Как создать комфортное рабочее пространство в Open space

Уменьшить шум и добавить приватности

Открытое пространство усиливает уровень общего шума — разговоры коллег, работа оргтехники, телефонные звонки. Это мешает сосредоточиться, легко потерять фокус даже из-за мелких помех. Исследования показывают, что около половины сотрудников недовольны уровнем звуковой приватности. Многие чувствуют дискомфорт из-за постоянного присутствия других людей рядом. В open space сотрудникам сложнее погрузиться в рабочий процесс, коллеги регулярно отвлекают вопросами, обсуждениями или просто тем, что ходят мимо.

Некоторые из этих проблем можно компенсировать:

• Звукопоглощающие материалы в отделке стен и потолка помогают снизить уровень отраженного звука. Установите акустические панели из поролона, минеральной ваты или специальных текстильных покрытий. Оптимальная высота панелей — от 2 до 3 метров. Для лучшего эффекта нужно отделать стены и потолок. Если до потолка не добраться — панели только на стенах тоже будут работать.

• Переговорные комнаты должны быть оборудованы специальной акустической отделкой. Используйте двойные двери с уплотнителями, звукоизолирующие перегородки и специальные покрытия стен. Важно обеспечить достаточное количество таких комнат для проведения встреч без помех для остальных сотрудников.

• Индивидуальные перегородки высотой 120−140 см создают личное пространство и снижают уровень шума. Оптимальное расстояние между рабочими местами — не менее 1,5 метров. Обычно в open space применяют мобильные перегородки, которые можно перемещать при необходимости.

• Растения в офисе не только украшают пространство, но и поглощают лишний шум. Расставьте крупные растения в кадках вдоль стен и в углах помещения. Особенно эффективны фикусы, пальмы и другие крупнолистные растения.

• Специальные наушники с функцией шумоподавления помогают сотрудникам сосредоточиться. Предоставьте сотрудникам возможность использовать как пассивные, так и активные наушники. Организуйте систему хранения наушников в удобных местах.

• Бесшумные клавиатуры, мыши и кресла. Обеспечьте сотрудников качественной техники для работы. Постоянное щелканье клавиш и кнопок мыши способны свести с ума.

Поддерживать чистоту помещения и воздуха

Около трети сотрудников беспокоит физический дискомфорт. Недостаточный уровень вентиляции, некачественное освещение, невозможность регулировать температуру и плотная рассадка ухудшают физическое самочувствие сотрудников. Те же факторы помогают распространяться вирусным инфекциям.

В open space нужно больше внимания уделять санитарно-гигиеническим процедурам:

• Ежедневная уборка рабочих зон обязательна. Составьте график влажной уборки, включающей обработку поверхностей, ковров и мебели. Особое внимание уделяйте общественным зонам.

• Вентиляционная система должна обеспечивать приток свежего воздуха. Рассчитайте необходимый объем воздухообмена исходя из количества сотрудников. Установите датчики качества воздуха для контроля параметров.

• Раздельные зоны для работы и отдыха помогают поддерживать порядок. Организуйте специальные места для приема пищи, отдыха и неформального общения. Обозначьте границы зон визуально.

• Дезинфекция поверхностей особенно важна в периоды сезонных заболеваний. Разместите антисептики в доступных местах, проводите регулярную обработку дверных ручек, перил и других контактных поверхностей.

• Персональные средства гигиены должны быть доступны всем сотрудникам. Установите диспенсеры с мылом и антисептиками в туалетах и общественных зонах.

Организовать взаимодействие сотрудников

Открытый формат офиса с его коллективной и прозрачной средой становится «катализатором» для уже существующего или скрытого напряжения между сотрудниками. Чем более разнороден коллектив и хуже соблюдается офисный этикет — тем больше шансов на регулярные конфликты. Чтобы уменьшить число конфликтов, внедрите эти меры:

• Правила поведения: Заведите и разъясните сотрудникам четкие, понятные и справедливые офисные правила — например, обсуждать личные вопросы и звонки в специальных зонах, разговаривать и смеяться негромко, использовать наушники для музыки, не мешать коллегам в определенные часы. Следите за их исполнением.

• Сигналы о занятости: Предложите сотрудникам способ визуальных индикаторов (например, наушники или специальные световые сигналы, как USB-индикаторы занятости), чтобы коллеги понимали, когда человека лучше не тревожить.

• Анонимные опросы и регулярная обратная связь: Проводите опросы мнений, они помогают выявлять и устранять ключевые раздражители и внедрять действительно нужные изменения.

Обеспечить безопасность труда

Требования безопасности в open space включают:

• Пожарная безопасность с четко обозначенными эвакуационными путями. Установите пожарные извещатели, огнетушители, планы эвакуации. Проводите регулярные тренировки по эвакуации.

• Эргономические нормы при организации рабочих мест. Соблюдайте требования к высоте столов, кресел, расположению мониторов.

• Санитарные правила по площади на одного сотрудника. Обеспечьте минимум 4,5 м² на человека.

• Нормы освещенности и микроклимата. Поддерживайте температуру 22−24°C, влажность 40−60%.

Требования к шуму и вибрации. Контролируйте уровень шума, вовремя ремонтируйте офисную и уборочную технику.