Текст
Наталья Владимирова
Иллюстрации
Ксения Форбендер
Текст
Наталья Владимирова
Иллюстрации
Ксения Форбендер
Пандемия наложила отпечаток на все аспекты повседневной жизни. В том числе она серьезно повлияла на регламенты работы в офисе и на предприятиях. Осень, похоже, скоро проверит, насколько работоспособны регламенты, выработанные во время первой волны. Рост заболеваемости снова поднимает вопрос о частичном карантине и удалённой работе. Теперь мы должны быть всегда готовы вернуться домой. Рассказываем, какие практики закрепились у бизнеса и даже привели к увеличению эффективности на примере группы «Роснано», биофармацевтической компании «Нанолек» и компании по созданию технологических стартапов — «ТехноСпарк».
Пандемия наложила отпечаток на все аспекты повседневной жизни. В том числе она серьезно повлияла на регламенты работы в офисе и на предприятиях. Осень, похоже, скоро проверит, насколько работоспособны регламенты, выработанные во время первой волны. Рост заболеваемости снова поднимает вопрос о частичном карантине и удалённой работе. Теперь мы должны быть всегда готовы вернуться домой. Рассказываем, какие практики закрепились у бизнеса и даже привели к увеличению эффективности на примере группы «Роснано», биофармацевтической компании «Нанолек» и компании по созданию технологических стартапов — «ТехноСпарк».
Цифровые кочевники и уберизация персонала
По результатам исследования консалтинговой компании KPMG, более 50% компаний в России готовы перевести 15—30% сотрудников на полностью удалённую работу. 42% компаний для того же процента сотрудников готовы предложить гибкий график работы из дома и офиса. При этом после отмены режима самоизоляции первыми в офисы стали возвращаться именно топ-менеджеры. KPMG выдвигает гипотезу о том, что в «классических» крупных компаниях на удалёнке карьерный рост будет возможен только у «человека-функции», а управленцам для продвижения важна работа из офиса.
— Но говорить об эффективности практик пока рано, — считает Маргарита Носова, менеджер практики стратегического и операционного консалтинга KPMG в России и СНГ. — Компании только думают над новыми правилами игры. Мы видим, что подход к организации труда сильно разнится от компании к компании и зависит даже не от отрасли, а от позиции CEO. Например, Netflix категорически считает удалёнку плохой практикой и планирует вернуть сотрудников в офис, как только это станет возможным. Twitter придерживается диаметрально противоположной точки зрения и не собирается возвращаться к старым форматам работы. В российских компаниях мнения также разделились.
KPMG выдвигает гипотезу о том, что в «классических» крупных компаниях на удалёнке карьерный рост будет возможен только у «человека-функции», а управленцам для продвижения важна работа из офиса.
С уверенностью можно сказать, что самая успешная практика — разумный баланс удалённой и офисной работы с регулярной заботой о сотрудниках, их моральном и физическом состоянии.
С уверенностью можно сказать, что самая успешная практика — разумный баланс удалённой и офисной работы с регулярной заботой о сотрудниках, их моральном и физическом состоянии.
В ответ на запросы рынка KPMG разработала отдельные решения по снижению рисков — распознавание сотрудников в корпоративной сети с помощью машинного обучения и технологии распознавания лиц (KPMG Smart Observer) и DLP-решения (технологии предотвращения утечек конфиденциальной информации из информационной системы). А также отдельный продукт по организации удалённой работы — от создания концепции и расчёта потенциального эффекта до внедрения.
— Есть все предпосылки к тому, что полностью к прежнему режиму работы мы вряд ли вернемся, — продолжает Маргарита Носова. — Мы не удивимся, если на рынке расцветёт давно обещанная GIG-economy с новыми формами взаимодействия между работником и работодателями, вплоть до создания команд цифровых кочевников и уберизации персонала.
Чтобы посмотреть, как обстоят дела в разных видах бизнеса, мы поговорили с тремя разными по форме организациями. Группа компаний «ТехноСпарк» занимается строительством технологических стартапов, «Нанолек» — завод биофармпрепаратов, а «Управляющая компания „Роснано“» занимается инвестициями в высокие технологии, имея только офисный штат. Впрочем, производства в чистом виде в наши дни не существует, у производственных компаний всегда есть офисная часть.
Во всех компаниях во время карантина были приняты все требуемые Роспотребнадзором меры, но пришлось также принять множество точечных решений. Большая часть мер до сих пор работает: сплошное тестирование всех, кто не на удалёнке, — с периодичностью один раз в неделю/две недели. Обязательная отправка на карантин всех людей с подозрением на коронавирус и тех, у кого заболели родственники, запрет на большие встречи вживую, соблюдение социальной дистанции, обязательные СИЗы.
Производство: разделение потоков
В кампусе группы компаний «ТехноСпарк» в Троицке расположены технологические стартапы и контрактные производства — электроника, композиты, металлообработка, оптика, — которые очень сложно и дорого останавливать и запускать вновь. Уже в марте там были приняты две основных рамки, в которых оценивались все дальнейшие решения. Первая — сохранить работающих сотрудников, сделав «ТехноСпарк» максимально безопасным местом, вторая — сохранить бизнес и прежде всего предотвратить остановку непрерывного производственного процесса. Очень помог опыт зарубежных коллег и партнёров, которые уже прошли пик пандемии, — технопарка в Пекине и High Tech Campus в Эйндховене.
В компании был создан эпидемиологический штаб, который анализировал этот опыт и быстро превращал его в план действий.
Оказалось, что и на производстве есть сотрудники, которые могут работать удалённо, например инженеры-конструкторы, технологи, клиентский отдел. Для них были закуплены компьютеры, сотрудники разъехались по домам.
Группы сотрудников, работающие над разными задачами, разделили между собой путем реорганизации пространства: общие проходы отгородили стеллажами, каждой группе выделили отдельное место для курения, приёма пищи, разные кулеры. Также изменили графики работы смен, чтобы ограничить количество контактов, переместили зону погрузки-разгрузки, внесли десятки микроизмений в ежедневную работу. Физическое дистанцирование приучило сотрудников лучше структурировать и чётче формулировать задачи.
— Для выполнения всего комплекса мер нам потребовалось ускорить оцифровку наших бизнес-процессов, и теперь у нас существует практически «цифровой двойник» нашего производства, который позволил не потерять темп в самые тяжёлые первые месяцы, а по итогу даже увеличить производительность, — рассказал Олег Лысак, директор контрактных бизнесов Группы компаний «ТехноСпарк».
Физическое дистанцирование приучило сотрудников лучше структурировать и чётче формулировать задачи.
Была сформирована специальная группа сотрудников, которая отслеживала выполнение норм, занималась мониторингом состояния людей, проводила эпидемиологические расследования.
Была сформирована специальная группа сотрудников, которая отслеживала выполнение норм, занималась мониторингом состояния людей, проводила эпидемиологические расследования.
«Эти меры работают: с конца апреля в компании нет роста заболеваемости. Поэтому мы приняли решение работать в таком режиме как минимум до следующего лета», — добавил Олег Лысак.
Производство российской фармацевтической компании «Нанолек» находится в Кировской области, а офис — в Москве. Фармацевтическое производство относится к отраслям, которые продолжали свою деятельность во время пандемии. «Нанолек» создал два оперативных штаба — в обеих локациях. На производстве по-прежнему сохраняется усиленный режим: тщательная дезинфекция, отправка на карантин заболевших, выявление контактёров, отправка их на удалёнку. Но на производстве были строгие меры и до карантина, часть производства — это «чистые зоны», в которых помимо масок носят полностью стерильный костюм, бахилы, перчатки и по несколько раз в день проходят дезинфекцию. Это необходимо согласно правилам GMP (Good Manufacturing Practice, надлежащая производственная практика. — Прим. ред.). В Москве офисных сотрудников после отмены карантина частично вернули, теперь они работают посменно: 50% сотрудников — по понедельникам, средам и пятницам, 50% — по вторникам и четвергам, потом меняются.
— Это не сильно сбивает нашу работу, потому что все уже приспособились к удалёнке, — комментирует Михаил Некрасов, генеральный директор компании «Нанолек».
На производстве по-прежнему сохраняется усиленный режим: тщательная дезинфекция, отправка на карантин заболевших, выявление контактёров, отправка их на удалёнку.
Работа в Zoom и Teams не стала для нас новинкой, у большинства руководителей подчинённые и в Кирове, и в Москве, кроме того, эти технологии мы и раньше использовали для общения с партнёрами со всего мира.
Работа в Zoom и Teams не стала для нас новинкой, у большинства руководителей подчинённые и в Кирове, и в Москве, кроме того, эти технологии мы и раньше использовали для общения с партнёрами со всего мира.
На пандемию пришлись два важных технических аудита, которые было невозможно отменить. Они прошли в онлайн-формате. В облачные хранилища выгружались необходимые документы, снимались видеофильмы и потом на виртуальных встречах по ним давались комментарии. В итоге и партнёры, и регуляторы остались довольны, возможно, такие мероприятия будут проходить в таком режиме и далее, что позволит также экономить средства на командировки.
Офис: новый взгляд на удалёнку
При ухудшении эпидемиологической ситуации в Москве в «Роснано» оперативно (всего за четыре дня) всех сотрудников перевели на удалёнку и оставили только тех, кто обеспечивает непрерывные бизнес-процессы, — сотрудников казначейства, IT-специалистов и технических работников, обслуживающих здание.
— В какой-то момент мы заблокировали пропуска всем сотрудникам, которых перевели на удалённый режим, и если сотрудник хотел прийти в офис, то он заранее писал письмо, зачем ему это нужно.
— В какой-то момент мы заблокировали пропуска всем сотрудникам, которых перевели на удалённый режим, и если сотрудник хотел прийти в офис, то он заранее писал письмо, зачем ему это нужно.
Если причина серьёзная, то я просил коллег из безопасности временно разблокировать пропуск, — рассказывает Александр Забузов, управляющий директор по работе с персоналом и административной деятельности «Роснано».
Сейчас сотрудников к работе в офисе возвращают посменно и далеко не всех. Ежедневно в офис приходит от 10 до 20% от списочного состава. В «Роснано» не так много сотрудников, которым требуется постоянное присутствие в офисе: у большинства есть ноутбуки, и им неважно, откуда работать. А система удалённого доступа ко всем ресурсам в компании работает уже много лет. IT-инфраструктура в целом справилась с повышенной нагрузкой. Сперва, когда количество звонков на service desk выросло в 10 раз, произошёл крупный сбой в работе почты, но после работы над ошибками всё удалось наладить.
В «Роснано» провели анализ перемещений сотрудников — инфицирование обычно происходит в общественных местах, поэтому тем, кто живет далеко и добирается на нескольких видах транспорта, рекомендовали работать из дома. Если это было невозможно — дали место на парковке возле офиса для личного авто или оплачивали такси. В целом в компании практикуется точечный подход и индивидуальные решения для каждого сотрудника.
В «Роснано» провели анализ перемещений сотрудников — инфицирование обычно происходит в общественных местах, поэтому тем, кто живет далеко и добирается на нескольких видах транспорта, рекомендовали работать из дома.
Практики поднятия командного духа на удалёнке
Компании отмечают, что личные разговоры и обсуждение нерабочих тем стали одной из мер психологической поддержки. Важным оказалось и держать сотрудников в курсе происходящего с бизнесом. В некоторых подразделениях «Роснано» для этого ввели еженедельные онлайн-встречи всего коллектива, хотя до пандемии такой практики не было.
— Мы поняли, что открытый канал коммуникации — это важно, — говорит Александр Забузов. — Люди делятся своим личным, руководители рассказывают о планах, все видят, что организация живёт и работает. Дополнительно собираться по правильным поводам — дни рождения сотрудников или важные даты в компании — тоже правильно.
Сотрудников «Нанолек» поддерживало ощущение общественной значимости их работы. Компания производит лекарственные препараты, в том числе социально-значимые, без которых докторам и пациентам пришлось бы тяжело.
— Эта мысль нам очень помогала в трудное время, — комментирует Михаил Некрасов.
— Сотрудники, которые остались на производстве, понимали, что они на передовой, их труд важен так же, как и труд врачей, люди выходили на своё рабочее место и выполняли свой долг.
— Сотрудники, которые остались на производстве, понимали, что они на передовой, их труд важен так же, как и труд врачей, люди выходили на своё рабочее место и выполняли свой долг.
Наши специалисты по внутренним коммуникациям проводили мероприятия, направленные на сплочение коллектива, увеличили количество постов в социальных сетях, делали мотивационные рассылки, проводили конкурсы. Мы стали использовать в наших социальных сетях хэштеги: #РаботаемНеПаникуем #КтоЕслиНеМы. Это не просто копирование модных словосочетаний. Это то, что мы чувствуем и чем руководствуемся.
Плюсы, которые принесла пандемия
Сокращение времени
Компаниям с собственным производством пришлось разделить труд по сборке, разработке и по проектированию. Часть сотрудников перестала тратить время на дорогу и лишние действия, благодаря чему удалось сильно ускориться. Производство стало более цифровым, технологи стали обдумывать оптимальные маршруты продукции. Пандемия выявила «мусорною работу» (waste по терминологии LEAN): например, оказалось, что какие-то документы можно не передавать лично, подвергая коллег дополнительным эпидемиологическим рискам.
Расширение географии
Организация удалённой работы позволила расширить возможности по привлечению новых сотрудников из регионов.
Расширение офиса без расширения физического пространства
Режим повышенной эпидемиологической опасности показал, что удалёнка эффективна и нанять людей можно и без увеличения офисного пространства.
Построение протоколов коммуникации
Многие путали разговоры с коммуникацией. Работа некоторых стартапов выглядела так: человек что-то рисовал и сам собирал. Знания не оседали в компании, и если нужный сотрудник заболевал, то весь процесс вставал. Карантин ускорил разработку и внедрение правильных протоколов коммуникации. Если задание сформулировано правильно, его не надо переспрашивать.
Снижение риска форс-мажора при встречах
Благодаря удалённой связи повысилась эффективность взаимодействия, потому что если из-за форс-мажора сотрудники не успевают на совещание, то подключаются, например, из автомобиля, и никакие рабочие встречи переносить не нужно.
Конкурентное преимущество
Организация удалённой работы, реорганизация процессов и принятие мер по недопущению распространения инфекции — всё это потребовало инвестиций. Но уже сейчас понятно, что это были именно инвестиции, а не затраты. Благодаря тестированию и мерам удается избегать масштабных вспышек, оперативно возвращать людей с изоляции. Когда другие компании закрыты, заказы выполняет тот, кто работает.
Минусы, которые принесла пандемия
Необходимость выработки новых привычек
Сотрудники, привыкшие работать в офисе с 9 до 18 часов, столкнулись с тем, что дома не могут сосредоточиться. Кроме того, у многих возникли проблемы с организацией качественного удалённого рабочего места. Условия дома у всех разные — у кого-то дома компьютер лучше, чем на работе, и есть отдельная комната, а у кого-то вообще нет ни компьютера, ни удобного рабочего места.
У многих людей нет культуры удалённого взаимодействия — не все понимают, что перед видеоконференцией нужно нормально одеться, сидеть так, чтобы было видно лицо, а не окно, чтобы фон был приличным и что нужно всегда отключать свой микрофон после разговора. Здесь помогают инструкции и памятки.
Недостаток живого общения
Далеко не во всех рабочих ситуациях онлайн-режим эффективен. В Zoom в рабочих группах можно встречаться, только если вы уже знаете, что делаете. Для мозгового штурма это не очень эффективная среда. Необходимо собираться вокруг стола и смотреть друг другу в глаза, следить за реакцией людей. Удалёнка не подходит всем и для всех целей.
Риск утечки информации
Риск утечки корпоративных данных существует всегда. Но в офисе защита уже налажена, поэтому какие-то важные банковские операции лучше делать в офисе. Что касается защиты во время онлайн-переговоров, то современные средства связи достаточно эффективны. Конфиденциальность при использовании корпоративных мессенджеров сохраняется практически на 100%. Однако человеческий фактор исключать нельзя. Но и он решается с помощью правил цифровой гигиены — пароль на устройствах должен быть установлен не только в офисе, но и дома.
Будущее: эпоха post-covid
Александр Забузов:
— Ситуация никогда уже не будет такой, как раньше. Уроки, которые мы вынесли за последние пять месяцев, мы не забудем. Неважно, где ты находишься, важно, чтобы ты качественно делал работу. Пятидневная рабочая неделя в офисе нужна не для всех. От того, что человек 2—3 дня работает из дома, эффективность может и не падать. Зачем делать два рабочих места, если работники могут работать посменно за одним и иметь два ящика для личных вещей? Рабочее место — это затраты на аренду, электричество, отопление, охрану. В то же время важно понимать, как человек живет вне работы, какие у него проблемы и каково его психологическое состояние.
Олег Лысак:
— Мы считаем, что все меры сохранятся и в будущем. Не ходить на работу с температурой 37.3 — хорошая практика, а эпидемия ОРВИ бывает каждый год. Нужно научиться относиться к этим мерам как к способу повышения производительности труда. Такие практики позволяют не только сохранить бизнес, но и масштабировать его быстрее.
Михаил Некрасов:
— Наши сотрудники достаточно быстро привыкли к новому формату совещаний, и встречи стали проходить продуктивнее с точки зрения экономии главного ресурса делового человека — времени. Мы научились ценить часы, минуты — ведь дома, как ни странно, работаешь больше, чем в офисе, такую закономерность выявили многие наши сотрудники. Фарма за время пандемии, в отличие от многих других отраслей, получила реальный толчок к развитию: мобилизованы все силы, государство регулярно ведёт диалог как с учёными, так и с фармпроизводителями. Очень надеемся, что такой диалог будет продолжен в дальнейшем и приведёт к принятию продуманных решений.
