Спецпроекты • Информационное партнерство • 19 октября 2023
Как не дать выгореть сотрудникам на удаленке: лучшие практики онлайн взаимодействия от психолога и бизнеса
Текст: Наталия Владимирова
Иллюстрации: Катя Октябрь
Какое-то время назад слово «созвон» вызывало раздражение, сейчас оно — часть рабочей рутины. Созвоны уже давно перешли в онлайн-формат, который помогает не только сохранить продуктивность, но порой и повысить ее. Появился определенный этикет проведения этих созвонов, а платформы и сервисы стали удобными и обросли дополнительными полезными функциями. Вместе с российской платформой МТС Линк (ранее Webinar) рассматриваем, как онлайн-взаимодействие влияет на психологическое состояние сотрудников и эффективность работы компании и собираем лучшие практики для удаленной работы.
Привычка к удаленке
57% российских компаний сегодня работают с удаленщиками. hh.ru провел исследование в прошлом сентябре, выяснив, что 60% оценили дистанционный формат положительно: преимуществ больше, чем казалось. При этом до пандемии этот формат нравился только каждому пятому.
Говоря о том, в каком формате соискатели работают наиболее продуктивно, 54% указали гибридный формат, 35% — полностью удаленно, 11% — в офисе. Выяснилось, что два-три дня — оптимальный режим гибридного формата работы. Так сказали 64% тех, кто переходил в пандемию на удаленку, но сейчас работает в гибриде.
Люди ценят, что удаленная работа дает экономию времени и денег на дорогу (79%), больше времени на сон, отдых и общение с близкими (38%) и создает более уютную и комфортную обстановку (34%) для работы.
Платформы ВКС (видеоконференцсвязи) — основной инструмент удаленной работы. За первые четыре месяца COVID-19 был зафиксирован 500% рост количества поисковых показов инструментов для веб- и видеоконференций. По окончании пандемии удаленная работа с помощью ВКС стала новым стандартом корпоративной жизни.
75% сотрудников считают, что они сохранили продуктивность или стали более продуктивными с помощью удаленной работы. А 50% сотрудников заявили, что не хотели бы быть в профессии, где нет возможности удаленной работы.
Мнение психолога: удаленка повышает эффективность работы осознанных сотрудников
Отвечает Мария Суханова, клинический психолог
Как правило, сотрудники компаний весьма положительно воспринимают удаленку и даже радуются возможности работать онлайн. А вот попытки руководства вернуть сотрудников в офисный график обычно воспринимаются негативно.
Огромный плюс для людей — это возможность планировать самим свой день и выбирать место для работы. Это свобода. Однако многие изголодались по живому общению и готовы этой свободой поступиться, выйдя в офис. Это хорошо видно и по тому, как часто сейчас встречается запрос по очным встречам с психологом.
Человек — биосоциальное существо, и ему необходимо живое общение, хотя объем этого общения может варьироваться в зависимости от состояния. При этом есть категории людей, для которых удаленная работа — огромное облегчение. Такие люди, как правило, обладают определенным типом характера, высокой чувствительностью или социальной тревогой, имеют недостаточные навыки социального взаимодействия или завышенные ожидания от таких взаимодействий с другими.
Удаленная работа — хороший тест на осознанность и правильный выбор профессии для сотрудника, а для начальства — проверка на реальную вовлеченность. Если человек выбрал профессию сознательно, он будет работать на удаленке не менее, а более качественно, потому что у него будет больше свободного времени и выбора, как им распорядиться.
Во время самой удаленной работы рекомендуется проводить онлайн-встречи с использованием видео — это создает эффект личного присутствия. Выключенная камера вызывает ощущение небезопасности контакта и оставляет много места для фантазий. Мы лучше воспринимаем информацию визуально, кроме того, таким образом уменьшается вероятность негативных проекций, к которым мы склонны, если имеем негативный опыт социального взаимодействия.
На самом деле, переходя на удаленную работу, человек начинает работать больше. Вместо того чтобы в сэкономленное на дороге время отдыхать, он начинает выполнять больше домашней работы — потому что она всегда доступна. Это — путь к неизбежному выгоранию.
Для того чтобы сотрудники не перерабатывали, не рекомендуется писать им после окончания рабочего дня и загружать их сложной работой ближе к выходным.
Не стоит акцентировать внимание на том, что человек работает на удаленке. У людей с социальной тревогой это может вызвать чувство вины. Стоит сосредоточиться на продуктивности и создать такую форму отчетности, в которой сотрудник будет указывать, как много и насколько качественно он поработал, а не сколько часов он потратил.
Лучшие практики онлайн-работы от МТС Линк
Проводить встречи только с понятной повесткой и с людьми, которые непосредственно участвуют в принятии решений.
Проводить неформальные встречи команд в офлайне, онлайне или в гибридном формате.
Планировать все важные мероприятия (например отчеты) в календаре и давать время на подготовку к ним.
Организовать день без звонков раз в неделю (или хотя бы в месяц).
Мотивировать сотрудников включать камеры (но не заставлять).
Делать обязательные перерывы между звонками.
9 лучших практик удаленной работы от hh.ru
Рассказывает Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций в hh.ru
Включенная камера
На утренние созвоны мы всегда стараемся ставить экстравертных лидеров. Если лид пришел в подавленном настроении и не включил камеру, это сильно отразится на сотрудниках. Мы не наказываем за выключенные камеры, но стараемся исправить ситуацию на личных встречах или послеобеденных созвонах, когда людям комфортнее открыть лицо.
Много спорта
У нас есть спорт онлайн — со времен пандемии прижилась утренняя зарядка, а также йога. Ее ведет в офисе преподаватель из Индии, но мы транслируем для всех, кто работает удаленно. Людям с предпринимательским духом нужен более активный спорт — поэтому у нас есть беговые, футбольные команды (естественно, офлайн).
Личные встречи для тех, кто на удаленке
Для сотрудников в Сербии (там самая большая команда удаленщиков) мы организуем офлайн-школу сербского, где они все встречаются. Раз в полгода приезжает кто-то из внутренних коммуникаций или из административно-хозяйственного отдела для организации встречи с целями и задачами на следующий год. Мы обязательно проводим спортивные тимбилдинги: сплав, волейбол. У нас появились кроссфункциональные офлайн-встречи, на которые, например, мы вывозим продуктовую команду и команду разработки.
Следить за настроением в коллективе
У нас есть HR бизнес-партнеры и медиаторы, которые работают с выгорающими. Но, конечно, выявить их в режиме онлайн непросто. Мы всегда говорим, что у нас есть кроссфункциональные встречи, поддержка сервисов психологической помощи, «Добросервис» с консультациями.
Отключаться от работы вовремя
Во внутренних правилах у нас прописано, что в отпуск не стоит брать свой ноутбук, если это возможно. Мы также просим отключать уведомления в нерабочее время, проводим медитационные сессии, чтобы люди смогли переключиться с работы на отдых.
Нетоксичная онлайн-коммуникация
Мы просим не писать большими буквами и с восклицательными знаками. Использовать ASAP только в крайних случаях и только с объяснением, почему и как невыполнение задачи может повлиять негативно.
Блокировка календаря для организации встреч
Мы полностью блокируем календари каких-то команд один день в неделю. В этот день никто с ними организовать созвон не может. Кроме того, у нас есть обязательный блок между звонками в 15 минут, потому что если человек не попьет воды и не сходит в туалет, это сильно скажется на его настроение и эффективности. Также мы советуем блокировать календарь на три часа, если будет важная встреча, после которой нужно обдумать дальнейшие шаги.
Ограничение длины встреч и обязательная agenda
Мы проводим встречи длительностью не более 40 минут и только с людьми, которые принимают решения или будут следить за встречей, чтобы транслировать ее потом на команду. Встречи более 15 человек считаются неэффективными, потому что большая часть будет просто слушать. Это значит, звонок можно поставить на запись и просто отправить тезисы после встречи.
Мы призываем не организовывать и не принимать встречи без прописанной адженды. Эффект от всех этих действий ощутим: у нас снизилось количество встреч, а оценка эффективности встреч выросла за полгода с двух-трех до четырех-пяти.
Выбор своего графика работы
Все сотрудники работают в своих часовых поясах, каждый по своему графику, жесткие требования по рабочему времени только у тех, кто работает с клиентами. Самое важное — чтобы работа шла и задачи выполнялись. Если кто-то хочет прислать письмо в час ночи по Москве, мы не ограничиваем, но просим откладывать до утра, если дело терпит.
5 лучших практик удаленной работы от Ренессанс Банка
Рассказывает Елена Титова, старший вице-президент, руководитель блока «Персонал и административная деятельность» Ренессанс Банка
Встречи с руководством
В Ренессанс Банке раз в квартал мы проводим онлайн-таунхоллы, на которых рассказываем о результатах бизнеса и отвечаем на вопросы сотрудников. Также это могут быть тематические встречи, посвященные, например, обновлению бренда банка или рассказу о ценностях компании. Хозяйка этой площадки — председатель правления банка. Такие встречи поддерживают команду, а также дают возможность понять, что сейчас волнует сотрудников, и помогают снизить тревожность в критических ситуациях. Обратная связь от участников таун-холлов отличная: люди благодарят, говорят, что встречи их вдохновляют.
Горячая линия
Для удаленной работы очень важна постоянно действующая горячая линия: у сотрудников нет возможности в любой момент подойти к руководителю и задать свой вопрос. Мы собираем такие вопросы, сортируем их по тематикам, направляем экспертам в подразделениях банка и следим за подготовкой ответов. Перед публикацией ответы утверждаются топ-менеджерами. По активности сотрудников оцениваем их интересы, настроения и понимаем, что их беспокоит. Кроме того, в процессе подготовки ответа и сама проблема может быть решена.
Мгновенное каскадирование
Когда срочно требуется сообщить сотрудникам важную новость, а стандартные корпоративные каналы коммуникации слишком медленные, мы используем обычные мессенджеры. У всех топ-менеджеров есть рабочие чаты. Если нужно срочно передать новость, HR-подразделение готовит короткое содержательное сообщение, которое я направляю топ-менеджменту, а они каскадируют от своего имени своим подчиненным. За 2022–2023 гг. мы четко отработали этот простой способ экстренной коммуникации.
Планирование в корпоративном календаре
Распределенная команда может работать слаженно только при четкой организации рабочего времени. Поэтому в своем корпоративном календаре мы отмечаем на год вперед все ключевые повторяющиеся события, например квартальные встречи по результатам бизнеса, которые требуют времени на подготовку. Для эффективности и удобства, кроме самой встречи, в графике бронируется также время на подготовку к ней.
Эмоциональный контакт
Вовлекающие онлайн-активности помогают поддерживать эмоциональный контакт. У нас много разных тематик и форматов, так что каждый находит мероприятие по душе. В этом году банку 20 лет, и в качестве подарка мы попросили коллег воплотить в жизнь 20 добрых дел. Мы запустили онлайн-платформу, на которой можно выбрать социальную активность (стать донором, помочь животным, и т. п), найти единомышленника и рассказать о сделанном добром деле. Другая наша отличная традиция — интеллектуальный поединок «РенЭрудит», участниками и зрителями которого в прямом эфире становятся сотни сотрудников. Также мы провели спортивный марафон «Реактив»: три месяца погружали команду в разные направления спорта, отслеживали их активность через чат-бот и награждали лидеров. Все это помогает поддерживать контакт между сотрудниками.
Реклама. ООО «ВЕБИНАР ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7707340808, erid: 25H8d7vbP8dKEmAdJLrWF2
