Как найти и устранить скрытые потери. Технологии Process Mining и Task Mining для бизнеса

Потери повседневности

Автоматизация — уже не просто модный термин, а прагматичный бизнес-инструмент. Согласно отчету Deloitte, к 2027 году доля компаний, использующих ИИ в операционной деятельности, увеличится вдвое — с 25% до 50%. McKinsey заявляет, что к 2030 году около 30% офисных задач можно будет делегировать алгоритмам. Однако без понимания, что именно автоматизировать, зачем это делать и какой будет экономический эффект, даже самая продвинутая и популярная технология принесет убытки.

Первый шаг к эффективной автоматизации — это не слепое внедрение технологий, а диагностика бизнес-процессов. Причем глубокая, смотрящая в суть операционной деятельности.

Каждый день сотрудники вашей компании выполняют тысячи повторяющихся действий: от внесения данных в CRM до редактирования внутренних отчетов. Все эти действия объединяются в процессы, которые, как правило, не видны в полном объеме ни одному менеджеру. Какие-то из них просты и линейны, другие — охватывают несколько подразделений и систем, длятся неделями, меняются по ходу. И пока они существуют в «тени», теряются ресурсы: человеко-часы, внимание, деньги.

Чтобы понять, где происходят «утечки», бизнес все чаще прибегает к технологиям Process Mining и Task Mining. Первая дает полное представление о процессе, помогая обнаружить дублирования шагов, зацикливания, скрытые временные потери и другие проблемы. Вторая — разобраться в конкретных действиях сотрудников, сгруппировать их в операции, проранжировать по временным и финансовым затратам, а также дать рекомендации по автоматизации.

Карта реальности: Process Mining

Process Mining — это аналитика процессов на основании цифровых следов, оставленных в корпоративных системах. Например, в теории оформление кредита выглядит просто: заявка, проверка, решение, выдача. Но в реальности появляются возвраты, задержки, лишние согласования.

В одном из проектов для крупного банка оказалось, что при повторном обращении клиента создавалась новая заявка, хотя предыдущая была актуальна. В результате система хранила дубликаты, сотрудники тратили время на сверку, а бизнес — деньги на лишнюю обработку.

Process Mining помогает выявить такие «узкие места»: где застревают заявки, где нарушаются сценарии, сколько действий совершается повторно. Это не гипотетические потери, а вполне реальные оцифрованные миллионы.

Россельхозбанк проанализировал 14 процессов в розничном и корпоративном кредитовании. По половине из них найдено 54 области для улучшений. Экономический эффект от внедрения технологии — более 425 млн рублей. Страховой дом ВСК выявил 30 подобных точек. Потенциальная выгода — 135 млн. Эти данные подкреплены внутренней аналитикой компаний и включают в себя как экономию времени, так и оптимизацию нагрузки на инфраструктуру.

Под микроскопом: Task Mining

Если Process Mining изучает процессы в общем, то Task Mining работает точечно. Это инструмент для автоматического анализа действий конкретного сотрудника за компьютером: какие задачи он выполняет, сколько времени тратит, и, главное, какие из них можно автоматизировать.

На практике часто выясняется, что 40% времени уходит на перенос данных из почты в 1С. Или что согласование счета в 90% случаев требует пяти лишних кликов. Эти «мелочи» в масштабе отдела превращаются в тысячи часов.

СберФакторинг использовал Task Mining для ускорения онбординга клиентов. Итог — рост скорости на 36,3%. Система подсветила узкие места, дала прогноз по автоматизации и помогла перераспределить ресурсы.

Сканируя бизнес-операции, Task Mining показывает, где автоматизация принесет наибольшую выгоду. Согласно данным, представленным на ProcessTech Saransk 2025, внедрение ИИ, например, в обработку клиентских заявок может сэкономить 5 млн руб. в год, тогда как оптимизация внутренней отчетности — лишь 1 млн. Это помогает расставлять приоритеты осознанно.

Как работает цифровой сотрудник

Task Mining часто используется в паре с ИИ. Получив данные об операциях, ИИ может взять на себя выполнение рутинных задач: распознать письмо, извлечь реквизиты, найти нужный договор, отправить документы.

В HR-сфере такой цифровой сотрудник способен не только собрать данные кандидата, загрузить документы, проверить корректность ИНН и сформировать личное дело, но и провести предварительный отсев откликов на вакансию, упростив работу реальных рекрутеров.

В МТС-Банке связка Process Mining, Task Mining и ИИ помогла сократить время обработки входящих обращений и подготовки ответов на 40–60%. В страховании система уже способна по фото разбитой машины определить повреждения и сформировать акт. Это не замена сотрудника, а его реальная разгрузка.

Пять шагов проекта

Такие проекты внедряются в несколько этапов.

• Подготовка. Определяются цели, сроки и какие именно данные будут нужны для проекта, согласуют с ИБ, оформляют документы, устанавливают и настраивают системы.

• Сбор данных. Это может быть выгрузка логов для Process Mining или мониторинг действий сотрудников для Task Mining.

• Аналитика и поиск оптимизаций. Здесь строят карты реальных процессов и операций, выявляют «узкие места» и рутину, проверяют гипотезы и формулируют первые выводы о том, где и как можно повысить эффективность.

• Внедрение предложений и мониторинг. Определяют, какие улучшения приоритетны, внедряют их в процессы, интегрируют решение в ИТ-ландшафт и отслеживают, как это влияет на работу.

• Масштабирование. Если пилотный проект успешен, решение разворачивают на другие подразделения или всю компанию. Параллельно создается центр компетенций.

Одна из типичных проблем — не технологии, а согласования. На сбор данных и анализ может уйти две недели, а на согласование доступа к данным — два месяца.

Проекты с крупным бизнесом — банки, телеком, промышленность — чаще всего окупаются за 6–12 месяцев. Иногда быстрее.

АльфаСтрахование, по итогам внедрения Task Mining, фиксирует соотношение затрат к выгоде как 1 к 5: каждый вложенный рубль приносит 5 руб. прибыли.

МТС в 8 раз увеличил использование функции добавления гигабайт в тариф благодаря использованию связки технологий.

Process Mining и Task Mining помогли Магнитогорскому металлургическому комбинату (ММК) увеличить эффект от роботизации до 730 млн руб.

Вектор на 2030

По оценкам Инфомаксимум к 2030 году рынок Task Mining в России может вырасти в 10 раз — до 5,6 млрд руб. Process Mining вырастет до 9,2 млрд. В свою очередь, ожидаемый вклад связки Task Mining и ИИ в ВВП страны — 14,8 трлн руб.

Будущее — за активной бизнес-аналитикой. Именно Process Mining и Task Mining становятся отправной точкой для осмысленной цифровой трансформации. Уже сегодня ИИ может выполнять до 34% рутинных задач трети сотрудников. По прогнозам, к 2030 году до 30% функциональной нагрузки компаний перейдет к цифровым сотрудникам, освободив рабочее время персонала для решения более сложных и интеллектуальных задач. Но чтобы делегировать грамотно и не тратить деньги впустую, нужно понимать, что автоматизировать.

Читайте также

Науки юношей питают: как нацпроект «Новые материалы и химия» помогает России достичь технологического суверенитета