Чек-лист: 7 правил действительно продуктивного (и креативного) совещания

1. Обсуждайте всё что угодно

   Приходя на встречу, оставляйте за дверью собственные предубеждения, ограничения, табу и стремление отвергать идеи, не выслушав их до конца. Любые темы имеют право на обсуждение. Чем они запутаннее и противоречивее, тем важнее в повестке дня. Иначе зачем назначать собрание, если вы не готовы говорить о самом сложном?

2. Все равны

   Люди не должны бояться озвучивать собственное мнение, спорить, предлагать идеи или задавать вопросы в присутствии руководителей. Наделите каждого участника встречи равным правом голоса. Именно разнообразие мнений, опыта и знаний позволяет находить креативные решения. Если вы подчиненный, не бойтесь спорить с людьми, превосходящими вас в должности. Если руководитель — не давите авторитетом на тех, кто с вами работает.

3. Пусть выскажется каждый

   Интроверты обычно не вступают в споры. Экстраверты, напротив, любят поговорить. Если на часовую встречу пришли 6 человек, проследите за тем, чтобы каждый говорил примерно по 10 минут. Конечно, не стоит отсчитывать время по секундомеру, но в то же время нельзя позволять одним участникам полностью завладеть «эфирным временем», а другим тихо отсидеться в сторонке — дайте слово всем. Не забывайте, что лучшие решения рождаются только после того, как выслушан каждый.

4. Ничего личного

   Не давайте волю эмоциям и не впутывайте в обсуждение личные отношения, иначе спор превратится из конструктивного в деструктивный. Спорьте с аргументами, но не с людьми. Оценивайте идеи, а не сотрудников, которые их предложили. Страстное отношение к делу — это прекрасно, но только до тех пор, пока эмоции не берут верх. Постоянно задавайте себе вопрос: я всё еще готов (-а) выпить пива (вместе пообедать, сыграть в боулинг) с этим сотрудником? Если ответ отрицательный — значит, что-то идет не так.

5. Что случилось в переговорной — остается в переговорной

   Вы должны доверять участникам совещания, чтобы не бояться выставить себя перед ними дураком. Договоритесь, что происходящее на совещании ни при каких обстоятельствах не станет известно посторонним людям. Ничто так не подрывает доверие в команде, как нарушение этого правила.

6. В конце концов примите решение

   Ни одно совещание не должно проходить впустую. В начале озвучьте причину встречи и тот результат, которого вы от нее ждете. В процессе напоминайте себе (и другим участникам) о цели переговоров и не забудьте в конце концов принять решение. У совещания может быть только два приемлемых исхода: вы либо достигли договоренности по обсуждаемому вопросу, либо точно поняли, какой информации вам для этого не хватает, где и от кого ее получить и когда вы соберетесь в следующий раз, чтобы принять окончательное решение.

7. Гаджеты — под запретом

   Было время, когда люди приходили на совещания без смартфонов и ноутбуков. В основном потому, что тогда их еще не существовало (да-да, я не молод). Потом это вошло в привычку. «Зато мы можем делать несколько дел одновременно», — оправдываемся мы. На самом деле это не так. Человек не многозадачная система, он не может фокусироваться на всём и сразу, чем-то обязательно приходится жертвовать. Недавно я ушел со встречи, потому что один из ее участников отказался убрать ноутбук. Я ушел не потому, что посчитал это проявлением неуважения (хотя так и было), а потому что этот человек то и дело отвлекался и пропускал мимо ушей то, что говорили другие. Если происходящему на совещании вы уделяете только половину внимания (а другую половину — смартфону или ноутбуку), сделайте встречи на 50% короче — и в это время не отвлекайтесь!

   Определиться с правилами встречи перед ее началом — очень полезно. Используйте мой список и время от времени добавляйте в него собственные пункты. Вы можете (и должны) позволить своей команде поучаствовать в разработке свода правил, который сделает ваши встречи эффективными. Все коллективы разные, а значит, правила могут меняться. Но если к ним приложит  руку каждый член команды, в дальнейшем все будут соблюдать их куда охотнее, чем если бы вы просто «спустили» свод законов «сверху».

Эта статья — выдержка из моей книги Un-Kill Creativity: How Corporate America Can Out-Innovate Startups («Возрождение креативности: как усовершенствовать американские стартапы»).

Мнения обозревателей Inc. могут не совпадать с мнением редакции.

Читайте нас в Facebook, Twitter и ВКонтакте.