Шесть правил, как сделать рабочую поездку комфортной для сотрудника и выгодной для бизнеса

В «OneTwoTrip для бизнеса» можно организовать деловую поездку с нуля: забронировать отель, купить билеты на поезда, самолеты, автобусы и даже заказать такси. И все — в рамках именно вашей корпоративной тревел-политики.

Простой пример: на «OneTwoTrip для бизнеса» более 2 млн вариантов жилья по всему миру, и со многими отелями в России платформа работает по прямым контрактам. Поэтому клиенты сервиса могут бронировать размещение до 30% дешевле и получать выгодные офферы даже в высокий сезон. Например, когда в городе проходит крупная бизнес-конференция и ценники на отели взлетают до небес.

Сервису можно полностью доверить организацию групповой поездки: быстро и не выходя за рамки тревел-политики подобрать билеты и жилье сотрудникам разных должностей. А если нужны визы — менеджеры помогут с их оформлением.

Первое правило экономии на авиабилетах: покупать их заранее. К тому же это избавит от неприятных сюрпризов. Например, когда накануне деловой встречи оказывается, что прямых рейсов уже нет, а оставшиеся — рано утром и с пересадками — подскочили в цене.

При этом перелеты — не панацея: перемещаться внутри страны на поезде в большинстве случаев все еще дешевле, чем на самолете, а по времени иногда сопоставимо. На станцию не нужно приезжать минимум за два часа, чтобы пройти несколько кругов контроля. Багаж у пассажиров поездов не забирают, а вокзалы, как правило, находятся в черте города, — не придется тратить деньги на такси.

Кроме того, в большинстве современных российских поездов есть Wi-Fi, розетки и USB-разъемы, так что сотрудник не отключится от работы.

Если в компании нет централизованного процесса организации командировок, работнику придется оплачивать расходы в поездке из своего кармана, а потом ждать возмещения этих трат. Последнее точно не облегчает бизнес-поездки, особенно если по возвращении сотрудник вынужден возиться с отчетностью.

При этом потерянный чек — не самое неприятное. Хуже — что такая система отчетности не прозрачна: практически любые документы о расходах в командировках — от счетов до квитанций — нерадивый сотрудник может купить в интернете почти за копейки. При этом 79% работодателей не проверяют предоставленные чеки, теряя на этом крупные суммы каждый год.

Чтобы процессы стали прозрачнее, используйте специализированные сервисы. Например, в «OneTwoTrip для бизнеса» можно отслеживать траты сотрудников. Данные о транзакциях, чеки и выписки автоматически подгружаются в личный кабинет компании. Подробный отчет о поездке можно получить в один клик. Так для компании все расходы будут очевидны, а работник не потратит время и нервы на подготовку и сбор инвойсов и закрывающих документов.

Спокойный сотрудник — продуктивный сотрудник. Важно, чтобы в деловой поездке ничто не отвлекало его от работы и не мешало эффективности. Шумный отель, сломанный кондиционер в номере, застрявший в пробке трансфер — все это может сказаться на том, как пройдет деловая встреча и насколько выгодными для компании окажутся переговоры.

Чтобы ничего не угрожало результатам, заранее позаботьтесь о комфорте командированного и оставайтесь на подхвате в случае форс-мажоров. Например, если детали рейса изменились — отправьте сотруднику сообщение с новыми данными. Не лишним будет подсказать и оптимальный способ добраться от аэропорта или вокзала до отеля в месте назначения.

А если что-то все же пойдет не так, не заставляйте сотрудника разбираться самостоятельно, тратя на это его рабочий ресурс. Перехватите инициативу: например, договоритесь с менеджментом отеля о более комфортных условиях. Или делегируйте заботы сервисам, которые организуют бизнес-путешествия на профессиональном уровне.

За последние два года российские компании усилили сотрудничество с Латинской Америкой, Африкой, Индией, Китаем, Ближним Востоком. Некоторые из этих регионов считаются не самыми безопасными.

Например, прямые торговые партнеры России — Бразилия, Аргентина и Венесуэла — находятся в топ-20 рейтинга самых криминогенных стран мира. Другие просто очень отличаются от России в культурном отношении.

Это не значит, что с вашим сотрудником там обязательно что-нибудь случится, но гораздо надежнее будет позаботиться о его безопасности заранее. Прежде всего, отправляя работника в командировку, составьте памятку для экстренных случаев. Укажите там контакты ответственных людей в компании, с которыми можно связаться в случае проблем, адреса и номера консульств, полиции, скорой помощи. Нелишним будет продублировать в памятке и контакты страховой. Клиенты «OneTwoTrip для бизнеса» могут писать в сервис напрямую в любом удобном канале — почте, Telegram или чате в личном кабинете.

Также вы можете получить у сотрудника разрешение отслеживать его геопозицию (например, по базовым сотовым станциям). На рынке множество лицензионных сервисов c GPS-трекингом или SOS-приложений, сигнал от которых мгновенно передается доверенному контакту или сразу — в локальную службу спасения.

Бизнес-путешественники все чаще стараются совмещать командировки с отдыхом. Причем речь не только о поездках за границу по условно экзотическим направлениям вроде Омана или Аргентины, но и о направлениях внутри страны.

Так, уезжая на пару дней в командировку, например, в Санкт-Петербург или Сочи, сотрудники могут согласовать несколько дополнительных выходных, чтобы отдохнуть там за свой счет. Это логично: работнику не нужно тратиться на билеты, ведь их уже оплатила компания. А продлить бронь оплаченного работодателем номера не дороже, чем бронировать новый самостоятельно.

«Комбо отпуска и командировки — новый тренд. У него есть название — bleisure, от английских слов business и leisure, то есть бизнес и досуг, — рассказывает Степан Мастрюков. — Исследования показывают, что для миллениалов и зумеров эта опция особенно ценная: прогрессивные сотрудники знают, как важно время от времени менять обстановку».

Даже небольшой отпуск способен повлиять на эмоциональное состояние сотрудника. А «расширенные» бизнес-поездки сами по себе могут стать конкурентным преимуществом компании, при этом не слишком сказываясь на ее бюджете. Так, помимо скидок на отели, у «OneTwoTrip для бизнеса» есть программа лояльности: можно возвращать бонусами до 5% от бронирования отелей и до 2% от других покупок. Система прозрачная: 1 бонус = 1 рубль. Бонусы начисляются уже при тратах от 15 тыс. руб., а использовать их можно в следующем месяце, компенсируя стоимость командировки.

Реклама. ООО «Вайт Тревел», ИНН 7707770166, erid: MvGzQC9JbRLvoNJsXRGhFoRy