Берем на работу первого сотрудника: оформляем трудовой договор и другие бумаги, встаем на учет в ФСС

Придется повозиться: освоить упрощенный кадровый учет, провести с первым сотрудником инструктаж (а без него — нарваться на штраф), оформить трудовой договор, а потом отвечать, обучать и платить за сотрудника взносы. (Так что еще раз подумайте, действительно ли вам нужны новые люди).

(А еще мы знаем, как снизить затраты на персонал)

Пока можете не нанимать физлиц — не нанимайте. Придется возиться с бумагами и сдавать много отчетов, уж не говоря о том, что на налоги и социальные взносы за сотрудников вы потратите +50% к их зарплатам. А еще штатные сотрудники уходят в оплачиваемый отпуск и на больничные, гуляют январские и майские каникулы, получая зарплату. Часто нанять подрядчика — организацию или индивидуального предпринимателя — выгоднее, чем становиться работодателем. Разработать сайт может агентство, вести блог — ИП, а мыть полы в офисе — клининговая служба. Но если без штатного сотрудника совсем никак — надо делать вот что.

В первый рабочий день новоиспеченный сотрудник проходит вводный инструктаж. А проводит этот инструктаж предприниматель — ведь вам пока некому это поручить. Процедура формальная, но за несоблюдение этой формальности грозит штраф от 2 тыс. до 80 тыс. рублей.

План инструктажа возьмите в ГОСТ 12.0.004-2015, раздел «Б.1 — Примерная программа вводного инструктажа по охране труда». Вам предстоит рассказать о технике безопасности и правилах поведения на рабочем месте. Провести инструктаж можно устно, а можно расписать всё на бумаге и дать прочитать работнику. Можно записать подкаст или снять фильм, или отправить e-mail. Делайте что угодно, лишь бы донести до человека информацию. Всё это нужно лишь для того, чтобы сотрудник расписался в прохождении вводного инструктажа.

Но прежде чем читать лекции, оформите три документа и храните их на случай проверок:

Издайте приказ в свободной форме о назначении себя ответственным за охрану труда — чтобы иметь право проводить вводный инструктаж.

Быть микропредприятием удобно: можно вести упрощенный кадровый учет, то есть не создавать кучу внутренних документов, которые обязан штамповать более крупный бизнес. Правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности — микропредприятиям и знать об этом не нужно.

Микропредприятия — это АО, ООО, хозяйственные партнерства, производственные и потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и ИП с выручкой до 120 млн рублей в год, у которых не больше 15 работников (по гражданско-правовым договорам в том числе). Для ООО есть еще ограничения: иностранцу может принадлежать не более 49% организации.

Чтобы точно убедиться, что у вас микропредприятие, воспользуйтесь поиском по «Единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства». Его ведет налоговая и обновляет раз в месяц по 10-м числам.

Чтобы перейти на упрощенный кадровый учет, надо издать приказ в свободной форме и хранить его (регистрировать бумагу в госорганах не нужно).

Жирным выделены названия документов, которые нужны обязательно. Остальные требуйте по необходимости.

Посмотреть и переписать данные

Паспорт. Снимать его копию запрещено законом. Поэтому перепишите данные с первого разворота и со страницы о регистрации — точно как указано в документе: если написано «гор. Москва», писать надо именно так, а не «город Москва» или «г. Москва»

СНИЛС — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Если карточка утеряна, достаточно узнать и записать номер документа.

С ранее не работавшими сотрудниками сложнее: свидетельства у них нет, его надо оформить. Это делает работодатель в Пенсионном фонде в течение двух недель после заключения трудового договора. Можно попросить сотрудника сделать это самостоятельно в Пенсионном фонде или через многофункциональный центр (МФЦ), но он не обязан.

Военный билет или справка взамен военного билета, или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — просите у мужчин и военнообязанных женщин.

Документ об образовании — нужен, если деятельность требует особых навыков. У пиарщиков диплом можно не требовать или отсканировать школьный аттестат. Однако у главного бухгалтера обязательно должен быть диплом о высшем экономическом образовании.

В квалификационном справочнике должностей все расписано подробно, но не всегда верно: сказано, к примеру, что у главного маркетолога должно быть высшее экономическое образование, но в реальности на эту должность часто назначают людей вообще без «вышки» — и без последствий по закону.

ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика — не обязателен, если у человека его нет и он не хочет его оформлять.

На каждой копии напишите от руки «Копия верна», подпишите, поставьте дату и печать.

Забрать на хранение до увольнения сотрудника

Трудовая книжка. Если таковой нет, работодатель ее покупает и оформляет. Внесите запись о приеме на работу в течение трех дней после заключения трудового договора.

Медицинская книжка — нужна, если работа связана с продуктами питания, детьми или с бытовым обслуживанием людей. Медкнижка должна быть у поваров и официантов, парикмахеров и мастеров по маникюру, продавцов продуктовых магазинов и доставщиков пиццы. Медосмотры, результаты которых отмечают в медицинской книжке, сотрудник проходит за ваш счет.

Микропредприятия на упрощенном кадровом учете используют типовую форму трудового договора. Это утвержденный правительством шаблон, который надо заполнить, распечатать в двух экземплярах и подписать с сотрудником. Бумаги оформите в течение трех дней после выхода человека на работу, иначе можно получить штраф от 10 тыс. до 100 тыс. рублей.

В течение 30 дней с момента найма первого сотрудника встаньте на учет в ФСС как работодатель. Удобнее всего это сделать через Госуслуги. Когда будете нанимать второго, третьего и всех других работников, сообщать об этом в ФСС уже не надо.

Готово. Теперь вам ежемесячно, ежеквартально и раз в год надо платить за сотрудника социальные взносы и сдавать отчетность. РСВ-1, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, 4-ФСС, СЗВ-М — ух! Сделать всё правильно и не пропустить сроки помогут системы облачной бухгалтерии — «Мое дело», «Эльба». Если вы хотите делать это сами, всё же подключитесь к бухгалтерскому сервису на бесплатный пробный период — разберетесь, что к чему (а платить не придется).