Если говорить о цифрах, то минимальный бюджет участия в выставке — около 500 тыс. руб. По оценкам экспертов, один вложенный рубль может принести 10 руб. прибыли, а может, и больше!

Для многих компаний участие в выставке может стать катализатором роста. Один удачный контракт, заключенный на мероприятии, способен обеспечить бизнес заказами на год вперед. Поэтому важно понимать: выставка — это не просто статья расходов, а инструмент для увеличения прибыли.

Участвовать в выставках можно на любом этапе развития бизнеса, независимо от его размера. Даже если вы только начинаете и ваш бюджет ограничен, участие в отраслевом мероприятии — это шаг в правильном направлении. Для небольших компаний всегда можно найти оптимальные варианты: арендовать небольшую площадь, минимизировать затраты на оформление стенда: более тщательно подготовить персонал к выставке, оформить стенд интересным текстом, звуком и даже ароматами.

Главное — правильно оценить свои возможности и рассматривать участие как стратегический инструмент для продвижения на рынке, для увеличения продаж. Этот процесс можно сравнить с мини-стартапом, и для него используются абсолютно те же базовые бизнес-инструменты, как и при запуске любого другого проекта: лендинг, соцсети, и т. д.

Каждая отрасль имеет свои ключевые мероприятия, и именно на них стоит концентрироваться. Важно заранее провести исследование на тематических ресурсах (expomap.ru, exponet.ru, generalexpo.ru и другие) и выбрать ту выставку, которая принесет максимальную отдачу. Около 80% выставок проходит в Москве. Так что, с большой вероятностью, искать долго не придется. Скорее всего, ваш выбор — та самая отраслевая выставка, которая проходит в столице раз в год.

Участие в выставке — это многоступенчатый процесс, который делится на три ключевых этапа: предвыставочный, выставочный и поствыставочный. Для достижения максимального эффекта важно системно подходить к каждому периоду.

После выбора площадки нужно тщательно изучить выставку, ее аудиторию, участников и потенциальных партнеров. Можно запросить отчеты о прошлых мероприятиях у организатора выставок, либо посмотреть статистику на независимых ресурсах, например в Институте выставочного аудита. Так вы поймете, с кем имеет смысл взаимодействовать, и сможете разработать план привлечения именно этих людей к вашему стенду.

Одной из важных задач на этом этапе становится создание команды проекта. Важно определить, кто будет отвечать за подготовку, организацию и проведение выставки. Структурированный план с четкими дедлайнами помогает избежать хаотичных решений и ошибок, которые часто возникают из-за отсутствия таймлайна.

Помимо названия компании, должна быть указана сфера услуг и какое-то достижение в виде цифры. Надпись должна быть на уровне глаз, чтобы удобно было читать.

Вместо длинного описания, в которое никто не будет вникать, лучше использовать динамичные мультимедийные решения. Движение, свет и графика гораздо эффективнее статичных изображений.

Успех стенда напрямую зависит не только от его внешнего вида, но и от того, насколько эффективно он спроектирован и удобен для общения с клиентами и партнерами.

Увы, сделать универсальный стенд, который можно будет просто пересобирать и хранить у себя в офисе, не выйдет: это экономически нецелесообразно. Стенд — это ваш временный офис на выставке. По сути, вы заказываете услугу по аренде и сборке: компания привозит мебель, экраны, которые потом, конечно, использует повторно, а вот флористические композиции, логотипы можно забрать себе, если захотите.

Даже идеально организованный стенд не будет делать продажи сам по себе, без команды профессионалов, способных грамотно презентовать продукт и выстроить диалог с клиентами.

Важно правильно мотивировать сотрудников, которые будут представлять компанию на выставке. Отправлять на стенд неподготовленный персонал — одна из самых распространенных ошибок, ведущих к низкой эффективности участия в мероприятии.

Компанию должен представлять генеральный директор, менеджер по продажам, менеджер по маркетингу, технические специалисты, которые досконально разбираются в ваших, условно, буровых установках, и смогут компетентно ответить на вопросы. Есть смысл на эти три дня переключить работу всего офиса на выставку.

После выставки наступает ключевой этап — обработка контактов. В среднем за три дня работы выставки компания собирает 100–300 контактов. Необходимо в течение десяти дней отсортировать собранные визитки, анкеты и любые контактные данные, чтобы не упустить возможность конвертировать потенциальных клиентов в реальных.

Принято делить контакты на несколько категорий. Первая группа — это «горячие» лиды, с которыми нужно немедленно связаться, предложив коммерческие условия. Вторая категория — «теплые» клиенты, с ними важно поддерживать контакт, но без резкого давления. И, наконец, третья группа — это «холодные» контакты, которые пока не готовы к сделке, но могут стать перспективными в будущем. Каждому из них нужно уделить внимание, чтобы не терять возможные продажи.

Эффективность участия в выставке оценивается по разным показателям, но ключевой метрикой, конечно, остается возврат инвестиций (ROI). Например, если ваша цель — заключить три новых контракта, то после выставки нужно оценить, удалось ли это сделать. Выставка — это инструмент для продаж, и она должна работать на привлечение новых клиентов, а не быть исключительно PR-активностью.