Как сэкономить деньги и время на командировках. Inc. протестировал решение Smartway

Автор: Надежда Орлова

Иллюстрации: Анастасия Пожидаева

В большинстве компаний организация командировок — долгий процесс, который отнимает кучу времени, денег и нервов. На самом же деле, благодаря специальным платформам весь процесс можно оптимизировать и сократить буквально до пяти кликов. Мы протестировали одно из таких решений — сервис Smartway. Рассказываем, что из этого получилось.

Для тех, у кого нет времени читать подробный обзор

Главные выводы по итогам тестирования сервиса Smartway:

цены на авиабилеты не отличаются от покупки напрямую, цены на отели в большинстве своём аналогичны букингу;

аналитика строится хорошая, но реально она нужна, когда у компании десятки или сотни поездок каждый месяц;

формирование авансовых отчётов действительно упрощается за счёт встроенной интеграции с «1С»;

абонентская плата без сервисных сборов становится выгодной, когда в компании от 20 билетов в месяц;

мобильное приложение с полноценным функционалом — очень удобно.

Подсказка

Что за платформы для командировок и зачем они бизнесу?

B2B платформы — это следующий этап развития корпоративных поездок. Компания заключает договор и получает доступ в личный кабинет, где доступны все варианты билетов, отелей и других сервисов, необходимых для деловой поездки. Бизнес может открыть подаккаунты для сотрудников и задать правила и ограничения, чтобы быть уверенным, что покупки будут проходить согласно корпоративным правилам. Таким образом компания держит под контролем расходы на поездку. При этом круглосуточная поддержка сотрудников и возможность заказать нестандартные опции остаётся. Стоимость таких решений ниже, так как не нужно содержать штат агентов, которые только разбирают письма и отправляют варианты билетов в ответ.

Дополнительные бонусы: все данные хранятся в едином месте и на их основе можно построить качественную аналитику. Также такие решения легко интегрируются с внутренними системами документооборота и учёта.

О командировках Inc.

Сотрудники Inc. ездят в командировки не часто. Однако бывают международные бизнес-конференции или выступления известных спикеров, на которых приходится присутствовать лично. Раньше, как правило, сотрудник самостоятельно бронировал билеты и гостиницу через всем известные b2c сервисы, в некоторых случаях этим занимался секретарь или бухгалтер.

Не раз это приводило к дополнительным расходам. Например, наш сотрудник собирался на крупный международный форум. Он выбрал один из последних подходящих вариантов, но не смог расплатиться своей картой — платежи не проходили. Пока решал вопрос с банком, бронь слетела и пришлось покупать билеты с более высокой стоимостью и лететь с пересадкой. Итог — компания переплатила, а сотрудник потерял в поездке много времени.

Такое положение дел нас не сильно устраивало, хотелось навести порядок в процессах и в тоже время сохранить возможность выбора для сотрудников. Обычное турагентство с заказами по почте или телефону мы не рассматривали — это дорого и неудобно, так как сотрудники тратят на переписку с посредником больше времени, чем если занимаются организацией самостоятельно. В итоге было решено протестировать платформу Smartway.

Анна Наумова

главный бухгалтер Inc.

Сначала я отнеслась к идее скептически. В Inc. я работаю полгода, на предыдущих местах сотрудники не летали в командировки. Я понимала, что организовывать командировки должен специальный менеджер, но зачем для этого специальный сервис — мне было не совсем понятно.
Удобство сервиса я оценила, когда пришло время составлять авансовый отчёт. Во-первых, все отчётные документы формируются автоматом в сервисе и приходят мне на почту. Во-вторых, система интегрируется с «1С: Бухгалтерией» — данные по билетам подтянулись в авансовый отчёт нажатием на одну кнопку. Ещё я оценила аналитику по поездкам: можно точно увидеть, сколько денег и на что потрачено в командировке. Всю информацию можно отфильтровать и выгрузить таблицей.

Экономит ли Smartway деньги?

Да, хотя более существенную экономию смогут ощутить компании, сотрудники которых часто летают в командировки, — чем больше поездок, тем сильнее экономия, так как абонентская плата не меняется. Расскажем обо всём по порядку.

Стоимость билетов и отелей

В Smartway представлены билеты всех ценовых категорий и более чем комфортный выбор отелей, как российских, так и международных. Стоимость же идентична ценам на официальных сайтах авиакомпаний и популярных сервисов бронирования. В целом мы сделали вывод, что цены нам подходят и можно каждый раз не сравнивать с другими сайтами.

Нет сервисных сборов

В агентствах за каждую покупку приходится платить от 200 и до 1 тыс. руб. Фактически это оплата времени специалиста, который подбирает билеты. Бизнес-модель Smartway другая: компания платит небольшую абонентскую плату, но больше никаких сервисных сборов и наценок. При этом можно работать по постоплате, если компания так привыкла.

Кэшбек на компанию

У некоторых авиакомпаний есть корпоративные программы лояльности. По ним на счёт компании начисляется кэшбэк за поездки сотрудников. У Smartway заключены такие договоры с крупнейшими авиакомпаниями и клиенты могут получать до 7% обратно на счёт компании. Персональные бонусы сотрудников также останутся.

Экономит ли Smartway время?

Время сотрудников так же, а иногда и более ценно, чем деньги, поэтому нам было важно, чтобы им не пришлось его тратить впустую.

Автозаполнение данных

В сервисе хранятся данные сотрудников. Когда потребуется купить билет, паспорт, скидочные карты и т. п. подтягиваются автоматически. Это исключает ситуации, когда секретарь вынужден тратить время на выяснение номера паспорта у сотрудника. Раньше в таких ситуациях приходилось пересматривать почту в поиске прошлогодних писем от авиакомпаний.

Согласование вариантов

Желания сотрудников не всегда совпадают с финансовыми правилами компании, поэтому обсуждение каждого варианта по почте может отнять кучу времени. В Smartway же можно разово задать правила и ограничения для разных ситуаций и сотрудников, что позволит избежать дополнительных согласований в дальнейшем.

Закрывающие документы

Если работать с агентством, придётся ждать, пока они вручную составят закрывающие документы и пришлют их на почту. Это занимает много времени, а в случае ошибки придётся всё переделывать. В Smartway такой проблемы нет: документы формируются автоматически и всегда доступны в личном кабинете.

Удобен ли сервис в использовании?

В плане удобства мы оценили такие опции сервиса, как бронирование без изменения цены, наличие мобильного приложения, аналитика и документы внутри сервиса. Расскажем о них подробнее.

Общий функционал

Внутри Smartway напоминает классический сервис b2c, поэтому нам не пришлось проводить обучение. Сотрудники сразу разобрались, что и как, — это очевидный плюс. При этом функционал для Администратора достаточно обширный и полностью разобраться самому не всегда получится. Тут требуется небольшое обучение — у нас оно заняло около 45 минут: специалисты Smartway показали всё по Zoom.

Бронирование без изменения цены

Один из главных плюсов сервиса — в возможности «заморозить» выбранный рейс на длительное время без изменения цены. Иногда командировочные планы меняются, и пока команда обдумывает детали, несколько подходящих вариантов «ждут» решения.

Мобильное приложение

Мастхэв для любого современного сервиса. Мы бы даже не отмечали этот пункт отдельно, если бы не оказалось, что в России всего у нескольких компаний есть работающие приложения. В данном случае приложение содержит весь функционал, поэтому по факту можно вообще не пользоваться браузерной версией.

Аналитика

В Smartway всё достаточно удобно и понятно. Компания может выгрузить все данные в разных разрезах. Этот пункт приобретает актуальность для крупных компаний. А когда у вас несколько поездок в месяц, понятно, что анализировать просто нечего.

Дарья Филиппова

редактор спецпроектов Inc.

Я люблю летать в командировки. Это всегда совмещение приятного с полезным: новые деловые знакомства и возможность на пару дней сменить обстановку. Но что меня всегда раздражало — так это необходимость отчитываться перед бухгалтерией. Сохранять электронные билеты, посадочные талоны, чеки из гостиницы, переживать, если что-то потерялось.

Кроме того, если я бронирую билеты на работе, мне не нужно звонить домой и просить продиктовать номер моего загранпаспорта. Все данные уже есть в сервисе, мне нужно только сообщить, куда и в какие даты я лечу. Это очень удобно. К тому же можно забронировать поездку через приложение для телефона: это гораздо быстрее, учитывая, что ноут у меня далеко не всегда бывает под рукой.

Вывод

Inc. — небольшая компания, поэтому мы оценили работу Smartway в силу своих возможностей и потребностей. Понять, насколько это подходит вашей компании, достаточно просто — можно получить доступ в демо-версию. Это полностью рабочая версия, у которой лишь два ограничения: отсутствие возможности купить билеты и связаться с поддержкой.