАС или ЕГИСЗ.

Посчитать, сколько сотрудников отправлять на удаленку, можно по следующей формуле:

(ВС — СВ — СК) × 30% = СУ

где «ВС» — это общее количество сотрудников и исполнителей по гражданским договорам, которые работают на территории Москвы, «СВ» — сотрудники и исполнители, которые прошли полный курс вакцинации от коронавируса, «СК» — сотрудники и исполнители, которые переболели коронавирусом за последние шесть месяцев, и «СУ» — количество сотрудников, которых компания обязана отправить на удаленную работу.

Сотрудников старше 60 лет и хронически больных можно включить в 30% сотрудников для перевода на удаленный режим. Также в эту норму можно включить тех, кто находится в командировках или в отпуске.

Об отправленных на удаленку сотрудниках нужно отчитаться. Сделать это можно по старой форме с помощью личного кабинета на портале московской мэрии — mos.ru. Если информация о том, сколько сотрудников работает дистанционно, или другие сведения о сотрудниках не изменятся в ходе нерабочих дней, отчитаться достаточно один раз. При изменении этого числа компании необходимо обновить информацию об этом в тот же день.

Как организовать вакцинацию сотрудников

Московским компаниям из сферы услуг придется организовать вакцинацию 80% сотрудников. Первый компонент вакцины сотрудники должны получить до 1 декабря 2021 года, второй — до 1 января 2022-го. Вакцинировать нужно не только штатных сотрудников, но также тех, кто работает по договору ГПХ или через самозанятость.

80% сотрудников, которым нужно пройти вакцинацию, можно рассчитать по такой формуле:

ВС х 80% = СНВ

Где «ВС» — это общее число сотрудников, в том числе работающие по ГПХ (включая самозанятых), а «СНВ» — количество работников, которых компания обязана отправить на вакцинацию.

Если компания имеет офисы или представительства в других городах России, то сотрудников, работающих там, учитывать не нужно.

Как оплатить нерабочие дни

Компании обязаны сохранить заработную плату сотрудников в нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября 2021 года и выплатить зарплату в полном размере. Уменьшать норму рабочего времени за ноябрь на эти дни или менять производственный календарь нельзя.

При расчете зарплаты сотрудников нужно учитывать не только оклад, но и доплаты, надбавки постоянного характера, если они у вас есть. Для этого нужно определить дневную сумму надбавок и умножить ее на число нерабочих дней. Аналогично при оплате нерабочих дней нужно учесть ежемесячные премии, размер которых определяется пропорционально отработанному времени.

Сотрудникам, которые работают сдельно или на часовой тарифной ставке, нужно выплатить дополнительное вознаграждение (ст. 112 ТК).

Сотрудникам, которые будут продолжать работать в нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября 2021 года, нужно оплатить работу в одинарном размере, поскольку нерабочие дни не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням, за которые положена двойная оплата (информация Минтруда от 26.04.2021).

Нерабочие дни с 30 октября по 3 ноября и с 5 по 7 ноября не относят к выходным или праздничным дням. Поэтому если срок выплаты зарплаты попадает на период с 30 октября по 3 ноября и с 5 по 7 ноября, то выплатить зарплату можно в эти дни.

Как поступить с отпусками

Если нерабочие дни выпадают на отпуск сотрудника, то переносить или продлевать его, а также пересчитывать отпускные не нужно. Нерабочие праздничные дни, которые выпадают на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Однако нерабочие дни с 30 октября по 3 ноября и с 5 по 7 ноября не являются праздничными днями, поэтому продлевать отпуск не нужно. В этом случае придется продлить отпуск только на один праздничный день — 4 ноября.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой о переносе отпуска, даже если отпускные ему уже выплатили. При этом, если работник не относится к льготной категории, кому отпуск предоставляют в удобное время, работодатель не обязан удовлетворять его просьбу о переносе отпуска из-за объявленных нерабочих дней. Но если работодатель не возражает, то можно оформить перенос отпуска.

Как оплачивать больничные

Больничное пособие выплачивают за все календарные дни болезни, поэтому оплата больничного не зависит от того, является ли день рабочим или выходным. Если период болезни выпал на праздничные дни, их тоже нужно оплатить.

Поэтому если сотрудник болел в период с 30 октября по 7 ноября, то нужно выплатить больничное пособие за все календарные дни болезни (ч. 8 ст. 6, ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).