Спецпроекты • Партнерский материал • 28 декабря 2024

Документы 2.0:
как современные редакторы меняют подход к ведению бизнеса

Текст: Наталия Владимирова

Фото: Bloomberg/Getty Images

Цифровизация постепенно корректирует уже ставшие привычными бизнес-процессы: чтобы провести заседание совета директоров, не обязательно находиться в одном кабинете, для ведения документооборота не нужны десятки бухгалтеров и даже дорогая ручка для подписания документов уже не требуется, — все можно сделать с компьютера или смартфона. И к хорошему быстро привыкаешь. Современные компании ждут от онлайн-сервисов не только удобства и безопасности, но и гибкости, а также быстрой интеграции в существующие системы.

Рассказываем, как за последние годы изменились сами онлайн-сервисы (и почему, с большой долей вероятности, вскоре они перестанут ориентироваться исключительно на онлайн), к чему пришли и почему уже сейчас стали незаменимыми помощниками бизнеса любого размера: от кофейни до международной корпорации.

Новые подходы к работе

Чем проще и нагляднее выстроены процессы, тем меньше издержек. Любые лишние действия — потеря времени. А потому задача каждого современного онлайн-сервиса — структурировать процессы, за которые он отвечает. Это касается и таких базовых вещей, как работа с текстовыми документами и таблицами.

Не так давно рынок такого софта состоял исключительно из on-premise решений, но сегодня компании получили возможность выбирать: либо расширять собственную инфраструктуру и устанавливать софт локально, либо положиться на облачные решения. Сегодня компании чаще выбирают именно онлайн-версии.

Причина №1: уникальные фичи

Разговоры о нейросетях сегодня для многих заменили диалоги о погоде — настолько они стали привычными. Тем не менее они продолжают удивлять. В декабре Яндекс 360 представил первый в мире текстовый редактор со встроенным ИИ. В рамках бета-версии вышли новые Документы, куда интегрировали YandexGPT 4 — модель искусственного интеллекта от Яндекса.

Пользователи получили возможность не только писать тексты по собственным тезисам, но и корректировать их. Все это доступно без знаний специализированных Prompt-команд благодаря интуитивно понятному общению с ИИ-помощником.

Причина №2: гибкость и адаптивность

Гибридная форма работы — главная тенденция постпандемийной эпохи. Все больше компаний организуют либо полную, либо частичную удаленную работу. В таких условиях отлично справляется сервис Документы, который является частью онлайн-офиса Яндекс 360 для бизнеса.

Он позволяет не просто создавать и редактировать текстовые файлы и таблицы, но и экспортировать уже готовые документы всех популярных форматов в собственную экосистему. Никаких проблем при переходе с другого сервиса не возникнет. Кроме того, все файлы находятся в облачном хранилище, поэтому открыть нужный документ можно с любого устройства и из любой локации.

Причина №3: отсутствие привычных ограничений

Тип устройства абсолютно не важен: старый Mac, игровой ПК или «печатная машинка» — главное, чтобы работал интернет. Новые Документы берут всю работу на себя. Размер документа — не проблема: будь это 1000-страничная таблица или полное собрание сочинений Льва Толстого, сервис не подвиснет.

Также Документы удобно использовать для координации работы над проектами. Например, команда разработки маркетинговой кампании должна согласовать текст и смету рекламной кампании. Вместо пересылки файлов сотрудники просто работают в одном файле:

Таким образом соблюдаются высокие стандарты безопасности и конфиденциальности, что позволяет компании соответствовать требованиям регуляторов.

до 100 человек могут одновременно редактировать текст или таблицу, а также вносить комментарии;
история изменений помогает отслеживать все правки;
каждый участник видит и редактирует только те документы, которые ему необходимы для работы.

В результате ускоряется процесс согласования, снижаются риски потери данных при пересылке, а общаться членам команды становится проще.

Причина №4: Ускорение процессов через автоматизацию

Автоматизация рутинных рабочих процессов — важнейшая задача, способная серьезно увеличить производительность. Раньше согласование договора требовало обмена несколькими электронными письмами. Сегодня это можно сделать в один клик. Тексты и таблицы легко направляются на согласование через корпоративную почту.

Так сокращается время на подготовку и согласование документов, минимизируются ошибки, возникающие при ручном вводе, и снижается нагрузка на сотрудников. Это позволяет команде находиться в одной экосистеме, не переключаясь на другие окна и платформы.

Причина №5: безопасность данных

Сохранение конфиденциальных данных — головная боль любой компании. Раньше контролировать оборот важных документов было крайне сложно. Сегодня для этого можно использовать управление правами доступа и функцию шифрования, которые обеспечивают Яндекс Документы. Все данные защищены, а управление доступом позволяет контролировать, кто видит или редактирует содержимое.

Впрочем, есть ситуации, когда и этого недостаточно. И здесь в игру вступают on-premise-решения. Например, компания в финансовом секторе должна готовить отчеты для внутренних нужд и регуляторов — это требует особой конфиденциальности данных. В таких случаях можно использовать on-premise версию Яндекс Документов, которая будет запущена в 2025 году. Чем удобно on-premise решение?

Благодаря использованию ИИ снижается потребность в дополнительных ресурсах, уменьшается время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, благодаря чему сотрудники сосредотачиваются на стратегически важных задачах, а бизнес получает экономию времени и бюджета.

Сервис развернут на собственных серверах компании, которые находятся на территории страны.
Данные надежно защищены и не покидают периметр безопасности компании, у которой свои дополнительные требования приватности информации.
Настраиваются детализированные права доступа для каждой категории сотрудников.

Таким образом соблюдаются высокие стандарты безопасности и конфиденциальности.

Опробовать on-premise от Яндекс 360 для бизнеса можно уже сейчас. Первым решением, поддерживающим локальную установку, стал сервис для работы с интерактивными досками. С помощью таких досок команда может устраивать мозговые штурмы, визуализировать идеи или, например, планировать этапы проекта.

Также важно, что онлайн и on-premise решения от Яндекс 360 для бизнеса сочетаются друг с другом, поэтому образуют гибридные офисы. Они сочетают в себе преимущества обоих решений и подходят крупным компаниям с повышенными требованиями к информационной безопасности.

Куда в итоге мы придем

Впрочем, Документы 2.0 — это не только удобные и разнообразные сервисы. Важнейшая составляющая — экосистемность, а также включение в саму структуру онлайн-офиса.

Это повышает эффективность работы за счет бесшовного взаимодействия инструментов. В будущем ставка будет сделана на:

дальнейшую автоматизацию рутинных процессов;
активное внедрение ИИ для оптимизации работы;
упрощение взаимодействия в гибридных и удаленных форматах.

И здесь российское ПО имеет несомненные преимущества: во-первых, оно учитывает требования отечественного рынка, а, во-вторых, видит потребности именно российского пользователя.

Документы 2.0: как современные редакторы меняют подход к ведению бизнеса