Разобраться • 19 августа 2025
Как организовать полезный групповой созвон
Как организовать полезный групповой созвон
Текст: Татьяна Дворцова
Фото: Unsplash
У компаний, которые работают полностью удалённо, доходы растут в 4 раза быстрее. В мире 28% сотрудников работают полностью удалённо, а 16% компаний уже перешли на полностью удаленную работу без физического офиса. Так что групповые созвоны стали неотъемлемой частью бизнес-процессов. Однако многие компании сталкиваются с проблемой: вместо повышения эффективности такие встречи приводят к снижению продуктивности команды. Давайте разберемся, почему это происходит и как исправить ситуацию.
У компаний, которые работают полностью удалённо, доходы растут в 4 раза быстрее. В мире 28% сотрудников работают полностью удалённо, а 16% компаний уже перешли на полностью удаленную работу без физического офиса. Так что групповые созвоны стали неотъемлемой частью бизнес-процессов. Однако многие компании сталкиваются с проблемой: вместо повышения эффективности такие встречи приводят к снижению продуктивности команды. Давайте разберемся, почему это происходит и как исправить ситуацию.
Почему созвоны вредят бизнесу?
Причина 1
Потеря фокуса
Постоянные переключения между задачами и встречами мешают сотрудникам погрузиться в рабочий процесс. Исследования показывают, что после каждого прерывания требуется около 20−25 минут, чтобы вернуться к прежнему уровню концентрации.
Причина 2
Временные затраты
Рабочие созвоны часто затягиваются, превращаясь в бесконечные обсуждения. Сотрудники тратят часы на встречи, которые можно было бы провести в формате короткого письма или асинхронного обсуждения.
Причина 3
Информационный шум
На планерках совещания часто обсуждаются вопросы, не касающиеся всех участников. Это приводит к информационной перегрузке и снижению эффективности коммуникации.
Причина 4
Психологическое напряжение
Постоянные онлайн-встречи создают дополнительный стресс. Необходимость быть постоянно на связи и участвовать в рабочих созвонах истощает эмоциональные ресурсы сотрудников.
Причина 5
Снижение автономности
Чрезмерный контроль через созвоны подрывает доверие к сотрудникам и снижает их мотивацию. Люди чувствуют себя менее самостоятельными и инициативными.
Как сделать созвоны эффективными
Способ 1
Четкая повестка
Перед каждой планеркой составляйте подробный план обсуждения. Распределяйте время на каждый пункт и строго следуйте расписанию.
Способ 2
Правило 20/20
Ограничивайте длительность встреч 20 минутами. Этого времени достаточно для решения большинства рабочих вопросов.
Способ 3
Обязательная подготовка
Раздавайте материалы заранее. Пусть участники приходят на встречу уже подготовленными к обсуждению.
Способ 4
Альтернативные форматы
Не все вопросы требуют живого общения. Используйте асинхронные методы коммуникации там, где это возможно.
Способ 5
Фиксированное время
Установите определенные часы для групповых созвонов. Это поможет сотрудникам планировать свой день.
Способ 6
Правило микрофона
В больших встречах используйте правило поднятой руки. Это предотвращает перебивания и помогает структурировать обсуждение.
Способ 7
Документирование решений
Ведите протокол встречи и рассылайте его всем участникам. Это помогает избежать недопонимания.
Способ 8
Ротация участников
Приглашайте только тех, чье присутствие действительно необходимо. Это сэкономит время всем участникам.
Способ 9
Интерактивные инструменты
Используйте доски для совместной работы и другие цифровые инструменты для повышения эффективности обсуждения.
Способ 10
Обратная связь
Регулярно собирайте отзывы о формате встреч и корректируйте подход на основе полученной информации.
Практические советы по проведению планерок
Подготовка к планерке
Предварительная работа играет ключевую роль в успешности встречи. Начните подготовку минимум за день до запланированного созвона. Составьте подробный план обсуждения, определите основных спикеров и распределите время на каждый пункт повестки.
Структура эффективной планерки
Вступительная часть должна занимать не более 5−7 минут. Начните с краткого обзора результатов предыдущего периода:
- Подведите итоги выполненных задач
- Отметьте достижения команды
- Проанализируйте возникшие сложности
- Обсудите ключевые метрики
Основная часть планерки посвящена обсуждению текущих задач:
- Определите приоритетные направления
- Распределите ответственность между участниками
- Установите конкретные дедлайны
- Обсудите возможные риски
Практические инструменты эффективности
Тайм-менеджмент — важнейший аспект успешной планерки:
- Используйте таймер для контроля времени каждого выступающего
- Установите строгие временные рамки для всей встречи
- Делайте короткие перерывы между блоками обсуждения
- Следите за соблюдением регламента
Организация обсуждения
Структурированный подход к обсуждению помогает избежать хаоса:
- Создайте четкую повестку дня
- Определите правила коммуникации
- Используйте визуальные материалы
- Подготовьте необходимые документы заранее
Работа с участниками
Вовлечение команды — ключевой фактор успеха:
- Дайте возможность высказаться каждому
- Поощряйте конструктивную критику
- Создавайте атмосферу открытости
- Фиксируйте все предложения
Завершение планерки
Заключительный этап должен включать:
- Подведение итогов обсуждения
- Формулировку конкретных договоренностей
- Распределение ответственных
- Установку контрольных точек
- Документирование решений
Практические рекомендации
1. Проверяйте работоспособность оборудования и стабильность интернет-соединения. На всякий случай имейте про запас дополнительный канал связи.
2. Документируйте результаты договоренностей: список задач, ответственных, сроки реализации и контролирующих сотрудников.
3. Не пренебрегайте обратной связью сотрудников в конце планерки. Дайте возможность коллегам высказать свои пожелания и видение процесса, затем проанализируйте, как можно оптимизировать обсуждение, определите, что может ускорить процесс принятия решений или распределение задач.
Помните, что эффективная планерка — это не просто формальность, а инструмент для достижения бизнес-целей. Правильно организованная встреча помогает команде сфокусироваться на приоритетных задачах и повысить общую продуктивность работы.
Дополнительные советы
- Используйте интерактивные инструменты для вовлечения участников
- Создавайте комфортную атмосферу для открытого диалога
- Следите за вовлеченностью команды
- Регулярно анализируйте эффективность формата встреч
- Адаптируйте подход под потребности команды
Рабочие созвоны могут быть как благословением, так и проклятием для бизнеса. Ключ к успеху — в правильном балансе и грамотном подходе к организации встреч. Помните: цель не в том, чтобы проводить меньше встреч, а в том, чтобы сделать каждую встречу максимально продуктивной.
