Адаптация персонала в организации: как помочь новичку влиться в коллектив

Зачем нужна адаптация персонала

Когда человек выходит на новое место работы, у него в голове масса вопросов: куда обращаться, с кем согласовывать, как оформляют отчеты, когда и где можно пообедать. Все кажется непривычным. Даже отличному специалисту нужно время, чтобы освоиться.

Задача адаптации — сделать этот переход как можно мягче, чтобы новичок не просто разобрался в задачах, но и почувствовал себя частью команды. Это в интересах и самого сотрудника, и руководителя, и всего коллектива.

Цели адаптации персонала

• Снизить стресс в первые недели. Новая работа — это всегда волнение. Кто-то не спит всю ночь перед первым рабочим днем, кто-то боится показаться некомпетентным. Система адаптации помогает снять напряжение и дает понять: здесь поддержат и подскажут.

• Помочь быстрее войти в ритм. Чем раньше человек начнет полноценно выполнять задачи, тем быстрее компания получит результат. Если всё организовано правильно, сотрудник уже через пару недель чувствует себя уверенно.

• Повысить вовлеченность. Когда человек понимает, как его работа влияет на общее дело, он включается в нее быстрее. Его не надо заставлять, он сам хочет сделать лучше.

• Снизить текучесть кадров. Многие новички уходят уже в первые месяцы. Она из причин — никто не помог им освоиться. Если человек вынужден самостоятельно искать ответ на свой вопрос — он чувствует, что его не ценят, и уходит.

• Сохранить ритм команды. Когда новичок не знает, что делать, он постоянно отвлекает коллег. Это тормозит процесс. Грамотная адаптация помогает избежать суеты и сохранить продуктивность всей команды.

Виды адаптации персонала

Система адаптации — процесс, который помогает человеку почувствовать себя увереннее и быстрее начать разбираться в новой работе. Параллельно идут несколько видов адаптации:

• Организационная. Новичку рассказывают о структуре компании, корпоративных правилах, распорядке дня.

• Профессиональная. Обучают продукту, дают доступ к базам знаний, знакомят с рабочими программами.

• Социальная. Помогают наладить общение с коллегами, почувствовать себя частью команды и быстрее понять неформальные правила, например, как у них принято обсуждать задачи, обращаться за помощью, решать спорные вопросы. Для этого проводят встречи с командой и иногда назначают ментора — человека, который не только отвечает на рабочие вопросы, но и подсказывает, как комфортнее влиться в коллектив.

• Психологическая. Это про внимание к эмоциональному состоянию новичка: тревожится ли он, чувствует ли себя уверенно, понимает ли, что от него ждут. Регулярные короткие встречи с руководителем помогают это выяснить. На них стоит обсудить не только задачи, но и ощущения от работы. Подойдут простые вопросы: что дается легко, что вызывает трудности, хватает ли поддержки, все ли понятно в задачах.

Все виды желательно учитывать в адаптационном плане и отслеживать, насколько хорошо он работает. Если какой-то аспект «проседает», систему стоит пересмотреть и усовершенствовать.

Этапы адаптации персонала

Онбординг — поэтапный процесс, который начинается с первого рабочего дня и может длиться от нескольких недель до полугода, а иногда и дольше. На каждом этапе у сотрудника появляются новые задачи, вопросы и цели.

Этапы адаптации

• Ознакомление. Обычно — весь испытательный срок. Сотрудник знакомится с целями и задачами компании, корпоративными правилами, внутренней культурой и коллегами. Он оценивает: совпадают ли его ожидания с тем, что он видит, комфортно ли ему, хочет ли он остаться в команде. В то же время работодатель наблюдает за новичком: оценивает его профессиональные и коммуникативные навыки, желание учиться и развиваться. По итогам этого этапа принимается решение, продолжать ли сотрудничество или искать замену.

• Приспособление. От месяца до года, в зависимости от должности, уровня ответственности и качества поддержки со стороны команды и руководства. Сотрудник постепенно втягивается в рабочий процесс, берет на себя первые самостоятельные задачи, учится распределять нагрузку и понимать логику внутренних процессов. Чем сложнее работа работы, тем больше времени нужно на этот этап. Все это время особенно важны поддержка наставника, открытость руководства и наличие внятного обучающего плана.

• Ассимиляция. Начинается, когда сотрудник уже не чувствует себя новичком. Он хорошо понимает, как устроена работа в компании, умеет расставлять приоритеты, знает, с кем согласовывать решения, и способен самостоятельно решать большую часть задач. Его эффективность растет, а вовлеченность становится выше. Человек берет на себя больше ответственности или становится наставником для других.

Методы адаптации персонала

Помочь сотруднику быстрее освоиться можно с помощью довольно простых действий — главное, чтобы они проводились системно.

Методы адаптации

• Наставничество. За новичком закрепляют более опытного коллегу, который помогает разбираться в рабочих вопросах, объясняет, к кому обращаться и как избежать типичных ошибок.

• Чек-листы. Простой список задач, по которому сотрудник ориентируется в первые дни: какие документы изучить, где зарегистрироваться, с кем познакомиться, какие видео посмотреть.

• Онбординг через мессенджеры. В Telegram или WhatsApp создают чат с полезными материалами, напоминаниями и ответами на частые вопросы. Это особенно удобно при удаленной работе.

• Мини-обучения. Короткие видеоролики, презентации, инструкции или мастер-классы от коллег — в удобном формате, без перегруза и с возможностью возвращаться к нужному материалу.

• Регулярная обратная связь. Руководитель проводит короткие еженедельные встречи, чтобы обсудить, как дела у новичка, что получается, а что вызывает затруднения.

Перегружать информацией и задачами на старте не стоит. Если за одну неделю человеку нужно пройти обучение, сдать тесты и выполнить план, он может выгореть ещё до того, как освоится. Хороший метод адаптации помогает, а не мешает.

Ресурсы для адаптации персонала

Онбординг требует времени и денег: нужно составить план, подготовить материалы, учесть время, которое старшие сотрудники или менторы будут тратить на консультации. Может возникнуть соблазн сэкономить — не тратить время на онбординг, а просто бросить новичка в процесс. Такая стратегия оборачивается потерями. Сотрудник может уйти, так и не разобравшись, и компании придется тратить месяцы на поиск другого специалиста.

Затраты на адаптацию

• Время наставника.

• Подготовка обучающих материалов.

• Время руководителя для участия в регулярных встречах.

• Проведение внутренних тренингов.

Условия для успешной адаптации

Даже самые продуманные инструкции не сработают, если в компании не созданы нормальные условия адаптации. Вот что важно:

• Дружелюбная атмосфера. Если в коллективе закрытая и напряженная обстановка, никакой онбординг не поможет. Новичок будет чувствовать себя чужим.

• Помощь коллег. В командах, где старшие коллеги делятся опытом и подсказывают по ходу дела, адаптация проходит быстрее и спокойнее.

• Адекватные ожидания. Бывает, что от новичка в первые дни ждут результат, на который даже опытному сотруднику понадобилось бы время. Такой подход только демотивирует. На старте нужно давать человеку время разобраться, втянуться и задать вопросы.

• Понятная структура задач. Человеку важно понимать, что он должен сделать, в каком порядке, к какому сроку, что и с кем согласовывать. Если задания расплывчаты и никто не объясняет, что к чему — адаптация превращается в угадайку.

• Открытая обратная связь. Если руководитель регулярно дает честную и уважительную обратную связь, ошибки становятся для сотрудника источником роста, а не тревоги.