Разобраться • 9 декабря 2025
Бухгалтерия без боли: как ИП и ООО вести учет самостоятельно и не утонуть в бумагах
Бухгалтерия без боли:
как ИП и ООО вести учет
самостоятельнои не утонуть
в бумагах
Малый бизнес может обойтись без услуг бухгалтеров, если умеет пользоваться онлайн-сервисами: это не очень сложно и может выручить, если сейчас нет возможности нанять бухгалтера в штат.
Мы приготовили небольшой чек-лист, который поможет вам принять решение — научиться вести учет самостоятельно или все-таки пригласить специалиста хотя бы на аутсорс. Бонусом — собрали типичные ошибки начинающих предпринимателей в бухгалтерии, чтобы вы могли на них научиться.
Малый бизнес может обойтись без услуг бухгалтеров, если умеет пользоваться онлайн-сервисами: это не очень сложно и может выручить, если сейчас нет возможности нанять бухгалтера в штат.
Мы приготовили небольшой чек-лист, который поможет вам принять решение — научиться вести учет самостоятельно или все-таки пригласить специалиста хотя бы на аутсорс. Бонусом — собрали типичные ошибки начинающих предпринимателей в бухгалтерии, чтобы вы могли на них научиться.
ЧТО УЧЕСТЬ ПЕРЕД ВЫБОРОМ СЕРВИСА
ЧТО УЧЕСТЬ ПЕРЕД
ВЫБОРОМ СЕРВИСА
Бухгалтерский учет необходим даже самому малому бизнесу: он помогает поддерживать порядок в финансовых потоках, не терять деньги из виду, ставить реалистичные цели по росту бизнеса, вовремя отказываться от нерентабельных направлений. И главное — вовремя подавать налоговые декларации, избегая штрафов.
Самостоятельное ведение бухгалтерии не требует профильного образования или обучения на спецкурсах. Онлайн-сервисы могут взять на себя часть рутины: они умеют автоматизировать расчеты, формировать отчетность и напоминать о сроках. Главное условие — владелец бизнеса должен держать руку на пульсе и лично контролировать эти процессы.
Какие вопросы нужно задать себе перед тем, как решиться взять на себя роль бухгалтера в своей компании?
Какие вы ставите цели и какой у вас объем задач?
Некоторым предпринимателям нужен только базовый расчет налогов и автоматизация платежей, другим — полноценная поддержка при подготовке и сдаче отчетности. Перед выбором сервиса важно понять, какой набор функций требуется именно вам: базовый или комплексный (чем более сложный и большой бизнес, тем больше опций требуется). Это серьезно влияет на стоимость сервиса.
Если сейчас время затянуть пояса — есть и бесплатные сервисы, например, подготовка налоговой декларации по УСН от Департамента предпринимательства и инновационного развития города Москвы.
Какая у вас система налогообложения?
Стандартные системы налогообложения и спецрежимы — УСН, ЕНВД, ОСНО — требуют разных форм учета, у каждого режима — свои особенности и документооборот. Есть сервисы, которые специализируются, например, на спецрежимах, а есть те, которые работают со всеми сразу.
Можно ли сделать интеграцию бухгалтерии с банком и CRM-системами?
Может ли сервис выгружать данные из 1С, подтягивать платежки и выписки? Насколько удобен его интерфейс? Если принципиально работать с CRM — это важно учитывать. Об интеграция сервиса с банками тоже лучше узнать заранее.
Интеграция с банками позволяет подключать банковские аккаунты для автоматической загрузки доходов и расходов, это упрощает формирование отчетности.
Сервисы для ведения бухгалтерии предоставляют и некоторые банки. ВТБ позволяет вести в приложении банка бухгалтерский и налоговый учет для ИП на УСН, ОСНО и патенте и для ООО на УСН и ОСНО. Специалист сервиса «Бухгалтерия ВТБ для бизнеса» рассчитывает и загружает предстоящие платежи в личный кабинет сервиса, после чего предприниматель должен самостоятельно оплатить и отправить документы в ФНС. Там же можно вести расчет и начисление заработной платы и кадровый учет.
Похожие программы в целом есть у многих крупных банков, подобные сервисы можно найти, например, у «Т-банка» или «Альфа-Банка».
Планируете ли вы нарастить обороты в ближайшее время?
Если да, то лучше выбрать сервис «на вырост» — который работает не только с ИП, но и с ООО. А если вы уже ООО, то присмотритесь к платформам, которые работают и с более крупными компаниями. Например, у Контура есть сервис для компаний до 200 сотрудников.
Есть ли у сервиса демо-режим?
Некоторые площадки предлагают бесплатное тестирование на какой-то срок, что придется кстати, если вы никогда не пользовались онлайн-бухгалтерией и с трудом представляете, о чем идет речь. У 1С, например, есть возможность воспользоваться таким предложением на их демонстрационной базе или создать свою собственную тестовую версию. Если да, то лучше выбрать сервис «на вырост» — который работает не только с ИП, но и с ООО. А если вы уже ООО, то присмотритесь к платформам, которые работают и с более крупными компаниями. Например, у Контура есть сервис для компаний до 200 сотрудников.
Прозрачное ли ценообразование у сервиса?
Посмотрите, понятно ли, что входит в пакет, а что будет стоить дополнительных средств.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ НАЧИНАЮЩИХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ В БУХГАЛТЕРИИ
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
НАЧИНАЮЩИХ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
В БУХГАЛТЕРИИ
1. Отсутствие первичной документации
Все хозяйственные операции должны быть подтверждены различными первичными документами — это может быть чек или акт выполненных работ. Без таких документов бухгалтерская запись считается недействительной, что может привести к увеличению суммы налога (если ФНС не примет расход к вычету, к примеру).
Для обработки первичной документации широко применяется ИИ. Например, есть робот-бухгалтер, который сканирует и распознает первичные документы и готовит их для ввода в учетную систему.
ИИ в учете
Искусственный интеллект изменил многие сферы жизни — в том числе и финансовый учет. Сейчас чаще всего он применяется в трех сценариях:
- Автоматизация обработки документов. Системы на основе ИИ распознают тексты и извлекают данные из первичных документов, причем точность доходит до 95%
- Прогнозирование бюджетов. ИИ проводит анализ продаж, расходов, учитывает рыночные тенденции и на основе этого дает прогноз о предполагаемых доходах и существующих рисках.
- Внедрение в ERP-сервисы. Там ИИ помогает ускорить процессы, найти и исключить дублирование данных.
2. Ошибки в первичной документации
Накладные, акты, счета, договоры — если оформлять все документы вручную, легко что-то перепутать или забыть. Несоответствия в датах, отсутствующие подписи, неправильно оформленные акты — все это влияет на сумму начисленных налогов, и также может привести к некорректным начислениям.
3. Пропущенные сроки отчетности и платежей
Сдача деклараций и уплата взносов всегда происходит в определенные даты. Их легко пропустить, если нет напоминаний или календаря. Есть вероятность опомниться через несколько дней — и пусть штрафы за каждую просрочку будут небольшими, если это происходит регулярно, финансовые потери могут огорчить. Особенно часто дедлайны пропускают предприниматели, которые ведут учет вручную. Календарь платежей всегда можно создать в специальных сервисах (например от платформы МСП.РФ).
4. Несистемная работа и отсутствие автоматизации
Например, предприниматель собирает систему из нескольких разрозненных решений. Платежи в одном месте, отчетность — в другом, налоги — в третьем. Такое решение «на коленке» будет работать какое-то время, но данные могут теряться, операции — дублироваться, а часть информации придется переносить вручную.
Избегать ошибок бизнесу помогают грамотно настроенные процессы, в нестандартных случаях — помощь эксперта. Начинать всегда нужно с простых шагов. Так, на старте неплохо настроить календарь платежей (это можно сделать через платформу МСП.РФ). А для полноценной автоматизации рутины есть сервисы, которые сами готовят отчетность, следят за сроками и работают с банками. В некоторых из них (например в «Бухгалтерии ВТБ для бизнеса») можно получить поддержку персонального бухгалтера, если она понадобится.
