4 шага, благодаря которым можно избежать ошибок в рабочих письмах и переписках

Большинству работников знакомо чувство, когда после отправки письма его сразу же хочется отозвать. Самые молодые специалисты чаще всего испытывают сожаление по поводу отправки электронных писем. По данным опроса, проведенного компанией Babbel, платформой для изучения иностранных языков, в котором приняли участие 2 тыс. американских офисных работников, около 88% людей сожалеют о содержании рабочего письма сразу после отправки, а 28% даже считают, что отправленное ими письмо непосредственно вредит их карьере.

Примерно каждый пятый офисный работник из поколения Z в возрасте от 18 до 24 лет говорит, что «очень часто сожалеет» об отправленных им письмах. По словам Эстебана Тумы, эксперта по культуре и лингвистике из Babbel, две большие ошибки, которые могут привести к сожалениям об отправленных письмах, — это опечатки и нечеткое изложение мыслей.

«Чтобы избежать данных ошибок, нужно найти время, чтобы сделать паузу и внимательно просмотреть письмо, убедиться, что тон соответствует, а содержание ясное и краткое, — сказал Тума в интервью. — Ищите двусмысленности и возможные ошибки, которые могут возникнуть из-за формулировок. Подумайте, вся ли необходимая информация была учтена, и эффективно ли сообщение передает задуманный смысл».

Кристина Джаллели, директор по работе с персоналом в Epignosis, компании, занимающейся программным обеспечением для обучения, предлагает использовать систему GROW, которая расшифровывается следующим образом.

• Цель: чего я пытаюсь достичь этим сообщением или ответом?
• Реальность: соответствует ли это сообщение реальности происходящего?
• Варианты: дает ли это сообщение человеку возможность двигаться дальше?
• Что делать: указано ли в этом сообщении, какие действия предпримать дальше?

Другими словами, «убедитесь, что электронное письмо очень четко описывает тему, которую вы пытаетесь осветить, действия и следующие шаги», — говорит она. Еще один важный совет от нее: не отвечайте на письма в состоянии стресса.

Если во время составления письма чувствуется волнение, лучше сделать перерыв и пересмотреть сообщение со «спокойной и уравновешенной головой». «Вместо того чтобы сразу отправлять письмо, подумайте о том, чтобы сначала составить его и сохранить как черновик, — Говорит Тума. — Это позволит вам пересмотреть письмо с новой точки зрения по прошествии некоторого времени. Пересмотрев черновик, вы, возможно, выявите области для улучшения или полностью пересмотрите содержание».

По словам Тумы, на срочные вопросы лучше всего отвечать в течение часа или двух, но если речь не идет о срочных делах, то ответ в течение 24 часов считается вежливым и профессиональным.

Каждый совершает ошибки на работе, некоторые из них незначительны и забываются на следующий день, а другие могут обернуться дорогостоящими сожалениями о карьере. Согласно недавнему отчету Resume Now, в ходе которого были опрошены 1 тыс. работников в США, Великобритании, Франции и Германии, 66% работников говорят, что сожалеют о своей работе.