Спецпроект • 21 Декабря 2020
Законы изменения офисных пространств
Автор: Виктория Скребцова
Бизнес вынес серьёзные уроки из 2020 года. Выяснилось, что компании могут трансформироваться и перестраивать процессы работы гораздо быстрее, чем сами считали. А, например, удалённая работа, к которой многие работодатели по всему миру относились с предубеждением, может быть такой же продуктивной, как офисная.
По данным исследования Ernst & Young и Microsoft, почти 60% сотрудников в России выразили желание остаться в этом режиме даже после того, как пандемия закончится. Сами работодатели тоже оценили преимущества удалёнки: во-первых, производительность осталась на прежнем уровне или даже выросла, во-вторых — она позволила сократить офисные издержки. Те же, кто по объективным причинам не смог полностью перенести производственные процессы на «удалёнку», привыкли к гибридному режиму, научившись эффективно совмещать с работой из дома. И теперь эксперты полагают, что в ближайшие годы именно этот формат работы станет ведущим на рынке труда.
39%
российских компаний совсем не использовали формат удалённой работы до пандемии.
100%
компаний перевели сотрудников на удалёнку с введением режима самоизоляции.
80%
предприятий планируют оставить сотрудников на удалённой работе полностью или частично.
20%
компаний ожидают, что больше половины сотрудников продолжат работать удалённо.
23%
компаний испытывали значительные трудности при переводе сотрудников на удалённую работу.
Представление о рабочем месте кардинально изменится
По данным EY, большинство компаний хотели бы перейти на гибридный тип работы: 3 — 4 дня в неделю сотрудник ходит в офис, а в остальное время может работать из дома. Логично, что первыми к такому режиму приспособились IT-компании, — ещё до 2020 года они разрешали разработчикам самостоятельно выбирать, откуда им удобнее работать. А в новых обстоятельствах переводят на полную удалёнку уже абсолютно все подразделения, включая отделы безопасности, логистики и сопровождения клиентов.
В 2020 году эту практику переняли даже классические «офисные» предприятия. Бухгалтерия, HR, юридический отдел, маркетинг, PR, дизайн, закупки и продажи — от 30% до 60% российских компаний из разных секторов экономики готовы и в дальнейшем оставить сотрудников этих отделов на удалёнке, согласно опросу EY и Microsoft. Или перевести на гибридный режим работы. Например, бухгалтерам и финансистам предлагают ходить в офис 2 дня в неделю, HR-специалистам — 1—2 дня.
Очевидно, что понятие офиса теперь трансформируется. Настоящим офисом будет не физическое пространство, куда сотрудники приходят время от времени, а виртуальное. Речь о коммуникационном хабе, способном объединить все рабочие процессы — онлайн и офлайн — в единой платформе. Корпоративные платформы должны быть применимы для большого количества участников, а значит, работать эффективно даже при больших нагрузках. Важно, чтобы в «виртуальном офисе» было удобно интегрировать разные процессы: от креативных совещаний и корпоративного обучения до стратегического планирования и IТ-поддержки.
Комплексное решение для командной работы — платформа Microsoft Teams. Это полноценный виртуальный офис: не только видеозвонки или общение в чатах, но и использование всех необходимых инструментов Microsoft 365 — Word, Excel, PowerPoint, Outlook и других приложений. Решение позволяет объединить индивидуальное рабочее пространство с коллективным: различные программы Microsoft Teams можно запускать на ПК, смартфонах, планшетах, любом корпоративном оборудовании для конференций, проецировать на видеопанелях в офисе. В единой платформе объединяются рабочие процессы всех сотрудников компании: от гендира до продавца. Совместная работа над документами и все виды коммуникаций возможны также с партнёрами (клиентами, поставщиками, подрядчиками).
Случается, что на собрании одновременно присутствует несколько десятков сотрудников. Раньше в таком режиме было сложно модерировать даже офлайн-собрания, не говоря об онлайне, где есть риск, что кого-то будет не видно или не слышно. Чтобы решить эту проблему, в Microsoft Teams разработаны режим «Объединённый» (он позволяет собрать всех участников на одном экране), а также функция автоматического подавления шума — чтобы ничей голос не затерялся.
А подключиться к встрече в Teams легко — это можно сделать одним касанием, всё интуитивно понятно.
Как офис будущего объединит людей
Согласно исследованиям Университета Виргинии, 80% рабочего времени занимает именно совместная работа. Примечательно, что во время перехода на удалёнку наибольшие трудности у компаний возникли с управлением эффективностью. 70% работодателей отметили подобные сложности. Новый тип офиса, «виртуальный коворкинг» обязан учитывать этот фактор: все рабочие инструменты должны быть доступны и просты в использовании для любого сотрудника, независимо от того, где он и его коллеги находятся территориально.
Этот важный момент учли в Microsoft. В Microsoft Teams легко назначать задачи и отслеживать работу над проектами. Ведь на платформе есть цифровые аналоги всех инструментов, которые сотрудники используют на офлайн-встречах, — от интерактивных экранов до виртуальных досок. Создавать и использовать файлы, а также делиться ими можно не выходя из системы. Работать над всеми документами можно вместе в режиме реального времени: функция рукописного ввода позволяет вносить предложения и делать правки. Вместе можно не только работать над документами, но, например, рисовать и делать наброски — для этого в Microsoft Remote Desktop есть функция цифрового пера.
Ещё одна важная составляющая эффективной удалённой работы — безопасность. Платформа Microsoft Teams оснащена защитными инструментами, которые охраняют информацию как автоматически, так и с помощью тонких индивидуальных настроек вручную. В частности, многофакторная аутентификация защищает процедуру авторизации и требует дополнить имя пользователя и пароль вторым фактором для подтверждения личности. Решение также шифрует данные в процессе их передачи и при хранении в безопасной сети дата-центров, используя безопасный протокол передачи данных в реальном времени SRTP для видео, аудио и демонстрации контента с рабочего стола. Целый ряд настроек помогает организаторам выбирать, кого пригласить на встречу и к какой информации предоставить доступ каждому из участников. А служба внешнего доступа обеспечивает межкорпоративное взаимодействие, позволяя обратиться к ресурсам другой организации в случае успешной проверки.
Что касается операционной системы, то для компании, уделяющей внимание вопросам безопасности, подойдет Windows 10 Pro, которая сочетает в себе все доступные функции Windows 10 с возможностями для бизнеса: усовершенствованное шифрование BitLocker, обеспечивающее надёжную защиту и сохранность данных, возможность удалённого входа в систему для доступа к ПК из любой точки планеты, создание виртуальных машин для одновременной работы в нескольких операционных системах на одном компьютере. Кроме того, доступны подключение к домену и вход в систему с помощью Windows Hello, размещение приложений в Microsoft Store и многое другое.
Что станет с привычными офисами
Согласно исследованию EY и Microsoft, 75% российских компаний задумались не о закрытии, а о переустройстве своих офисов. Ведь физический офис для многих остаётся возможностью сосредоточиться или получить более оперативную помощь от коллег. Уже в ближайшее время около 25% компаний изменят план рассадки, увеличат кухонные и другие площади, введут систему бронирования переговорок и записи на посещение офиса. А рабочие зоны, следуя за развитием виртуальных, станут более цифровыми.
Чтобы помочь компаниям «перепридумать» их офисные пространства в соответствии с нынешними реалиями, NBcom Group в сотрудничестве с Microsoft открывает технологичное пространство для бизнеса — Resonance. В одном пространстве на Петроградской стороне в Санкт-Петербурге соберут инновационные решения для офисных пространств на платформе Microsoft Teams и Windows 10 Pro, в том числе устройства Microsoft Teams Meeting Rooms — программы, объединяющей производителей специальных устройств, которые позволяют полностью использовать возможности платформы Teams. Решения позволяют реализовать любые сценарии офиса — для компании любой направленности и размера. Например, тут можно познакомиться с решениями компании Logitech, которая выпускает оборудование для переговорных комнат любой конфигурации. Например, если офис небольшой, конференц-камеру Logitech MeetUp можно разместить над дисплеем или под ним, а сенсорный контроллер Logitech Tap — закрепить на стене, чтобы использовать пространство ещё более рационально.
Новый шоурум NBcom Group и Microsoft избавит от необходимости покупать новое офисное оборудование «вслепую» и даст возможность полноценно его протестировать для различных сценариев.
