Как всё успевать, когда у вас миллион срочных дел. Метод временных блоков
Главы компаний часто жалуются, что заняты так сильно, что иногда не могут «найти время» на дела, которые они сами считают приоритетными. В доказательство они показывают свои календари, переполненные назначенными встречами и звонками. Но управленческий талант проявляется как раз в том, чтобы не «находить время», а контролировать его и правильно расставлять приоритеты. Для этого нужно составить такой план, который не позволит мелочам отвлекать вас от главного. Вот как это сделать.
Я рекомендую своим клиентам, среди которых топ-менеджеры и основатели крупных компаний, подход, который я называю «защищённый план». Суть его в том, что он защищён от внешних помех и не позволяет отвлекаться от главного, например от стратегического планирования, на «срочные» мелочи.
В основе метода лежит разбивка дня или недели на блоки времени в зависимости от ваших приоритетов и того, в какие часы или дни у вас оптимальная продуктивность. В результате мы получаем периоды «потоковой» работы, которые чередуются с перерывами.
1
Составьте список дел
Для начала составьте список всех своих проектов и обязанностей. Затем прикиньте, сколько часов в неделю вам потребуется на их решение. Укажите, где потребуется один большой отрезок времени, а где — можно тратить понемногу каждый день. Если вы пользуетесь календарем, просмотрите планы на предыдущие недели и убедитесь, что учли все намеченные ранее дела.
В результате должен получиться недельный список дел с указанием времени на их выполнение и периодичности вашей работы. Если рабочая нагрузка превысила 30—35 часов, первым делом нужно снизить её до разумных пределов. Для этого расставьте приоритеты или делегируйте часть своих обязанностей.
2
Определите самое продуктивное время
Большинство людей ошибочно полагает, что часы в течение дня ничем не отличаются друг от друга. Но это не так! С точки зрения концентрации и качества работы, утро, день и вечер очень сильно отличаются. Поэтому нужно понять, прежде чем планировать расписание, когда и над какими задачами вы будете работать продуктивнее всего.
Если вы «жаворонок», лучшим временем для работы могут оказаться первые часы после подъёма или завтрака. «Совам» может быть удобнее работать после обеда, когда есть возможность сосредоточиться на большой задаче и проявить свою креативность.
Чтобы определить свое пиковое время, заведите дневник. В течение нескольких дней отмечайте те часы, когда вы чувствуете максимальную концентрацию и работоспособность.
3
Распределите временные блоки
После того как вы определили список приоритетных задач и свои продуктивные часы, можно приступить к планированию недели. Начните с больших блоков времени, необходимых для сосредоточенной непрерывной работы. Такие блоки могут быть ежедневными, либо их может быть всего два или три в неделю. В начале лучше, если их будет слишком много, чем слишком мало.
Как только самые крупные блоки распределены, начните добавлять средние и маленькие. Убедитесь, что запланировали время на выполнение стандартных рабочих процедур (деловая переписка, совещания, просмотр отчётов и т. д.). Я обычно советую выделять 6—7 часов в день и включать в план один-два «резервных» блока для непредвиденных задач.
4
«Защищайте» свой график
После того как вы составили свой идеальный график, важно его придерживаться несмотря ни на что. Когда кто-то хочет с вами встретиться, предложите время, которое выделено у вас именно для встреч. Если забыли запланировать подобную активность, используйте один из резервных блоков.
Главное — ни в коем случае не двигайте остальные блоки! Это ключевое правило. Пусть другие приспосабливаются к вашему графику.
5
Будьте гибким, но устойчивым
Иногда уступать всё же придётся, например для встреч с начальством или важными клиентами. Если вы оказались вынуждены подстроиться под чужое расписание, ни в коем случае не вычёркивайте свои запланированные на это время блоки! Старайтесь сделать всё возможное, чтобы порядок их расположения в вашем графике остался максимально близким к тому, как вы его запланировали. Возможно, для этого придётся переместить блоки на другой день и переназначить другие встречи.
Если времени катастрофически не хватает, можно выбросить какой-то блок. Но только тот, который связан с наименее важной для вас задачей! Не стоит просто удалять блок, который «конфликтует» с внезапно образовавшимися делами. Попробуйте перестроить планы так, чтобы оптимизировать свой график.
Поначалу использовать эту стратегию может быть непросто. Потребуется время, чтобы определить самые важные задачи, оптимальные размеры блоков и часы максимальной концентрации в течение дня. Но как только это удастся, вы станете не только успевать больше, но и тратить время на действительно важные задачи, чтобы достигать своих главных целей.
