• Usd 68.89
  • Eur 78.52

Редакция

editorial@incrussia.ru

Реклама

advertising@incrussia.ru

Журнал

«Сейчас легко испытывать страх или гнев. Сложнее —  благодарить за то, что есть». Андрей Дороничев (Google) — о том, как управлять собой во время турбулентности

«Сейчас легко испытывать страх или гнев. Сложнее — благодарить за то, что есть». Андрей Дороничев (Google) — о том, как управлять собой во время турбулентности

Рубрики

О журнале

Соцсети

Напишите нам

Что может пойти не так на удалёнке. 6 неочевидных проблем — и что с ними делать

Что может пойти не так на удалёнке. 6 неочевидных проблем — и что с ними делать
Фото: kohei_hara / Getty Images

Эпидемия коронавируса диктует новую реальность — и новые условия труда. Дистанционная работа, которая раньше была выбором немногих, сегодня стала настоящим трендом. Но вместе с очевидными плюсами вроде снижения затрат на питание и рабочие места удалёнка несет и ряд минусов. Помимо широко известных (нестабильность каналов связи, дополнительные издержки на инфраструктуру), есть и неочевидные проблемы. Вот что ещё у вас может пойти не так.

1

Инструментальный хаос


Арсенал инструментов для удалённой работы весьма широк. Счёт одних только мессенджеров идет на десятки — WhatsApp, Telegram, Slack, Lynx или даже ICQ (если кто-то его ещё помнит). А ещё есть средства для видеоконференций, обмена документами, планирования и отслеживания задач, обучающие платформы и напоминалки.

Проблема в том, что у всех ваших сотрудников могут быть разные предпочтения. И если в рамках одного отдела люди ещё способны как-то договориться, сделать это в масштабах всей компании с несколькими подразделениями будет сложнее. Организация рискует разбиться на кластеры и островки любителей JIRA, адептов Redmine, апологетов «Яндекс.Диск» или Google Drive. И если в части коммуникации определённый либерализм допустим, то в работе с файлами это уже чревато потерей данных, ошибками и накладками.

Решение этой проблемы — централизованный выбор корпоративных стандартов общения и хранения документов, а также общие правила использования ресурсов. Да, не всех ваших сотрудников обрадует такой подход. Но это лучше, чем потом собирать файлы по разным хранилищам и удивляться, что в сеть случайно слили какой-то конфиденциальный договор или контракт. Опять же, ваша служба инфобезопасности будет очень рада, что ей не придётся поддерживать стопятьсот разных сервисов.

2

Сложности с контролем сотрудников


При удалённой работе трудно понять, действительно ли человек выполняет рабочую задачу или же занят какими-то своими делами. Наличие никнейма в рабочем чате ещё ни о чем не говорит: ваш сотрудник может в это время гулять по парку и отвечать со смартфона.

Любые попытки как-то зарегулировать этот вопрос (например заставить всех включать камеру) обычно не дают ничего, кроме раздражения сотрудников. Поэтому от попыток всё контролировать придётся перейти к управлению по целям и обеспечить прозрачность работы.

Как это сделать? Например, завести общую рабочую доску в Trello, Jira или любом другом трекере, где есть колонки с разными этапами работы и виден статус каждой задачи. К примеру, если в вашей компании есть этап «Согласование» и на него тратится время — значит, должна быть и соответствующая колонка на доске. Если товар ждет отгрузки — заводите колонку «Ждет отгрузки», и т. д.

Но одной доски мало. Стоит каждый день по утрам проводить онлайн-встречи или созвоны — чтобы сотрудники рассказывали о выполненных за прошлый день задачах, планах на сегодня и нужных им ресурсах и помощи.

Всё это задает рабочий ритм и обеспечивает необходимую для всех прозрачность работы, снижает тревожность и неразбериху. А главное — развивает в людях привычку актуализировать свои задачи на доске (перетаскивать в нужный статус) и передавать на статус-созвонах работу друг другу. Тут хорошо пригодится знание Канбан-метода, который доводит эффективность бизнес-процессов почти до совершенства и помогает слаженно работать большому количеству людей.

3

Конфликты и недопонимание при онлайн-созвонах


80% информации мы получаем невербально — поэтому при использовании видеоконференций и онлайн-созвонов людям сложнее друг друга понять. Пропадает общее поле для взаимопонимания группы, каждый видит что-то своё.

Так устроен наш мозг — он моментально считывает информацию с языка тела и интерпретирует её. В зачёт идет всё — поза, положение рук и ног, цвет и выражение лица, причёска… С помощью всех этих невербальных и непроизвольных сигналов мы транслируем группе своё отношение к происходящему, намерения и даже некоторые мысли.

Если представить себе любой скриншот видеоконференции, глядя на него, понять намерения, дальнейшие действия и общее отношение к происходящему участников гораздо сложнее, чем в реальном конференц-зале.

Дело в том, что мы видим лишь верхнюю часть тела участников (в основном голову и плечи), а всё остальное скрыто за кадром. Информации катастрофически недостаточно — и мозг начинает додумывать. Если собрание происходит в свободном режиме без повестки дня и ведущего, то вероятность недопонимания и конфликтов кратно возрастает.

Кроме того, за всеми этими отдельными окошками просто трудно уследить. Зачастую человек начинает говорить и только спустя несколько секунд другие понимают, чья именно это речь. Возникают задержки и запаздывания, а отдельные участники видеоконференции просто «отваливаются» от общего обсуждения — они что-то упустили, а когда дискуссия ушла далеко вперед, догнать её очень сложно.

Все эти проблемы решаются активной фасилитацией онлайн-собрания. Ведущий (фасилитатор) берёт на себя задачу отслеживать разные потоки обсуждения и делать так, чтобы все успели высказаться, полностью воспринять информацию и понять, что делать дальше. На него же ложится задача перефразировать потенциально конфликтные высказывания участников в нейтральном ключе, чтобы купировать негативную реакцию в зародыше.

4

Свободная дискуссия превращается в ад


Когда во время онлайн-конференции начинают говорить одновременно несколько человек, возникает хаос. Чтобы не допустить этого, фасилитатору нужно организовать очерёдность высказывания и следить за порядком.

Отлично работает разделение дискуссии на фазы. Этот приём пришел к нам из техники брейншторма, где есть следующие этапы: высказывания мнений, анализа, интеграции и принятия решения. На каждой фазе участники могут делать только что-то одно — например озвучивать свои варианты решения проблемы (без оценки со стороны других) или делиться опасениями (опять же без общего обсуждения). Фаза интеграции даёт возможность обсудить по очереди все озвученные мнения и риски. На последнем этапе участники голосуют за варианты (с учётом предыдущего обсуждения) и принимают решение.

При соблюдении этих фаз и правил все участники остаются в контексте происходящего, сохраняют вовлечённость и не «отваливаются». Кроме того, такой формат обычно исключает конфликты — итоговое решение принимается всеми. Да, это занимает больше времени, но и эффективность вырастает в разы.

5

Трудности в работе с документами


На удалёнке сложнее работать с общими документами — их нельзя просто передать из рук в руки, а потом сесть рядом и обсудить. Приходится договариваться о том, где они будут храниться и как фиксировать в них изменения.

Решение возможно при использовании «правила Amazon». В этой компании запрещены презентации — руководители отделов перед рабочей встречей в течение получаса самостоятельно изучают доклад коллеги и делают для себя пометки. И только после этого начинается обсуждение.

Этот способ дает возможность каждому составить своё мнение, двигаясь с комфортной ему скоростью и не подвергаясь влиянию харизматичного выступающего, который может навязать свою позицию или «замотать» неудобный вопрос. Эффективность и качество обсуждения доклада резко возрастает.

Для работы над общим документом в онлайне тоже надо дать команде время в начале встречи — чтобы каждый мог предварительно прочитать и осмыслить написанное. Но учтите, что во время обсуждения вам, возможно, понадобится демонстрировать на экране своего компьютера те фрагменты документа, которые планируется обговорить, — это умеют делать Skype и Zoom.

Следует также договориться о месте, где будет храниться документ. Вариантов много — от вашего внутреннего сетевого хранилища до внешних сервисов вроде «Яндекс.Диск» или Google Drive. Важно, чтобы все пользовались одной и той же платформой. А ещё не забудьте договориться о структуре хранения — чтобы было легко найти нужный документ.

6

Асинхронность общения


Как бы мы ни старались, при удалённой работе обсуждение идет с задержкой. В мессенджерах совершенно нормально ответить на вопрос спустя час после его отправки. Если же вы по старинке используете электронную почту, время ожидания может растянуться на сутки. Конечно, можно и позвонить, но в современном мире это часто считается невежливым.

В условиях удалённой работы больше нельзя пройтись по отделу и посмотреть, кто что делает, или перекинуться словечком-другим с коллегой за обедом. Вот что помогает ускорить коммуникацию:

  • правило «Нужно спросить — звони»;
  • общая доска задач — на ней видно, кто чем занят. Важно, чтобы все сотрудники постоянно обновляли статус своих задач и писали к ним небольшие комментарии;
  • регулярные «летучки» или ежедневные онлайн-встречи для обсуждения задач на доске;
  • демонстрация результатов группы — чтобы было видно, чего достигла команда усилиями каждого.

В общем, переход на удалённую работу — не такой простой и приятный процесс, как может показаться на первый взгляд. Но если учесть подводные камни, всё непременно получится — и вполне возможно, после окончания социальной изоляции вы решите остаться на удалёнке навсегда.