«Меня слышно?» Правила этикета во время видеозвонков

Правило 1. Планируйте встречи заранее

Вспомните вашу реакцию, когда в середине рабочего дня вам в мессенджер неожиданно приходит сообщение со ссылкой на видеозвонок: «Подключишься?» Вы, конечно, подключаетесь, но без особого энтузиазма. А если все остальные участники получили такие же неожиданные сообщения, то вряд ли встреча будет продуктивной.

Планировать звонки, как и любые изменения в чьем-либо графике, рекомендуется не менее чем за два часа до события. За это время участники могут пересмотреть свои задачи, перенести их и в целом подстроить свой график. Но мы понимаем, что стихийные совещания — неизбежное зло. Зачастую их нельзя предсказать, поэтому планируйте свой день с учетом неожиданных митингов и заложите в график 30 минут, чтобы была возможность передвинуть задачи. Если видеоконференция неизбежна, то сделайте ее как можно удобнее и начните с простой ссылки на созвон, а не со сложного процесса регистрации. В VK Звонках вы можете создать ссылку-приглашение в один клик и отправить ее в календари или мессенджеры участникам встречи.

Правило 2. Выберите удобное для всех ПО

«У меня приложение не скачано», «я не зарегистрирован тут», «а мне еще доступ не выдали» — знакомые фразы? Если да, то вы знаете, как сложно иногда собрать на созвон людей, особенно из других команд. Назначая встречу на платформе, к которой привыкли вы, нужно понимать, что у других людей могут быть другие привычки, поэтому нужно сделать созвон комфортным для подключения любого человека.

Выбирайте инструмент с минимальными требованиями к подключению. Особенно это касается встреч с внешними командами. Выберите ПО, которое не требует установки, регистрации и верификации. Например, в VK Звонках нет необходимости в регистрации и есть возможности анонимно подключиться по ссылке, не имея аккаунта во «ВКонтакте», и пригласить неограниченное количество участников.

Правило 3. Заранее определите правила

Сколько раз ваши пятиминутные созвоны оборачивались часовыми конференциями? А после просьбы организовать созвон в общем чате вы сами в последний момент создавали ссылку и всех подключали. Такие моменты желательно продумывать заранее и устанавливать хотя бы неформальный регламент встреч. Если следовать ему, то все созвоны станут более понятными и, самое главное, предсказуемыми.

Заранее выясните, будет ли вестись запись звонка или нет, определите организатора встречи и укажите ее продолжительность. Также важно договориться о том, будут ли включены камеры. Хорошим тоном считается включать камеры во время звонков с клиентами и внешними командами. На внутренних встречах стоит выбрать тот формат, который будет устраивать всех, но все равно хорошо подумайте, прежде чем устроить созвон с камерами в 9 утра.

Правило 4. Сохраняйте рабочий тон

Подключиться на рабочий созвон в гавайской рубашке, с видом на море и криками чаек на фоне — хорошая идея, которая, скорее всего, не очень понравится вашим коллегам, даже если они об этом не скажут. С другой стороны, вы можете созваниваться из квартиры, где сосед активно занимается ремонтом, а дети выясняют отношения с кошкой. И то и другое очень ценные части жизни, которые лучше и оставить в рамках вашей жизни. Коллегам знать об этом не обязательно.

Во время встреч исключите интершумы и позаботьтесь о том, как выглядите вы и место, в котором вы находитесь. Вряд ли кто-то будет категорически против, но вы точно будете отвлекать людей. На этот случай в VK Звонках есть масса фонов, которые помогут настроиться на рабочий лад и не отвлекать других участников звонков. Кроме этого, у VK Звонков есть режим шумоподавления и никакие соседи и чайки не помешают людям слышать вас из другой точки земли.

Правило 5. Проверьте все заранее

Наверняка каждый хоть раз во время онлайн-презентации наблюдал за тем, как спикер пять минут ищет файл и еще пару минут пытается настроить микрофон, потому что его никто не слышит. Этих прекрасных моментов можно избежать, если подготовиться заранее.

Если вас ждет ответственный созвон, проверьте, как работает ваше соединение. В крайнем случае раздайте интернет со смартфона, чтобы была альтернатива. То же самое касается наушников, микрофона и камеры. Сделайте тестовый созвон, чтобы убедиться, что все в порядке. А если собираетесь транслировать на экран какие-то материалы, подготовьте их заранее. В VK Звонках подготовить все еще проще, потому что в сервисе появилась функция совместного просмотра видео, где вы можете транслировать, например, презентацию или онлайн-трансляцию прямо из «ВКонтакте» и не придумывать «костыли» с расшаром рабочего стола, а показывать контент в хорошем качестве.

Соблюдая эти несложные правила, вы сможете значительно повысить эффективность ваших встреч и удовлетворенность сотрудников. Организуйте видеоконференции с помощью VK Звонков, функциональность которых поможет решить все задачи как больших компаний, так и маленьких команд.