Три правила продуктивных совещаний от Стива Джобса
Один из главных принципов Стива Джобса — убирать лишнее. Колумнист Inc.com Джефф Стин вспомнил уроки легендарного предпринимателя и сформулировал несколько правил, которые помогали ему делать совещания максимально эффективными.
1. Список приглашенных на совещание должен быть небольшим — от 3 до 5 человек
Чем больше людей присутствуют на совещании, тем менее продуктивным оно будет. Слишком большое количество голосов превращается в шум. Как известно, Джобс отклонил приглашение президента Обамы на встречу технических специалистов, потому что список спикеров был слишком длинным.
Когда вы составляете список приглашенных, продумайте, какой будет роль каждого человека на встрече. Если люди по какой-то причине не могут или не хотят вносить свой вклад, не зовите их. Всем, кто приходит просто послушать, вы можете выслать стенограмму или видеозапись встречи уже после ее окончания.
2. Повестка дня должна быть короткой — не более 3 пунктов
Ваша главная цель — сосредоточиться. Если в повестке дня более трех пунктов, вы, скорее всего, заблудитесь среди несвязанных тем и посторонних разговоров. Вам будет очень трудно понять, какие выводы были сделаны и какие действия необходимо предпринять, когда обсуждение всех пунктов повестки выходит из-под контроля. Будьте кратки, а также убедитесь, что все пункты объединены целью собрания.
3. Продолжительность совещания не должна превышать 30 минут
Вы можете считать, что для бсуждения всех пунктов встречи вам нужно больше времени, но чаще всего это не так. Человеческий мозг не способен долго поддерживать содержательную аналитическую дискуссию. Если вы сделаете совещания короткими (не более 30 минут) и будете давать ключевую информацию в виде легко усваиваемых фрагментов (по одной-две минуты), вероятность того, что вы покинете кабинет будучи понятым, вырастет.
До того как проводить очередное совещание, нужно подумать о его необходимости. Задайте себе эти три вопроса, и если на каждый из них вы ответите «нет», — не назначайте встречу.
Требует ли эта встреча обратной связи от других или она носит исключительно информационный характер?
Если мне действительно нужна обратная связь, является ли личная встреча более эффективным способом получить ее, чем сообщение или электронная почта?
Даст ли встреча что-либо, чего не будет в электронном письме или сообщении (например мгновенную обратную связь по проблемам, которые постоянно меняются)?
Следуйте правилам Джобса и помните еще об одном — в совещаниях должно проходить не более четверти всего рабочего дня, заключил Стин.
