Юриста — на аутсорсинг, бухгалтера — в штат: как сэкономить на команде, не нарушая закон

Мой опыт показывает, что большую часть бизнес-процессов (IT-поддержку, дизайн, написание текстов, рекрутинг, юридические вопросы) можно безболезненно передать фрилансерам. Например, нет смысла держать в штате юриста, который составляет типовые договоры.

Математика простая. Допустим, компании нужны четыре образца — договор на оказание услуг, договор подряда, счет-оферта и форма детализированного договора. Один шаблон стоит 100 тыс. руб. Итого вы потратите 400 тыс. руб. С внесением правок от заказчиков или подрядчиков может легко справиться любой менеджер.

В то же время средняя зарплата юриста составляет 200 тыс. руб. в месяц, плюс нужно еще заплатить налоги — 40% от этой суммы. Итого штатный специалист обходится компании более чем в 3 млн руб. ежегодно. Выгода очевидна. Что касается решения нестандартных задач, требующих узкой специализации в уголовном, гражданском, трудовом, налоговом или авторском праве, компании все равно придется привлекать исполнителя со стороны.

Кто нужен в штате

При этом есть специалисты, без которых в штате не обойтись.

• Бухгалтер. В первые годы наше агентство сотрудничало с бухгалтером на аутсорсе. Но внештатный бухгалтер, как правило, не готов глубоко погружаться в бизнес-процессы компании. Когда проектов стало больше, пул услуг и подрядчиков расширился, стало очевидно, что внештатный специалист не справляется: он забывал проводить часть документов, потому что для этого нужно было что-то уточнить, допускал ошибки в учете командировочных расходов. Это приводило к искажению бухгалтерской отчетности и необходимости впоследствии сдавать уточненные декларации. И мы поняли, что бухгалтер на аутсорсе не наш вариант. При этом такой специалист может подойти индивидуальным предпринимателям, для которых важно только вовремя заплатить налоги и сдать отчеты.

• PR-специалист. От того, насколько глубоко пиарщик погружен в бизнес-процессы и историю компании, понимает ее миссию и ценности, знает целевую аудиторию, зависит репутация его работодателя. Кроме того, не стоит забывать о рисках, связанных с наймом внештатных сотрудников на ключевые должности. Есть пример из личного опыта: у нашего агентства был годовой контракт с госкорпорацией, который включал услуги по диджитал-пиару. На этот блок работ наняли фрилансера. Через три месяца исполнитель перестала выходить на связь, и в итоге часть контракта была закрыта со штрафами со стороны заказчика.

• Персонал, занятый в производстве. Специалисты, которые занимаются разработкой и развитием продукта или услуги компании, от идеи до реализации, должны работать в штате. А вот под конкретные проекты или производство дополнительного объема можно набирать исполнителей на аутсорсе. Например, в нашем агентстве руководитель ивент-мероприятия — это всегда штатный сотрудник. Фрилансер менее эмоционально вовлечен в проект и погружен в контекст, не всегда может найти оптимальное решение. А на застройку площадки для мероприятия мы привлекаем подрядчиков, потому что оформление ивентов не является нашей основной деятельностью, содержать собственное производство очень дорого.

Опасности аутсорсинга

Аутсорсинг — часто единственный вариант нанять сотрудника с редкой специализацией. В нашем случае это технический директор мероприятий. Он отвечает за весь пакет документов, контроль подрядчиков, безопасность труда.

Квалификация таких специалистов очень высокая, за год они успевают поработать параллельно на 15–20 площадках. Такой опыт невозможно получить, работая в штате. Поэтому они очень ценятся на рынке и не готовы работать на одну компанию.

Мы ищем специалистов на эту должность всеми возможными способами: публиковали вакансии на hr-сайтах, в профильных группах, даже выезжаем на монтажи других проектов и «ловим за руку».

Однако, нанимая фрилансеров на проектную работу, стоит помнить и о ряде рисков.

• Предвзятое отношение заказчика. Заказчику бывает важно, как оформлены сотрудники подрядчика — по трудовому договору или по ГПХ. Я на своем опыте убедилась, что руководители старой школы часто считают, что, если у компании нет постоянного штата в 100 человек, с ней не стоит иметь дело. Убедить их в обратном очень сложно.

• Недобросовестная конкуренция. Одни и те же специалисты могут одновременно трудиться на проектах конкурирующих компаний и недобросовестно использовать информацию, полученную в ходе работы.

• Срыв сроков. Фрилансер может в последний момент сказать, что не может выполнить задачу, или просто пропасть. И ему, скорее всего, ничего за это не будет. Даже если вы оставите плохой отзыв на работу исполнителя в социальных сетях или профессиональных сообществах, он все равно не останется без заказов. Если ночью появляется срочная задача с дедлайном в 8 утра и аутсорсер согласился ее взять, мы на всякий случай несколько раз уточняем, сможет ли он сделать ее в срок. По моему опыту, так большинство людей всерьез задумывается над уровнем своей ответственности.

• Утечка информации. Штатные сотрудники аккуратнее обращаются с конфиденциальной информацией, чем фрилансеры, в частности из-за того, что ответственность за разглашение коммерческой тайны прописана в трудовом договоре. Можно подстраховаться и заключить с исполнителями на аутсорсе договор NDA (соглашение о неразглашении). В практике нашего агентства, например, был случай, когда журналисты-фрилансеры, уже приступив к работе, отказались подписывать этот документ. В итоге пришлось искать новых исполнителей.

Как снизить риски

Нашему агентству работа с самозанятыми позволяет сократить затраты на персонал на 20–40%. Тем не менее не стоит злоупотреблять этой формой трудоустройства. Если налоговая заподозрит компанию в подмене трудовых отношений, в офис могут прийти с выездной проверкой, запросить бухгалтерские и кадровые документы или вызвать руководство для дачи пояснений.

Чтобы не нажить проблем с ФНС и трудовой инспекцией, важно следовать ряду правил:

1. Правильно оформить договор. Когда налоговая инспекция видит, что самозанятый регулярно получает от компании платежи на одну и ту же сумму, то рано или поздно она запросит договоры, чтобы разобраться, есть ли в них признаки подмены трудовых отношений. Вот некоторые из таких признаков:

• в договоре с самозанятым закрепляется трудовая функция, а не разовое задание;

• установлен график работы, обязанность осуществлять деятельность на территории и с соблюдением внутреннего распорядка работодателя;

• не указан конкретный объем работы, которую должен проделать исполнитель, для сторон имеет значение процесс труда, а не его результат;

• устанавливается ежемесячная и фиксированная оплата стоимости услуг или работ;

• заказчик обеспечивает исполнителю условия труда, а также контролирует процесс выполнения;

• соглашение носит систематический характер, например заключается сразу на целый год.

Если ФНС увидит в договоре признаки трудовых отношений, компании придется доплатить страховые взносы и НДФЛ, а также уплатить штраф.