Ненавидите часовые совещания? Есть способ их исправить

Нам неприятно посещать совещания, когда есть тысяча других дел, которые мы хотели бы сделать в это время. Типичное время совещания — один час, коуч и автор же книги «The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact» Донна МакДжордж утверждает, что успешную встречу можно провести и за четверть часа, пишет FastCompany.

Идея МакДжордж вдохновлена методом «Помодоро» Франческо Чирилло, согласно которому именно 25 минут — это оптимальное время для того, чтобы люди могли сфокусировано работать.

Другой принцип, который делает идею МакДжорд убедительной, — это первому закону Паркинсона: работа занимает столько времени, сколько на нее отведено. Соответственно, если вы отвели на собрание час, то вы точно найдете темы для обсуждения, чтобы заполнить это время.

МакДжордж замечает, что еще на продуктивность собрания влияет и то, сколько человек в нем участвуют. «Чем больше людей вовлечены, тем менее продуктивными мы становимся», — сказала она. Коуч советует приглашать на 25-минутные совещания не более семи человек.

Также перед таким собранием важно подготовиться заранее. Подумайте о том, какая у встречи цель, какие люди на ней будут и как именно она будет проведена.

Начните собрание со слов о том, к чему бы вы хотели прийти в его конце. Например, принять решение или разработать бюджет. Далее определите, каких сотрудников вам нужно на него пригласить и что они должны сделать.

Необходимо грамотно руководить самим процессом обсуждения. Используйте технику «сканировать, фокусироваться, действовать». В первые 12 минут пройдитесь по залу и попросите каждого рассказать за минуту, что нового и важного для вашего бизнеса случилось. Потом руководителю собрания стоит сфокусироваться на ключевых услышанных им моментах и обсудить их. В финале выберите действия, которые могут решить проблемы.