Спецпроекты • Партнерский материал • 21 мая 2025
Планерка на миллион:
сколько на самом деле стоят ваши созвоны
Текст: Наталия Владимирова
Не все онлайн-встречи одинаково полезны. По данным исследований, 38% сотрудников российских компаний уверены: почти половину совещаний в их расписании можно было бы отменить без ущерба для работы. При этом 60% респондентов участвуют в одной-двух онлайн-встречах каждый день, а еще 30% — в трех и более. Как оценить, во сколько на самом деле бизнесу обходятся планерки и мозговые штурмы? Эксперты «Контур.Толка» разработали методику расчета эффективности встреч и превратили ее в удобный и доступный каждому онлайн-калькулятор.
Не все онлайн-встречи одинаково полезны. По данным исследований, 38% сотрудников российских компаний уверены: почти половину совещаний в их расписании можно было бы отменить без ущерба для работы. При этом 60% респондентов участвуют в одной-двух онлайн-встречах каждый день, а еще 30% — в трех и более. Как оценить, во сколько на самом деле бизнесу обходятся планерки и мозговые штурмы? Эксперты «Контур.Толка» разработали методику расчета эффективности встреч и превратили ее в удобный и доступный каждому онлайн-калькулятор.
Как посчитать эффективность созвона
Эксперты «Контур.Толка» провели большое исследование, чтобы переосмыслить роль коммуникации в бизнес-процессах. Итог их работы — калькулятор для расчета затрат на деловые встречи.
Изначально исследователи компании поставили задачу разработать полноценную методическую базу, которая позволила бы количественно оценивать эффективность коммуникаций — не просто исходя из субъективных ощущений ее участников, а с точки зрения реальных экономических показателей. «Мы рассматриваем деловую коммуникацию как часть бизнес-процесса и приходим к однозначному выводу: сам процесс не будет эффективным, пока коммуникация внутри него не станет эффективной», — объясняет руководитель по инновациям в «Контур.Толке» Павел Скрипниченко, один из авторов методики.
Команда проанализировала существующие исследования и выяснила, что тема оценки деловой коммуникации почти не изучена. Существует много работ, посвященных управлению проектами, декомпозиции задач, организации взаимодействия, но сама суть коммуникации — как самостоятельной составляющей бизнес-процесса — изучалась мало. Поэтому в «Контур.Толке» решили создать собственный инструмент.
Павел Скрипниченко вывел формулу расчетов:
эффективность коммуникации = экономический профит от встречи / затраты.
Первая задача — подсчитать прямые затраты: сколько времени тратится на подготовку встречи, ее проведение и последующие действия (рассылку итогов, архивирование материалов, обработку результатов). Необходимо оценить весь цикл — от момента инициирования встречи до получения целевого результата. Так коммуникацию можно перевести в понятную экономическую модель.
Павел Скрипниченко
руководитель по инновациям в «Контур.Толке»
«Мы столкнулись с проблемой: использование реальных зарплат сотрудников в расчетах могло бы нарушить коммерческую тайну. Чтобы избежать этого, мы разработали универсальную модель. В ней применяются усредненные данные о заработных платах по четырем категориям сотрудников: линейные специалисты, квалифицированные специалисты, руководители среднего звена и топ-менеджеры. Эти данные были взяты из официальных источников, что позволяет применять калькулятор для компаний разного масштаба без риска раскрытия чувствительной информации»
Еще один важный шаг — учет косвенных затрат. Час на встрече — это час, который мог быть потрачен на выполнение рабочих задач. Поэтому к прямым издержкам прибавляется стоимость недополученной производительности, которая тоже рассчитывалась отдельно для каждой категории сотрудников.
Благодаря этому калькулятор «Контур.Толка» позволяет подсчитать совокупную стоимость коммуникации: прямые затраты плюс потери от потраченного времени, которое сотрудники могли посвятить другим рабочим задачам. Это инструмент, который позволяет оценить, какие встречи действительно необходимы, а какие только тратят ресурсы компании.
Как проводилось исследование
Для создания методики команда «Контур.Толка» использовала опросы, качественные интервью и количественные анкетирования.
Опросы проводили на отраслевых форумах — участники давали короткие ответы о формах и типах деловых встреч. Это помогло очертить основные сценарии коммуникаций. Следующий этап — серия качественных интервью с руководителями и предпринимателями. На них бизнес отвечал на вопросы развернуто, это позволило глубже проанализировать реальную практику коммуникаций.
Количественное исследование проводили в предпринимательских сообществах и профессиональных чатах. На этом этапе команда «Контур.Толка» собирала данные о том, сколько времени сотрудники тратят на подготовку к встрече, саму встречу и обработку ее результатов. Эти цифры легли в основу расчетов затрат на коммуникацию.
Инсайты: двое лучше троих
В процессе исследования команда «Контур.Толка» выявила несколько интересных закономерностей. Одна из самых очевидных, но часто игнорируемых в реальной практике — высокая стоимость синхронной коммуникации (личные встречи, звонки) по сравнению с диахронной (переписка, обмен файлами). Стоимость встречи резко растет с увеличением количества ее участников — что говорит о том, как важно собирать именно тех членов команды, без которых на синхронной встрече не обойтись.
Неочевидным, но важным стал вывод о том, что инициатор встречи тратит меньше времени на подготовку, чем приглашенные участники, если они тщательно готовятся к встрече, заранее не имея контекста. И чем длиннее встреча, тем больше времени требуется на погружение в материалы и предварительную работу. Команда «Контур.Толка» сформулировала простое правило: короткие встречи до 15 минут можно запланировать на завтра или послезавтра, а к двухчасовым сессиям необходимо готовиться дольше. Сама подготовка может занять час, но чтобы этот час поставить в график — уйдет минимум две недели. Людям требуется время, чтобы найти свободный слот.
Павел Скрипниченко
руководитель по инновациям в «Контур.Толке»
«Когда мы планируем встречу, нужно помнить: в календаре должно быть не только время на саму встречу, но и на подготовку к ней, обработку результатов после. Иначе рабочий день превращается в бесконечную череду синхронов. Времени на осмысление происходящего у сотрудников не остается»
Еще один важный вывод — о результативности коммуникаций. Любой акт обмена данными, по мнению экспертов, должен оставлять после себя цифровой след, превращаемый в артефакт — обособленный, используемый множество раз продукт, который пополняет базу знаний компании. Недостаточно просто провести встречу: если по ее итогам не создан новый артефакт (документ, резюме, запись, план действий), коммуникация не считается результативной, даже если она была эффективной по затратам.
Отдельное внимание команда «Контур.Толка» уделила тому, как такие артефакты структурировать: какие метаданные к ним добавлять, как выстраивать систему тегов, чтобы в будущем легко находить нужную информацию и строить аналитику — по сотрудникам, командам, процессам и даже целым отраслям.
На основе всех этих наблюдений был разработан онлайн-калькулятор, который позволит бизнесу оцифровать стоимость своих коммуникаций и увидеть экономический эффект от их оптимизации. Инструмент поможет принимать более обоснованные управленческие решения.
Примеры расчетов
Рассмотрим пример: event-агентство готовит корпоративный выезд для крупного клиента. На согласование программы и меню уходит пять часов переговоров с участием ведущего специалиста и линейного сотрудника. Агентство заработает 600 тыс. руб., затраты на коммуникацию составят 27 051 руб. — созвоны окупаются.
Другой пример — классический телемаркетинг, в котором коммуникации связаны с бизнес-процессом на 100%. Представим, что менеджер по продажам клининговой компании тратит на созвоны с клиентами 31 час в неделю, заключая контракты на 364 тыс. руб. В таком случае коммуникации обходятся бизнесу в 67 766 тыс. руб. и тоже окупаются.
Если же эта встреча без ясной цели, например типичная ежедневная летучка, то она превращается в ритуал отчетности, хотя статусы задач эффективнее обновлять в трекере. А на срочных созвонах с абстрактной темой «Поговорить» обычно решают вопросы, которые быстрее обсудить в чате.
Проблема касается компаний любого размера — от стартапов до корпораций. Разница лишь в масштабе потерь: чем крупнее бизнес, тем дороже обходятся неэффективные встречи.
Калькулятор помогает не только оценить текущие расходы, но и смоделировать оптимизацию: сколько вы сэкономите, сократив длительность встречи или количество участников. Универсального показателя эффективности не существует — каждая компания определяет его исходя из специфики бизнеса.
Рассчитать стоимость встреч можно с помощью онлайн-калькулятора по ссылке.
Реклама. 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А
Erid: 2VtzqwtjJNg
