KPI и ERP: как управлять бизнесом на расстоянии
Алексей Баранов 5 лет успешно руководит бизнесом дистанционно — постоянно путешествует, зимой живет во Вьетнаме. Чтобы последовать его примеру, придется подготовить компанию: выстроить систему удаленного управления, технически оснастить бизнес, избавиться от стереотипов о том, что сотрудники обленятся, если не стоять над душой. Вот поэтапная инструкция для тех, кто готов рискнуть, чтобы жить полной жизнью.
Дистанционное управление только выглядит сложным и рискованным предприятием. Бывают задачи, которые приходится решать лично, — продление электронной подписи, оформление доверенности для заместителя, многие операции с недвижимостью. Не все банки открывают расчетный счет по доверенности. Такие задачи я решаю наездами в Россию — подбираю время так, чтобы приехать и решить сразу все. Однако большинство вопросов можно решать дистанционно.
Если вы готовы освободить офисное кресло на продолжительный срок — готовьте компанию организационно и технически. Подготовку лучше проводить этапами и участками.
Разберитесь со стереотипами
У многих собственников есть заблуждения, которые заставляют их постоянно находиться в офисе и тонуть в операционке.
«Работники недостаточно компетентны»
Собственник считает, что никто кроме него не сможет нормально выполнить задачу. Но зачем тогда вообще нужна команда? Когда руководитель решает задачу вместо своего подчиненного, он платит деньги зря, отказывается от более эффективных альтернативных решений и берет на себя ответственность за результат. Сотрудники отучаются думать и просто ждут от начальника правильного ответа.
«Работники трудятся усерднее, если над ними висеть»
Это не так — работники трудятся усердно, когда их труд организован. Продуктивность сотрудников связана с тремя аспектами: контролем процесса, критериями измерения результата, мотивацией к труду. Физическое присутствие босса в офисе слабо с этим связано. Чаще всего оно лишь вытекает в массовую прокрастинацию. Я сам видел, как руководитель расхаживает по офису, словно гепард в саванне, пытаясь «найти и уничтожить» на компьютерах работников ВКонтакте и онлайн-игры. Сотрудники играют с ним в игру «Сверни окно вовремя». Когда побеждает шеф, он ругает работника, — но работники побеждают чаще.
«Если работать удаленно, бизнес станет неконтролируемым»
Тоже неправда. Контроль и присутствие — не одно и то же. Присутствие — это когда вы видите глазами и можете потрогать руками, а контроль — это когда вы ожидаете результат и получаете то, что хотели.
Контролировать можно и дистанционно, нужно лишь выстроить для этого систему. Система дает понимание: кто что должен сделать, как и когда это проверить. А там уже не важно, будете вы ею пользоваться из офиса в Самаре или из гамака на Гоа.
Выстройте систему удаленного управления
Если правильно выстроить систему управления, то удаленно вы будете так же эффективны, как и в офисе. Для этого нужно сделать пять основных вещей.
1
Составьте схему процессов компании
Разделите процессы по направлениям деятельности: продажи, маркетинг, производство, хранение, финансы и так далее. Для каждого направления распишите задачи и бизнес-процессы.
2
Распределите должности
За каждое действие в каждом процессе должен отвечать компетентный сотрудник. Он может взять на себя несколько задач — главное, чтобы они не мешали друг другу.
3
Разработайте показатели эффективности (KPI)
У каждого сотрудника и у каждого бизнес-процесса должен быть KPI. Чтобы подобрать показатели, начните с цели — что должно стать результатом работы сотрудника. Например, менеджер по продажам должен продать на 500 тыс. рублей в месяц, а эйчар — провести два тренинга. Поставьте план по каждому показателю.
4
Создайте должностные инструкции
Цель инструкции — согласовать представления руководителя и исполнителей о целях работы, процессе, доступных инструментах и измерениях результата. Инструкция должна быть однозначной и понятной. Чем детальнее вы опишите действия работника, тем выше шанс, что работа будет выполнена именно так, как вы задумали.
5
Организуйте сбор управленческих отчетов
Чтобы принимать обоснованные управленческие решения, собственник должен иметь информацию о состоянии ресурсов — четко видеть, как каждое решение отражается на активах бизнеса. Для этого нужен управленческий учет. Данные в учет должны поступать моментально — нельзя принимать решения, пользуясь устаревшей информацией.
Например, для учета финансов нужно минимум два отчета — о движении денежных средств и о прибылях и убытках. Первый показывает, сколько у компании денег на счетах, второй — сколько она зарабатывает. В них должна поступать точная информация по каждой финансовой операции. Похожая картина с учетом товаров и материалов — должно быть отражено, где и на основании чего получен, списан или перемещен товар.
Подготовьтесь технически
Чтобы система контроля функционировала, нужно технически оснастить ваш бизнес — ввести инструментарий для постановки задач, принятия результатов и учета всех активов и процессов.
Общение
Некоторые руководители считают, что видеть и слышать своих подчиненных — очень важно. Им надо по-старинке собрать всех в кабинете, заглянуть в глаза и послушать объяснения о выполненной или невыполненной задаче. А что мешает делать это дистанционно? Интернет и технологии настолько развиты, что создают эффект присутствия в офисе: хотите заглянуть в глаза — Skype, хотите послушать оправдания — WhatsApp. Только заранее проверьте качество связи там, куда переезжаете.
Бизнес-процессы
Продажи удобно вести в CRM-системах. Тут тотальный контроль воронок, маркетинговые отчеты и торговая аналитика в удобном виде. Все, что делает отдел продаж, будет под вашим контролем.
Для управления бизнес-процессами используют BPM-системы (business process management, управление бизнес-процессами), в которых можно прописать каждый шаг сотрудника, даже развилки и ввод результатов, — система будет контролировать и подсказывать, чтобы сотрудник не мухлевал. Управленческий учет ведется в ERP-системах (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия).
Лучшие CRM, BPM и ERP интегрируются друг с другом и выдают перекрестную аналитику. Так, например, вы сможете проанализировать маркетинг и оплаты от покупателей в одном отчете, чтобы понимать, какая категория клиентов для вас выгоднее. Перекрестные отчеты позволяют комбинировать наиболее эффективных сотрудников с наиболее выгодными контрагентами, а также формировать пакетные предложения.
Документы удобно вести без бумаги, в системах электронного документооборота. В них вы сможете коллективно работать с документами и таблицами, доступ к файлам будет отовсюду, где есть интернет.
Важно, чтобы системы были совместимы между собой. Мы работали с компанией, которая вела первичные документы и производственно-товарный учет в 1С, продажи в Bitrix24, расписание встреч — в Google Календаре. У сотрудников из-за необходимости обновлять информацию вручную различались данные, терялось время. Когда мы объединили эти три системы в 1С, стало проще контролировать продавцов, перестали пропадать и путаться задачи, а главное, появилась вся необходимая аналитика.
