Рабочие отношения на расстоянии. Как карантин изменил привычные офисы и что с ними будет, когда всё закончится

СПЕЦПРОЕКТ

Рабочие отношения на расстоянии. Как карантин изменил привычные офисы и что с ними будет, когда всё закончится

СПЕЦПРОЕКТ

Рабочие отношения на расстоянии. Как карантин изменил привычные офисы и что с ними будет, когда всё закончится

Текст

ДМИТРИЙ ШАРОВ

Иллюстрации

Денис Уздяев

Пандемия уронила вообще всё, но если верить Соломону, это скоро пройдёт. А пока бизнес оправляется от шока и учится работать на расстоянии, мы решили разобраться, может ли удалёнка стать массовым трендом в будущем. В этом спецпроекте мы поговорили с разными компаниями и узнали, какие технологии они используют для дистанционной коммуникации прямо сейчас и что будет с традиционным офисом через 10—20 лет.

Как начиналась удалёнка

Слово удалёнка за короткий срок ворвалось в речь политиков, телеведущих и простых офисников. Но на самом деле тренду работы из любой точки уже несколько лет и он достаточно распространён среди передовых компаний. Их сотрудники и до кризиса могли позволить себе несколько месяцев в году работать из дома или откуда-либо ещё. Поэтому удалёнка — это точно не что-то временное, что исчезнет после карантина. Скорее наоборот, всё будет только развиваться.

петр айвазов

крупная международная компания

Многие наши сотрудники и так работали из дома на регулярной основе, поэтому глобально ничего не изменилось. Все просто в один день взяли лэптопы и пошли работать удалённо. Это не было сюрпризом, но было несколько технических трудностей. Так, хоть мы и пользуемся облаком Microsoft 365, выяснилось, что некоторые сотрудники держали важные документы на физических носителях. Пришлось переводить внутренние ресурсы в облако.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

В «Точке» всегда была гибкая система. В команде разработки на удалёнке постоянно были 20% сотрудников. Это всегда разные люди, но в целом для команды не было шоком, если кто-то работает из дома. Сейчас в офис ходят только те ребята, чью работу невозможно сделать удалённо. 14 марта там было человек 50, а сейчас около 20 из 2,4 тыс. сотрудников.

Вообще мы перешли на удалёнку довольно резко, в обстановке стресса и неопределённости. Из-за этого было много диссидентских позиций, что это временно и не стоит перестройки привычек. Однако личный пример Бориса Петровича (основателя и директора банка «Точка»), который последнее время на удалёнке, помог исправить ситуацию. Он накидал лайфхаков, ребята к нему прислушались, и всё быстро заработало как надо.

Андрей Милентиев

KFC

Переход на удалённую работу для компании Yum! (в нее входят KFC, Pizza Hut и другие рестораны) был постепенным. Сначала были две тестовые среды, в которые все сотрудники работали из дома. Это были первые недели марта, за которые мы подтянули системы безопасности, ввели новые правила, собрали комментарии сотрудников и настроили доступы к необходимым приложениям. А когда ввели официальный карантин — перешли на полноценную удалёнку.

Подготовка к новой реальности

Кажется, что для работы из дома нужен только компьютер и интернет, но если вы — крупная компания, появляется много сложностей. Сотрудникам нужен доступ к общим файлам, сервисы для общения — и всё это с защитой данных. А ещё никуда не делись стресс, выгорание и страх перед переменами.

петр айвазов

крупная международная компания

Мы ещё в начале года планировали переход из Skype в Microsoft Teams. К этому всему у нас была готова пачка тренингов, которые осталось только адаптировать под новую реальность, в которой все работают из дома. Интересное наблюдение: до этого мы уже внедряли много разных сервисов, и обычно все начинают возмущаться и говорить, что привыкли к другому. С Microsoft Teams же было наоборот — у сервиса уже есть имидж классного продукта, который хотят и спрашивают, когда у нас это появится.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

В американских компаниях принято выдавать сотрудникам стипендии, чтобы они могли обеспечить комфортный офис дома. Мы же просто выдавали мониторы и другую необходимую технику.

Технически на удаленку перешли без проблем. Главная сложность была — нормально настроить VPN, чтобы ребята могли пользоваться внутренними ресурсами. Также мы с начала года старались покупать больше ноутов для сотрудников, чтобы сделать рабочие места более гибкими. А вообще, наша удалёнка началась с внутренней культуры. Люди всегда приходили в офис не для того, чтобы их контролировали, а чтобы взаимодействовать. Поэтому проблем с самоорганизацией ни у кого не было.

Андрей Милентиев

KFC

Сложностей не было. У каждого сотрудника есть свой ноутбук для удалённой работы. Их мы обновляем каждые три года, поэтому нам не пришлось закупать дополнительное оборудование. Кому-то были нужны дополнительные мониторы для работы с большими массивами данных — мы их выделили. Возможно, были сложности у сотрудников с маленькими детьми, из-за того что им постоянно приходится искать своё «рабочее место».

Эффективность и тайм-менеджмент на диване

В офисе сосредоточиться мешает только собственная прокрастинация. Дома она умножается на сложность с рабочим местом, шумящих детей и родных, холодильник и диван в шаговом доступе. Но корпорациям помогают решить эти проблемы внутренняя культура и современные сервисы. Какие?

петр айвазов

крупная международная компания

Мы используем Microsoft 365 и Microsoft Teams. В последнем есть Planner, в котором мы ведём все-все проекты. На своём уровне я не вижу никаких проблем. Был период, когда были технические неудобства, но сейчас и они решены. По моим ощущениям, эффективность вряд ли выросла, но она совершенно точно не пострадала. С одной стороны, теперь не нужно тратить время на дорогу и прочее, с другой, кому-то неудобно, что нет рабочего времени и общения с коллегами.

Никакого повышенного контроля из-за удалёнки не появилось. У нас в компании принято вкалывать и всё всегда было на личной ответственности людей. Никакие специальные инструменты контроля не используем — все видно по результату.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

Само слово контроль у нас табуировано. Мы за холакратию, и эти рабочие ценности сейчас нам очень помогают. Ребята, которые занимаются внутренними процессами, подготовили много инструкций и фреймворки, которые все соблюдают. Это сделало командную фасилитацию лучше.

Половина моей команды — это мужики за 50 лет. Им было сложно перестроиться, но их быстро научили пользоваться всеми сервисами и они вкатились. У нас развита микросервисная история — это когда каждая команда работает в той среде, которую настроили под себя. Мы используем мессенджер Slack, менеджер задач Jira и сервисы видеосвязи. Никаких нештатных переходов на новый софт из-за карантина не было. Единственно, пробовали имитировать рабочее пространство в Discord. Там более бесшовное общение: не нужно звонить или договариваться о встрече.

Андрей Милентиев

KFC

Мы ведём все проекты в Microsoft Teams. Его внедрили в начале марта, и это позволило нам успешно сохранить рабочие процессы и перенести в онлайн необходимые встречи, тренинги и вебинары. Также в сервисах Microsoft удобно совместно редактировать файлы и планировать задачи в Planner.

Ритуалы, которые сохраняют эмпатию

Когда приятные и общительные коллеги превратились в иконки в мессенджере — взаимодействовать стало сложнее. Но смол ток у кулера, тимбилдинг и даже походы в бар тоже можно перенести в онлайн.

петр айвазов

крупная международная компания

У нас появился новый прикол, когда во время неформального звонка человек оставляет видео включённым и уходит из комнаты. В это время кто-то делает скриншот, вырезает фото комнаты этого человека и ставит себе на фон. Это очень смешно и минут на 5 отвлекает всех и провоцирует разные шуточки.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

Примерно раз в месяц основатели компании без купюр отвечают на все вопросы, и это снимает волнение среди сотрудников, так как делает всё прозрачным и понятным. Также у нас проходят онлайн демо. Это прямые линии со всеми желающими сотрудниками банка, где рассказывают о новых разработках и сервисных фишках.

Вообще, так как сейчас постоянно общаемся через видео, в кадр попадает много личного: дети, растения, интерьеры, одежда. Это здорово, потому что увеличивает доверие и помогает лучше узнать друг друга.

Андрей Милентиев

KFC

У нас каждую пятницу проходит «пятиминутка», на которую мы приглашаем иностранных коллег из Испании, Италии, Франции, устраиваем конкурсы, все вместе держим планку и учим сотрудников готовить, используя нашу любимую курочку KFC.

Такая традиция у нас была и до карантина, но тогда всё проходило раз в месяц. Пятиминутка — это рабочее название, на самом деле она длится час-полтора. Её проводит генеральный директор — Раиса Полякова, — а директора отделов и повара ресторанов рассказывают, как у кого идут дела.

Иногда мы устраиваем тематические «пятиминутки» — включаем итальянскую или французскую музыку и ставим соответствующие фоны в Microsoft Teams. Также многие отделы стали делать свои виртуальные «вечеринки», они играют в «Мафию», обсуждают книги, совместно учат язык в English Speaking Club.

Изменения хорошие, изменения плохие, изменения злые

Коронавирус изменил всё. Но среди тревожности и неопределённости есть и хорошие новости.

петр айвазов

крупная международная компания

Общий настрой сейчас ниже, чем обычно. Но вряд ли на это влияет сам факт работы из дома, скорее, это из-за вируса и непонятной экономической ситуации. Чтобы держать себя в тонусе, по пятницам у нас и других отделов проходит виртуальный бар. Мы собираемся всей командой в Microsoft Teams, общаемся не по работе, и каждый пьёт то, что хочет.

Также раньше у нас было принято вместе ходить на обед, чтобы поболтать на формальные и неформальные темы. Сейчас у нас есть виртуальные обеды. Это помогает поддерживать командный дух. Единственное, некоторые коллеги жалуются, что нет контакта со знакомыми из других отделов, с которыми раньше можно было встретиться и поболтать в курилке.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

На удалёнке все стали работать эффективнее. В этом помогает сплочённость против общего врага — вируса. Удалёнка вскрыла многие бесполезные процессы. Раньше про них думали, «как-нибудь потом разберёмся». А сейчас все такие неэффективные и лишние штуки ушли.

Интересное изменение произошло с наймом. Так как все собеседования ушли в онлайн, эйчары стали больше проверять софт-скилы. Так, если кандидат отказывается установить сервис для видеосвязи, это сильно снижает его шансы. Из минусов новой реальности для эйчаров — онлайн не покажешь точковскую атмосферу: эмпатию, заботу и внутренние ценности, — а мы многое делаем для сотрудников. Если здоровое питание и йога, то не формально, а работаем по лучшим контрактам.

Андрей Милентиев

KFC

Чтобы следить за общим настроением, у нас есть еженедельные созвоны, на которых мы общаемся, причём не только по работе. Также есть one-to-one созвоны, из которых я могу сделать вывод, что люди в целом удовлетворены работой из дома. Сотрудники стали больше времени работать, и их мотивация, на мой взгляд, тоже увеличилась. Из плюсов: теперь нужно меньше времени тратить на дорогу и можно больше времени проводить с семьей. Из минусов — к сожалению, не хватает живого общения.

Что будет с традиционным офисом через 10—20 лет?

Мы попросили участников представить, каким будет офисное пространство через 10—20 лет, если тренд на «удалёнку» продолжит набирать популярность среди бизнеса и корпораций. Полученные результаты мы визуализировали с помощью фоторендеров. Вот что из этого получилось.

Андрей Милентиев

KFC

Думаю, что кардинальных преобразований ждать не стоит. Я верю, что традиционный офис никуда не денется, но станет больше видеоконференций. Если раньше мы так общались только с нашими иностранными коллегами, теперь будем и со всеми другими партнёрами.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

Рабочий офис через десять лет — это чистый стол, полупустой коворкинг, санитайзеры в каждом кабинете и большое количество очистителей воздуха (мы уже начали их покупать). Другой вариант — у каждого личное закрытое место с дезинфекцией на ответственности сотрудников.

Вообще, на первый план выйдут освещённость и вентиляция офисов. Если раньше мы уделяли внимание удобным столам и орнаментам на стенах, то сейчас больше таким вещам. Также важно будет решать вопрос социального стресса, когда никто не знает, заражён его коллега или нет. Станет меньше деловых поездок. Командировки перейдут в онлайн и в нашем представлении процентов на 90 вообще уйдут в прошлое. Возможно, вместо больших и открытых коворкингов многие компании пойдут в сторону кучи мелких хабов, чтобы в них могли приходить те, кто не может дома сфокусироваться из-за детей или ещё чего.

Мы относимся к коронавирусам как к новой реальности, которая всегда будет с человечеством. Поэтому придётся быть всё время готовыми. Так, придётся уходить от рукопожатий, а маски станут символом вменяемого человека. Думаю, мы начнём возвращать людей в офисы партиями по американской схеме 4 к 10. Это когда сотрудник 4 дня работает в офисе, а следующие 10 — из дома, чтобы в случае, если он переносчик заболевания, оно пришлось на домашний период.

Дистанционный офис вместо традиционного — это лишь вопрос времени?

Утверждать, что в ближайшее время опенспейсу придет конец, а на его руинах появится виртуальный офис, пока рано. Но опыт передовых компаний, к которым за последние 3 месяца присоединились все остальные, доказывает, что в современном мире стоит быть готовым ко всему. Если за «дистанционной работой» действительно будущее, то лучше подготовиться к нему заранее. Мы собрали несколько примеров того, как прямо сейчас сделать офис и рабочее пространство вокруг более адаптивным и готовым к цифровой эпохе 4.0.

Андрей Милентиев

KFC

Дистанционный офис не сможет заменить классический. Он имеет место быть в нашем мире, но его нужно и можно использовать только по желанию сотрудника. Не знаю, как отнесётся наша компания, если больше половины сотрудников после карантина захотят продолжить работать удалённо, но мы к этому готовы технически — у всех сотрудников есть необходимое оборудование, и они прошли обучение по использованию софта.

Во время удалённой работы важно чувствовать и понимать коллег, как будто вы по-прежнему сидите бок о бок. От этого зависит командная химия, время решения задач и будущие результаты. Обсудить вопрос голосом всегда лучше, чем разбираться, кто что хотел сказать в переписке. Видеоконференция всегда лучше, чем трактовка чужих интонаций при разговоре по телефону. А видеоконференция с качественной картинкой и звуком переносит всех участников в виртуальный офис Microsoft Teams Rooms, где участники могут передавать друг другу файлы и подключать новых участников одним касанием. Специально для Microsoft Teams Rooms у Logitech есть конференц-системы для больших и маленьких помещений.

Кирилл Коломейцев

банк «Точка»

Для удаленных видеоконференций в «Точке» мы используем решения с многокомпонентными переговорными системами. Часть из них снабжена поворотными камерами, следящими за спикером, часть — статичными.

Под каждую переговорку, исходя из её геометрии и назначения, у нас написан специальный софт и выведены спецификации оборудования. Чтобы добиться хорошего звука, мы используем микрофонные массивы и потолочные микрофоны с системами шумоподавления. Так все услышат спикера, даже если он ходит по комнате и не говорит прямо в микрофон.

Кроме коммуникационного оснащения, офисы будущего должны быть готовы к новым нормам защиты от вирусов. В наших переговорных комнатах есть системы искусственной и естественной вентиляции воздуха, системы УФ обеззараживания воздуха и столы, стены и стёкла, на которых можно писать маркером.

Темы

2020