Опенспейс без границ: как сделать эффективной распределенную команду

Сегодня в большинстве крупных организаций нет ни полностью «удаленного», ни полностью «офисного» сценария. В любом бизнесе есть специалисты, которым хотя бы пару раз в неделю необходимо присутствовать на рабочем месте, например, бухгалтерии или финансовому отделу. Наоборот, те компании, которые настаивают на обязательной работе из офиса, не могут работать исключительно офлайн: у них есть филиалы в регионах, производственные площадки и десятки партнеров. Гибридная коммуникация в современном мире просто неизбежна.

Эффективно объединять онлайн- и офлайн-команды помогают современные инструменты для гибридных коммуникаций. Сегодня они переживают фазу активного роста, в них появляется новый функционал, который позволяет решать проблему объединения команд новыми способами. Но никакие современные онлайн-инструменты не помогут бизнесу сохранить командный дух и вовлеченность сотрудников в процессы.

Согласно глобальному исследованию Cisco, 62% сотрудников во всем мире считают критически важной возможность работать из любой точки, но при этом лишь четверть работодателей готовы предоставить по-настоящему гибкий режим (Cisco Hybrid Work Study). Этот разрыв между ожиданиями и возможностями бизнеса неизбежно становится источником напряжения внутри команд. Но он же стимулирует компании инвестировать в комплексные инструменты, которые позволяют выстроить «эффект присутствия» — независимо от того, находится ли сотрудник в соседнем кабинете, на другом конце страны в филиале или подключается из дома.

В распределенных командах офис перестает быть местом постоянного пребывания в рабочее время. Все чаще он превращается в пространство для встреч и совместной работы. Отсюда появляются гибкие рабочие места, системы бронирования, переговорные кабинки для одного человека, где можно спокойно провести видеозвонок. Переговорные комнаты все чаще оснащаются решениями для видеоконференций, чтобы каждый сотрудник ощущал себя равноправным участником встречи вне зависимости от того, сидит ли он в офисе или подключается по ссылке. Речь не только о возможности подключить ноутбук к плазменной панели. Для эффекта погружения нужен целый комплекс решений — это, например, камеры с умным зумом, которые могут автоматически фокусироваться на говорящем, микрофоны и саундбары, интерактивные панели.

Важно понимать, что гибридная работа невозможна без сквозных сценариев. Типичная ситуация: несколько сотрудников обсуждают задачу в мессенджере, решают созвониться и запускают звонок прямо из чата. В процессе им нужно визуализировать идеи — они открывают онлайн-доску и работают с ней в том же окне. После этого искусственный интеллект формирует итоги встречи и отправляет их в общий чат. Если при этом некоторые из коллег находятся в офисе, все нужные действия они могут совершать в переговорных комнатах.

Важное дополнение: если все это делается в рамках одной платформы, команда экономит время и силы. Если же приходится переключаться между несколькими решениями, ценное время теряется. Это понимают во всем мире: унифицированные коммуникации — один из главных трендов в бизнесе. По данным Precedence Research, рынок унифицированных коммуникаций (Unified Communications, UC) вырастет с $169,9 млрд в 2025 году до $613 млрд в 2033. Это один из самых быстрорастущих сегментов в корпоративных технологиях.

ИИ для эффективности и work-life balance

То, что стало уже очевидным — технологии искусственного интеллекта перестали быть дополнительной опцией. Интеграция ИИ-ассистентов с платформами унифицированных коммуникаций стала уже необходимой для большинства крупных компаний. Если еще недавно автоматическая транскрибация или саммари встреч воспринимались ими как «приятный бонус», то сегодня от их наличия зависит выбор корпоративного решения.

Исследования показывают, что использование ИИ-помощников увеличивает производительность сотрудников на 15% (Generative AI at Work, arXiv). Наше исследование с J’son & Partners Consulting показало, что экономия времени благодаря ИИ-функциям коммуникационных платформ составляет до 12,2 часов в неделю на сотрудника.

Для крупных команд это означает не только рост эффективности, но и снижение психологической нагрузки: меньше ручной работы с заметками и отчетами, больше фокуса на содержательной части коммуникации.

Уже сейчас ИИ-помощники помогают находить необходимую информацию в огромном массиве данных, накопленных по итогам встреч и переписок, выполнять рутинные задачи различных специалистов. Например, ИИ, интегрированный в UC-решение, помогает в HR-аналитике — он отслеживает ключевые метрики вовлеченности в рабочие процессы и тональность коммуникации среди сотрудников. Благодаря этому HR-директоры могут отслеживать, какие тренды появляются в компании, выявлять зоны риска и оперативно реагировать на них.

А если заглянуть в недалекое будущее, то ИИ-помощники возьмут на себя роль агентов — будут не просто консультировать, но и выполнять задачи: например, назначать встречи, бронировать переговорные комнаты, заполнять заявления на отпуск.

Есть еще один аспект, о котором нельзя забывать крупному бизнесу — это безопасность. Высокие требования к защите данных — не повод отказываться от гибридного офиса. Компании, которым не подходит работа «в облаке», могут разворачивать коммуникационные платформы на собственных серверах. Это позволяет контролировать данные и соответствовать требованиям регуляторов. Дополнительные слои безопасности — возможность добавить многофакторную аутентификацию, интеграция с SIEM-системами, использование современных протоколов шифрования и защита от DDoS-атак.

По опыту могу сказать, что важным элементом сохранения командного духа в гибридной среде становится обучение: совместное освоение новых навыков создает точки соприкосновения даже у сотрудников, работающих в разных городах и странах. Онлайн-форматы обеспечивают доступность и масштабируемость — лекции и практикумы можно проходить в удобное время, а интерактивные инструменты — от простых опросов и реакций до VR-тренажеров и симуляций — повышают вовлеченность.

Очные сессии также необходимы. Они позволяют закреплять теорию через практику, что особенно важно для командных заданий и кейсов, требующих личного взаимодействия внутри конкретных бизнес-юнитов. Такой баланс дает ощущение включенности в общую корпоративную культуру и поддерживает мотивацию.