Порядок во всем: как предпринимателю организовать распорядок дня

Причины проблем с планированием

Планировать рабочий день иногда довольно сложно. Например, если позволить себе поваляться в кровати лишние десять минут, можно опоздать на полчаса, а рабочие задачи и встречи «съедут» в расписании минимум на час и вы будете «добирать» ресурсы на работу из вечернего личного времени.

Недостатки при планировании и возможные решения

1. Неверная расстановка приоритетов: часто люди не знают, что делать в первую очередь, и начинают с незначительных задач.

2. Игнорирование личных особенностей: каждый работает с разной скоростью, и неверная оценка сил может привести к ошибкам в планировании.

Совет. Перед тем как начать планировать, понаблюдайте за своей работой и определите свои ритмы.

3. Неверная оценка времени: сложно предугадать, сколько времени займут некоторые дела, которые зависят не только от вас.

4. Отказ от делегирования. Не стремитесь сделать все самостоятельно, позиция «я сам» рано или поздно приведет к стрессу и снижению качества работы.

Совет. Найдите добросовестных помощников или обучите их. Научитесь доверять команде и распределять задачи.

Методы планирования

Вариантов и методик довольно много. Рассмотрим три самые эффективные техники.

Метод Марка Форстера: постепенное выполнение

• Определите цели: четко сформулируйте, чего хотите достичь (например, выйти на маркетплейсы).

• Пошаговое выполнение. Работайте последовательно: изучите условия работы с площадками, составьте таблицу условий, выберите лучшие варианты.

• Маленькие шаги: работайте понемногу, планируйте перерывы и паузы на личные дела, чтобы поддерживать баланс.

• Закрытые списки: составляйте списки на завтра, чтобы новые задачи не мешали текущим.

Метод Катерины Ленгольд: принципы Agile и гибкого планирования

• Краткосрочное планирование: устанавливайте три главные цели на срок в девять недель.

• Приоритет задач: в начале каждого дня определяйте три важные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь.

• Анализ результатов: в конце дня, недели и спринта оценивайте достижения и корректируйте планы. Это помогает более точно планировать время и ресурсы.

Принципы Стивена Кови: сначала важное, потом срочное

• Избегайте рутинного подхода, при котором важные задачи могут утонуть в потоке срочных. Сначала делайте важное.

• Будьте проактивным. Анализируйте процессы. Например, рассмотрите цепочку продаж и выявите узкие места: может быть, сотрудники долго отвечают на звонки или у них нет четкого скрипта.

• Думайте о конечной цели. Определите, чего вы хотите достичь. Например, задача — уменьшить время ответа на звонок до 15 секунд.

• Разбивайте цель на конкретные шаги: провести разговор с командой, установить таймеры, добавить автоответ от чат-бота.

Как еще помочь себе в организации времени

Собрали пять простых инструментов, которые помогут улучшить планирование и повысить продуктивность.

Таймер. Устанавливайте временные рамки на выполнение задач. Можете использовать смартфоны, умные часы или умную колонку — все эти гаджеты оснащены опцией таймера.

Блокировка уведомлений. Минимизируйте отвлекающие факторы, чтобы сохранить концентрацию и повысить продуктивность. Каждое уведомление отвлекает мозг, заставляя переключаться между задачами и снижая эффективность работы. Вам может понадобиться до 25 минут, чтобы восстановить уровень концентрации для решения исходной задачи.

Инструмент для заметок. Фиксируйте идеи и задачи в одном месте. Можно использовать даже Телеграм — отправьте себе сообщение или создайте чек-лист в папке «Избранное». Есть и более продвинутые инструменты для сбора и организации личных планов и задач — Evernote, Google Keep или MyLifeOrganized.

Планировщик задач. Есть множество программ, ориентированных на планирование и управление временем с конкретными временными рамками. «Google Календарь» и российский «ЛидерТаск», например, можно использовать как для личного, так и для командного планирования.

Визуализация планов. Подберите удобный инструмент для визуального представления планов среди популярных бесплатных программ, например Singularity App, Trello, TickTick, Any.do или Timestripe.

Почему для бизнеса важен тайм-менеджмент

Организовав свой рабочий день, вы сможете оперативно решать задачи, а это напрямую связано со снижением уровня стресса и возможностью масштабирования или оптимизации процессов. Грамотная организация времени помогает не только улучшить личные показатели, но и создать более эффективную команду.