Электронная подпись: что это такое, как ее получить и надо ли заморачиваться

1. Что такое электронная подпись (ЭП)

   ЭП — набор символов, в которых зашифрована информация о ее владельце. Такую подпись прикладывают к электронному документу, чтобы подтвердить его авторство, обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность (изменить или подменить документ, скрепленный ЭП, уже не получится). Все это позволяет использовать электронную подпись удаленно, в режиме онлайн, чего не сделаешь с подписью рукописной. Например, договоры, акты или счета-фактуры с ЭП, отправленные онлайн, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, собственноручно подписанные документы. Подделать электронную подпись невозможно.

   Зачем нужна ЭП

   Плюсы использования электронной подписи для ИП и организаций очевидны: она экономит время и расширяет географию бизнеса, позволяет наладить электронный документооборот внутри компании и с внешними партнерами (экономия бумаги и тонера для принтеров — тоже приятный бонус). Сдача отчетности в контролирующие органы становится проще и быстрее: не придется ехать в учреждения лично или переживать о том, дойдет ли письмо (надежность «Почты России» — известный предмет споров). Кроме того, с ЭП бизнес получает расширенный набор государственных услуг на порталах федеральных и региональных органов власти. Без ЭП не получится через интернет сдать статистическую и бухгалтерскую отчетность, подать декларации, участвовать в электронных торгах.

   Кому без ЭП никак

   Для части ИП и компаний электронная подпись — не только удобный инструмент для работы, но и необходимость. Так, ЭП обязательна для крупных компаний (100 и более работников) и всех плательщиков НДС. Они сдают налоговую отчетность только в электронном виде, приложив к документам усиленную квалифицированную электронную подпись. ПФР и ФСС установили еще более низкий порог для численности работников. Если в вашей компании более 25 человек, сдавать отчетность в эти фонды придется только в электронном виде и с квалифицированной усиленной ЭП.

   Какие ЭП бывают

   Электронные подписи бывают трех видов.

   • Простая представляет собой комбинацию из логина и пароля и лишь подтверждает, что документ подписан конкретным лицом. Такую подпись могут получить физические лица и ИП.
   • Наличие усиленной неквалифицированной подписи свидетельствует еще и о том, что документ после подписания не менялся.
   • И, наконец, самая защищенная разновидность ЭП — усиленная квалифицированная. По юридической силе она полностью эквивалентна собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Такую ЭП получают только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, а программное обеспечение, необходимое для работы с ней, сертифицирует ФСБ.

   Если вы индивидуальный предприниматель или владеете компанией, вам, скорее всего, потребуется одна из разновидностей усиленной подписи. Какая именно? Это зависит от сферы, в которой вы собираетесь ее использовать. Для сдачи отчетности в Росстат, ФНС, Пенсионный и другие внебюджетные фонды потребуется самая защищенная — усиленная квалифицированная подпись. Для участия в электронных торгах, заключения сделок с клиентами и партнерами, электронного документооборота внутри вашей компании подойдет и усиленная неквалифицированная ЭП. А воспользоваться частью услуг для предпринимателей на Едином портале госуслуг можно и с простой электронной подписью.

   Как и где получить ЭП

   Простая ЭП подходит только для ограниченной работы на портале госуслуг: например, можно отправить электронное заявление на регистрацию ИП или ООО. Получить такую подпись можно бесплатно в МФЦ. Вас попросят заполнить заявление и выдадут ЭП в тот же день. Список необходимых документов может незначительно различаться, но, как правило, требуют только паспорт и СНИЛС. Вам выдадут бумажное уведомление, содержащее логин и пароль. Введите их в личном кабинете на сайте госуслуг и измените по своему желанию. Подпись действует пожизненно.

   Усиленная ЭП годится для участия в электронных торгах, внутреннего документооборота ИП или организации, а также для отправки электронных документов из одной компании (ИП) в другую. Получают эту подпись в специализированных государственных или коммерческих структурах — в удостоверяющих центрах (УЦ). Придется заплатить от 1500 рублей, а подпись запишут на флешку или другой накопитель: его придется вставлять в компьютер всякий раз, когда надо подписать бумаги. Срок действия усиленной ЭП — год.

   Усиленная квалифицированная ЭП (от 2 000 рублей) — самый полный аналог личной подписи и печати компании. Такую ЭП мы и советуем вам получить — ее выдают в аккредитованном удостоверяющем центре (найдите ближайший здесь или здесь). С ней можно всё: отправлять любую отчетность в госорганы, подписывать договоры и даже участвовать в системе госзакупок. Если вы физическое лицо, для получения усиленной квалифицированной ЭП вам понадобится паспорт, СНИЛС и, возможно, ИНН. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей список документов шире (берите с собой оригиналы или нотариально заверенные копии):

   • свидетельство или уведомление о госрегистрации
   • устав (для юрлиц)
   • выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (со сроком давности не более 30 дней)
   • ИНН
   • паспорт
   • СНИЛС того лица, на чье имя изготавливается ЭП 
   • нотариально заверенная копия приказа о назначении руководителя или доверенность на работника, заверенная подписью руководителя и печатью (для юрлиц)

   После того, как вы заполните заявления и оплатите услугу, вам выдадут сертификат и ключи усиленной квалифицированной ЭП. Их запишут на электронный носитель — токен, карту памяти или флэш-накопитель (можно принести свои). Этот носитель присоединяется к компьютеру каждый раз, когда вам нужно применить ЭП. Срок действия подписи — 1 год с момента изготовления.

Подготовлено при поддержке юридической компании «Шеховцов и партнеры»

Читайте нас в Facebook, Twitter и ВКонтакте.