Две главные ошибки, которые люди совершают в рабочих письмах, и как их избежать
Общение по электронной почте является необходимостью для большинства офисных работников и часто вызывает стресс. По данным опроса 2 тыс. американских офисных работников, проведенного компанией Babbel, платформой для изучения иностранных языков, большинство (60%) опрошенных утверждают, что объем электронной почты, которую они получают на работе, добавляет стресса во время рабочего дня.
Непонимание и возможные последствия встречаются повсеместно. Так, 88% респондентов жалеют о содержании и стиле письма сразу после его отправки, а 28% даже говорят, что некоторые написанные ими электронные письма навредили их карьере.
«Наше исследование показало, что электронные письма являются одним из основных источников стресса на рабочем месте, — говорит Эстебан Тума, эксперт по культуре и лингвистике в Babbel. Кроме того, «их официальность и неизменность идут вразрез почти со всеми другими используемыми сейчас средствами профессионального общения».
Будучи экспертом по языкам, Тума рассказал, что часто видит, как люди совершают две большие ошибки при переписке по электронной почте. Он рассказал о них и о том, как их избежать.
Опечатки и грамматические ошибки
Первая большая ошибка, которую часто видит Тума, — это пренебрежение тщательной проверкой и редактированием сообщений. «Опечатки, грамматические ошибки и нечеткие формулировки могут снижать профессионализм и эффективность сообщения, делая его смысл туманным и неясным», — говорит он.
Ошибки могут легко вывести ваших коллег из равновесия. Почти половина опрошенных (48%), заявили, что оценивают опечатки в рабочих электронных письмах более критично, чем в чатах, таких как Slack или Teams. Уделите время редактированию писем перед отправкой, говорит Тума. Это поможет вам обнаружить ошибки и недочеты, например, когда автокорректор изменяет имя получателя.
Также обратите внимание на знаки препинания. Неправильно поставленная запятая может полностью изменить смысл. Например, Тума говорит: «Давай запланируем звонок, когда у тебя будет немного времени, чтобы убить, Брайан» — это вежливое обращение к Брайану. Но фраза «Давай запланируем звонок, когда у тебя будет время, чтобы убить Брайана» внезапно становится гораздо более зловещей».
Нечеткая подача информации
Еще одна большая ошибка, которую допускают люди в своих электронных письмах, — это недостаточно четкая формулировка. Многословность, использование жаргона и двусмысленных выражений могут привести к недопониманию, задержкам и разочарованиям, говорит Тума.
Вместо этого будьте лаконичны и конкретны в своих письмах. По словам эксперта, существуют три способа добиться этого: использование тематических заголовков, логическая структуризация информации и наличие четких рекомендаций к действию, которые помогут более эффективно донести ваше сообщение, говорит Тума.
Передать тон и эмоции в электронных письмах может быть непросто. Из-за этого сообщение может показаться холодным. Но будьте осторожны при использовании юмора в электронной почте и прибегайте к нему только тогда, когда это уместно, в зависимости от контекста сообщения и того, кому вы его отправляете. «Многие пытаются компенсировать отсутствие интонации в своих ответах излишним юмором, но лучше не заходить слишком далеко», — говорит Тума.
Согласно недавнему отчету Resume Now, в ходе которого были опрошены 1 тыс. работников в США, Великобритании, Франции и Германии, 66% работников говорят, что сожалеют о своей работе. Как правило, многие сожаления возникают не из-за действий, а из-за бездействия. Например, больше людей сожалеют о том, что оставались на работе слишком долго, по сравнению с теми, кто сожалел об увольнении с работы.
