Текст: Наталья Покровская

Фото: alpina.ru

Все мы стремимся быть продуктивными: делать как можно больше работы, но тратить как можно меньше времени. Однако мало кто задумывается о том, что этот «классический» подход может быть вовсе не эффективным. Как правильно расставлять приоритеты и планировать рабочее время, чтобы забыть о профессиональном выгорании, рассказывает главный консультант по продуктивности в компании Google Лора Мэй Мартин в своей книге «Оптимальный способ управления временем и энергией». Книга вышла в сентябре в издательстве «Альпина Паблишер». «Инк.» публикует ее отрывок.

Даже лучшие планы иногда не воплощаются в жизнь, если мы никак не можем завершить одно дело, опять и опять включая его в списки — изо дня в день, из недели в неделю. Допустим, вы хотите создать новый учебный модуль, чтобы научить других навыку, который сами уже освоили. Вы заносите этот проект в ежедневные и еженедельные списки, выделяете на него время, но по какой-то причине он не выполняется. Знакомая ситуация? Не будьте слишком строги к себе. Такое случается с каждым. Вот несколько тактик и стратегий, которые помогут избежать прокрастинации.

В нужное время

Не все временные интервалы в вашем календаре одинаковы. Если вы каждый день выделяете время с 14:30 до 15:30 для создания нового тренинга, но в этот час у вас мало энергии, вы сами настраиваете себя на то, что либо вовсе сорвете задачу, либо выполните ее плохо. Если вы беретесь за дело и чувствуете себя так, будто гребете против течения, значит, выбрано неподходящее время. Посмотрите на пункты, которые кочуют из списка в список, и спросите себя: «Когда у меня идеальное настроение для этого? Какое время будет идеальным? „Часы силы“? Распределяю ли я время правильно?» Дайте себе разрешение не делать что-то, извлеките урок и обратите внимание на закономерности.

Каждый раз, когда я планировала выполнить задачу, требующую больших затрат энергии, после того как мои дети ложились спать, я не хотела приступать к работе, потому что не было настроения. Поздно вечером мне просто не хватает сил, чтобы заниматься сложной мозговой деятельностью. Теперь я усвоила урок и больше не планирую дела на этот промежуток времени, оставляя для них интервал в другое время дня.

Полезно создавать ежедневные установки. Тогда ваш мозг привыкнет выполнять определенные задачи в определенное время и это сведет к минимуму размышления о том, чем лучше сегодня заняться. Наличие установок гарантирует, что вы вернетесь к работе определенного рода как минимум раз в неделю, и поможет настроиться на несколько дел, посвященных одной и той же теме.

Если вы хотите создать новый тренинг, попробуйте запланировать это на день с соответствующей установкой. Если пытаться создать новый тренинг в день, посвященный выполнению административных задач или звонкам клиентам, скорее всего, будет сложно переключиться на эту задачу. Может быть, у вас есть день, на который запланирована установка, связанная с темой тренинга, и после нескольких встреч и ответов на электронные письма из той же сферы вам будет легче приступить к работе.

Корни зла

Чтобы понять, почему вы откладываете дело на потом, нужно сначала выяснить, что именно в этой задаче заставляет вас избегать ее выполнения, например:

Тимоти Пичил, автор книги «Не откладывай на завтра: Краткий гид по борьбе с прокрастинацией», утверждает, что мы чаще всего откладываем те задачи, которые имеют семь признаков.

Чем больше таких признаков у задачи, тем больше вероятность того, что мы будем мысленно сопротивляться ей и избегать ее. Если определить, какими из этих признаков обладает задача, это поможет вам решить, как лучше двигаться вперед. Примеры приведены в таблице ниже.

Выяснив, какие именно свойства задачи заставляют вас медлить, вы сможете переосмыслить проблему. Если вам скучно и неприятно заниматься налогами и вы не видите в этом смысла, то можно посмотреть телевизор, пока вы собираете необходимые бумаги, нанять налогового консультанта и подумать, как распорядиться возвращенными деньгами, чтобы сделать задачу привлекательной. Три действия могут совершенно изменить ваше отношение к проекту.

Стратегии сопротивления

Выяснить причину прокрастинации важно для борьбы с ней в целом, но не всегда есть время, чтобы определить причину задержки каждого дела, которое вы откладываете на потом. Иногда причина банальна: вы просто отлыниваете от работы! Вот несколько советов, как быстро справиться с прокрастинацией.

«Швейцарский сыр». Иногда размер задачи кажется огромнымльо и самое сложное — сделать первый шаг. Если цель — бегать каждый день, она может показаться недостижимой, если нужно завтра же встать в 6:00 и пробежать 5 км. Но задачу можно превратить в «швейцарский сыр», проделав в ней дырки, чтобы она стала поменьше!

Я сократила задачу до такой степени, что мой мозг больше не сопротивляется, т. е. снизила психологическое препятствие для того, чтобы сделать первый шаг. Если я заведу будильник, проснусь, оденусь и надену кроссовки, то, скорее всего, уже не вернусь в постель. Я даже могу сказать: «Ладно, пойду прогуляюсь, раз уж обулась». Выйдя на улицу, можно перейти на бег — и пробежать 5 км. Если бы я ставила себе задачу пробежать 5 км, я бы не вытащила себя из кровати! <…>

Действуйте как собственный помощник. Как уже говорилось, в большом деле самое сложное — начать. Один из способов облегчить себе работу — это отделить подготовку от выполнения и делегировать первую задачу самому себе в роли помощника, что позволяет преодолеть барьер промедления.

Например, я долго ходила мимо кадки из необработанного дерева, которая стояла на веранде. Я хотела покрасить ее в белый цвет, но никак не могла заставить себя приняться за работу. И однажды, выйдя на веранду с чашкой кофе, я подумала: «Что бы сделал мой помощник, если бы хотел, чтобы я завтра покрасила кадку?» Я пошла в гараж, взяла краску, кисточку и полотенце, положила их рядом с кадкой — и ушла в дом. Выйдя на веранду следующим утром, я подумала: «Что ж, все готово, дело за малым». Получилось отлично! <…>

Остановитесь посередине. Работая над большой задачей, которую невозможно завершить за один присест, как правило, вы ищете естественную точку, чтобы сделать паузу, — например конец письма или раздела проекта. Позже вы вернетесь к работе с начала нового раздела. Как ни странно, это создает еще один барьер: новый раздел выглядит как препятствие, которое нужно преодолеть. Если же сделать паузу посередине, вам будет проще вернуться к работе и продолжить ее, потому что вы уже знаете, что делать дальше.

<…> Работая над большими многоэтапными проектами, старайтесь останавливаться, когда ваш мозг уже знает, что делать дальше. Начинайте писать письмо, даже если у вас нет времени закончить и отправить его, — в следующий раз, взявшись за него, вы сможете начать с места, на котором остановились, и быстро влиться в работу. Еще один вариант применения того же принципа: отправляя заранее повестку совещания или создавая ежедневный список дел накануне вечером, вы получаете время на размышление; возможно, вам придет в голову новая идея, о которой вы раньше не задумывались.

Установите время. Чтобы убедить себя приступить к выполнению задачи, нужно развеять иллюзию, что на нее потребуется вагон времени. Бывает, вы откладываете одну и ту же задачу неделя за неделей, а потом осознаете, что на ее выполнение нужно было меньше времени, чем вы потратили на постоянное занесение ее в список дел. Вот почему я считаю, что в ежедневном списке должно быть время для «небольших дел» — это заставляет мозг выявлять и выполнять задачи, на которые требуется 5–10 минут, вместо того чтобы избегать их.

Увидев, что вы действительно располагаете необходимым количеством времени, вы с большей вероятностью приступите к работе. Если у вас есть полчаса и вы не очень хотите заниматься тренингом, вам будет сложнее найти предлог не делать этого — потому что вы знаете: времени достаточно. <…>