Как найти, завоевать и удержать крутого фрилансера

Согласно недавнему исследованию, 33% россиян уже выполняют разовые задачи или полноценно работают без оформления в штат, при этом полностью перейти на фриланс готовы 27% опрошенных, а еще 45% считают этот вариант вполне вероятным. Во многих компаниях часть задач выполняют фрилансеры. Сотрудничество с внештатными исполнителями совсем не похоже на работу с обычными сотрудниками. Вот как выстроить работу со специалистами на аутсорсе правильно.

С чего начать

Найм фрилансера — ключевой этап. Ошибки при выборе специалиста ставят под угрозу качество выполнения задачи целиком. В первую очередь обратитесь к своим знакомым и партнёрам по бизнесу. Прямая рекомендация не только сэкономит время на поиск, но и сразу даст примерное представление о ценах на нужные услуги. Это убережёт вас от переплаты в 2—3 раза выше стандартных расценок.

Правда, «сила фейсбука» может подвести вас в самый неподходящий момент. У наших партнеров был неприятный опыт с найденным через соцсеть исполнителем, который предложил работать через некий сервис, где нужно было внести предоплату, после чего дизайнер перестал выходить на связь. Поэтому, если вы ищете фрилансера в соцсетях, обращайте внимание на количество общих друзей и не стесняйтесь расспрашивать их о незнакомом вам человеке.

Если рекомендаций у вас нет, фрилансера нужно подбирать через специализированные биржи или сообщества. Принцип подбора схож с поиском сотрудника в штат. После оценки профилей, портфолио, отзывов и формирования списка кандидатов им нужно дать тестовое задание и оценить его результаты.

Тест как квест

Ставьте боевые задачи. Проще всего оценить потенциал фрилансера на реальных, а не специально придуманных заданиях, даже небольших. Если результат будет хорошим, его можно будет использовать в деле (и в этом случае нужно обязательно оплатить работу кандидата, бесплатного труда быть не должно). Понятно, что в этом случае приходится брать на себя риск финансирования неудачных заданий. Но тест нужен в первую очередь нам.

Срок как индикатор. Назначайте дедлайн выполнения задания. Можно спросить исполнителя, сколько ему нужно времени, и проанализировать подход человека к оценке своих временных затрат. Не трагедия, если исполнитель пообещал выполнить работу за три дня, но не уложился в срок, при условии, что он предупредил о задержке. Мы нормально относимся даже к тому, что человек в течение оговорённого срока отказывается от заказа и уведомляет об этом. У всех случаются форс-мажоры. Худший вариант, когда за эти 3 дня человек просто пропадает. Искать его нет смысла. Если уже на этом этапе начались проблемы, значит, у кандидата проблемы с самоорганизацией.

Рука на пульсе фрилансера

Разрешите задавать вопросы. В отличие от штатного сотрудника, который в любой момент может подойти и уточнить нюансы задания, фрилансер получит от вас текст в почте или мессенджере. Каким бы умным и ответственным он ни был, погружение все равно займёт больше времени, чем для штатного сотрудника. Часто фрилансеры думают, что если они начнут что-то уточнять, вы усомнитесь в их профессионализме. Поэтому, чтобы на этапе сдачи работы не было ошибок и проблем, продемонстрируйте, что вы приветствуете уточняющие вопросы. Лучше всего назначить с фрилансером звонок, чтобы ещё раз подробнее обсудить все требования. Живой разговор больше располагает к уточнениям.

Наберитесь терпения. Наивно полагать, что вы получите от фрилансера удовлетворяющий вас на 100% результат с первого раза. Особенно это касается копирайтеров и других представителей творческих специальностей. Процесс «выращивания» фрилансеров под конкретную компанию требует времени. Если у вас времени нет, будьте готовы, что результат получится менее креативным и более механическим.

Держите в тонусе. Даже самого адекватного исполнителя время от времени нужно взбодрить. Смиритесь с тем, что приоритетами сотрудника на аутсорсе управлять сложнее, чем временем членов штатной команды. Даже если вы согласовали сроки и гонорар, ваша задача может быть отложена в долгий ящик или вовсе не быть выполнена, потому что другой заказчик платит больше. Обычно исполнители надеются завершить те задачи, за которые им пообещали больше, а потом уже возвращаются к остальным, если клиенты ещё не «отвалились». В этой ситуации не существует инструментов давления, которые заставят фрилансера изменить свои приоритеты. Немного перестраховаться помогут дедлайны с максимальным запасом. Главная причина, по которой фрилансеры не сообщают о переносах дат, а затем сразу сдают готовый продукт, — боязнь, что признание в затягивании сроков может повлиять на оплату или их будущие заказы от вас. Будьте убедительны и объясните ему, что подобные обсуждения никак не отразятся на вашем сотрудничестве, если вы сможете всё обговорить заранее.

Держите под рукой «план B». При работе с новыми внештатными сотрудниками будьте готовы к тому, что человек неожиданно перестанет выходить на связь. Убежден, что любая компания, отдающая часть работы на аутсорс, может поделиться парой-тройкой историй о форс-мажорах, возникших из-за недобросовестности фрилансера.

Мы пережили более неприятный опыт, чем просто внезапное исчезновение сотрудника. У нас на удалёнке работал человек, который отвечал за организацию таргетированной рекламы в соцсетях. Мы работали с ним довольно долго, и пока он работал за фиксированную плату, проблем не было. За время работы он успел завести знакомства со штатными коллегами (он периодически приезжал на наши корпоративные мероприятия) — и в конечном счёте стал пользоваться безграничным доверием.

Однажды мы решили увеличить вложения в рекламу и стали перечислять ему значительные суммы для пополнения рекламного кабинета. В какой-то момент у нас возникли подозрения, что деньги расходуются не по целевому назначению. Внутренняя проверка это подтвердила: человек сговорился с одним из сотрудников и списывал деньги на несуществующие кампании. Привлечь бывших сотрудников к ответственности оказалось непросто: изначально не было формы отчетности, которая позволяла бы фиксировать результаты работы максимально подробно. У нас не было доступа к аналитике рекламных кабинетов — мы не видели, поступают ли деньги на счёт. Кроме того, внештатник вёл рабочую переписку и с нами, и со своим подельником во внешнем мессенджере, который позволяет безвозвратно удалить её.

Из этой истории мы извлекли два урока: в компании должна быть налажена понятная и прозрачная система отчётности, а вся рабочая переписка между сотрудниками, связанная с денежными вопросами, должна вестись во внутреннем мессенджере.

Взаимный комфорт

Подключите фрилансера к своим системам постановки задач. Не бойтесь выбирать комфортные условия и для себя. Практически во всех случаях мы просим фрилансеров добавляться в наши внутренние чаты и задачи. Вся работа ведется в специальной системе, и нам не нужно переходить в Telegram или WhatsApp ради одной-двух задач. Часть аутсорсеров может отказаться, и придется выбрать, что важнее: привычный подход к ведению проектов или специалист. Мы периодически делаем исключения, если речь идет о классных исполнителях.

Работа в таск-менеджере — оптимальный способ взаимодействия с фрилансерами:

• вы сокращаете время для обсуждений и правок;
• все нюансы задачи зафиксированы в одном месте, доступны заказчику, менеджеру и исполнителю;
• взаимодействие с фрилансером становится объективнее за счёт присутствия в переписке большого количества сотрудников. Если общение происходит только между фрилансером и менеджером, вы рискуете получить необъективный фидбек о работе исполнителя и потерять его;
• фрилансер также сможет контролировать вас и сроки исполнения проекта через ваш таск-менеджер — это вызовет у него больше доверия к компании.