Все еще рискованно: как, зачем и по каким правилам работать с фрилансерами
За последние два года бизнес стал чаще сотрудничать с фрилансерами. Кто-то обращается к сторонним специалистам из-за перестройки внутренних процессов, кто-то — по причине релокации сотрудников или ради сокращения издержек. Так или иначе перед руководителям компаний встает закономерный вопрос, как получить от взаимодействия с внештатниками максимальную пользу. Что делать, чтобы добиться от исполнителя желаемого результата, не потратив при этом впустую время и деньги, рассказывает глава PR-отдела сервиса для безопасных сделок с фрилансерами Solar Staff Александр Норовяткин.
Прежде чем искать специалиста «на стороне» и думать о том, как с ним работать, стоит разобраться, действительно ли вам это нужно. Существует несколько сценариев, в которых компании прибегают к помощи фрилансеров, и каждый требует индивидуального похода. Рассмотрим подробнее, какие правила применять в работе с внештатными сотрудниками в каждом из случаев.
Помощь штату
Зачастую компании обращаются к фрилансерам, если есть задача, которую уже выполняют штатные сотрудники, но руководство сомневается в том, что их силами проект удастся закончить в срок.
- Где искать фрилансеров? Когда вы привлекаете людей для подобных задач, искать их следует там же, где вы бы искали квалифицированного специалиста для найма в штат. В первую очередь помогает «сарафанное радио».
В случае с фрилансером найти человека именно по рекомендации еще важнее — так вы застрахуете себя от рисков (будете уверены в том, что не исчезнет, не украдет клиентов, сделает работу вовремя).
Если рекомендации не помогли, полезными будут фриланс-биржи, а также специализированные сообщества в Telegram и других соцсетях. Как и при обычном найме, следует попросить у потенциального работника портфолио, подтверждающее прошлые заслуги, чтобы посмотреть, как он справляется с похожими проектами.
- Как выстраивать работу? Прежде всего нужно определиться, какие задачи отдаются на фриланс, а какие — решаются внутри.
Важно обговорить эти моменты со всеми участниками процесса, чтобы люди в штате понимали, почему фрилансеры делают именно эти вещи, а фрилансер понимал, что от него ожидают. Иначе возможны сбои в коммуникации, которые чреваты двойной работой. Если разные специалисты будут заняты одним и тем же, в итоге снизится эффективность всего коллектива.
Стоит сразу четко расписать, как будут взаимодействовать между собой существующая и проектная команды. Для этого необходимо ответить на несколько вопросов:
- Как ставить задачи?
- Кто будет менеджерить работу?
- Кто, как и когда будет принимать результаты?
- Как разбираться, если что-то пойдет не так, разрешать конфликты?
- Если у фрилансера появится вопрос к руководителю, как они будут общаться — напрямую или через менеджера?
Также важно выстроить четкие рамки, чтобы внештатники понимали, сколько и до какого результата они будут работать на проекте. Если это люди, которых вы хотите взять потом в штат (либо просто планируете сотрудничать с ними регулярно), стоит постепенно интегрировать их внутрь компании — добавлять в чаты, звать на мероприятия, и т. д.
Должен ли фрилансер быть доступен все восемь часов рабочего времени, как штатный сотрудник? Зависит от договоренностей, но обычно нет. Гибкость графика и свободу фрилансеры иногда ценят больше денег.
К тому же многие из них привыкли делать много работы за короткое время, а потом долго отдыхать. Кроме того, чем больше дескрипторов офисной работы — рабочий график, фиксированная зарплата, процесс выплаты, — тем больше это похоже на трудовые отношения. Если вы не хотите, чтобы налоговая посчитала, что вы уклоняетесь от закона, лучше избегать таких требований.
Перед тем как фрилансер приступит к выполнению своих задач, важно рассказать ему, что у вас за компания, в чем ее ценности и миссия, что за задачи предстоит решать — в общем, дать все вводные максимально, как вы бы сделали в первые дни работы с новым сотрудником в штате.
Не забудьте узнать, какие есть вопросы, и дать контакты тех, к кому можно обращаться с проблемами. Доказано, что хороший онбординг увеличивает эффективность работника на 25%. Нет причин, по которым это не распространялось бы на фрилансеров, если они выполняют те же задачи, что и штатные специалисты.
- Как оценивать результаты? Перед стартом работ необходимо обговорить критерии оценки, и важно, чтобы их сформулировал именно менеджер, который нанимает фрилансера к себе в команду. Это может быть сочетание качественных и количественных параметров: выполненная работа, выросшие показатели, фидбек команды — главное, чтобы сам человек об этом знал.
Уникальные задачи
К помощи фрилансеров прибегают и тогда, когда у бизнеса есть новая задача, но нет специалистов, которые знают, как ее решить. Возможно, их не успели нанять, а работать надо уже сейчас, либо компания тестирует гипотезу и не торопится брать кого-то в штат. В любом случае опытный фрилансер закроет потребность бизнеса здесь и сейчас.
Важно понимать, что если вы нанимаете фрилансеров под конкретную новую задачу, возможно, у вас в команде даже нет того, кто сможет полноценно менеджерить таких специалистов, — поэтому работа с ними подразумевает еще большую степень свободы и доверия.
- Где искать? Как и в случае с помощью штатным сотрудникам, выбирать специалиста лучше всего по рекомендациям, которые тут играют решающую роль. Возможно, придется поискать на LinkedIn или даже обратиться за хантингом в агентство.
По-настоящему хороших специалистов с редкими компетенциями на рынке обычно и так знают, так что, может быть, вам и не придется их искать.
Вопрос, скорее, в том, что вы будете готовы им предложить, чтобы они захотели влиться в вашу команду.
- Как выстраивать работу? Первое, чего нельзя делать — заниматься микроменеджментом. Квалифицированных специалистов обычно нанимают, чтобы они занимались проектной деятельностью и сами определяли, как должна быть решена задача. Нужно, конечно, выстроить систему, при которой вы сможете сверять свои статусы.
Заранее определите пункты работы, в которых человек будет отчитываться, чтобы вы понимали, что проект идет по плану. Здесь не так важна культура компании и процессы — важнее личные договоренности со специалистом и сочетание рабочих стилей.
Например, есть люди, которые привыкли быстро работать, — им нужно, чтобы им быстрее давали информацию, оперативно договаривались о встречах. А есть те, кто, наоборот, склонен думать дольше, а потом выдавать результат.
Важно, чтобы фрилансер и менеджер, с которым он общается на постоянной основе, совпадали в этих ритмах — иначе один не сможет выдавать (или получать) результат за ожидаемый период времени, а другой будет раздражаться от постоянного давления. В итоге это приведет к неэффективному сотрудничеству.
- Как оценивать результаты? Обычно стороннего специалиста привлекают, чтобы достичь какого-либо качественного результата. При этом у самого заказчика может не хватать экспертизы для определения критериев оценки такой работы.
В подобном случае исполнитель может сам подсказать, что он готов сделать за определенную цену и период времени. Фрилансер становится неким ориентиром для заказчика — снимает с него «головную боль» и сам говорит, что от него реально ожидать.
Например, если мы нанимаем человека для выстраивания отношений с партнерами для нового интернет-магазина в Армении, то он сам может оговорить, какое количество партнеров он сможет привлечь, сколько контрактов заключить.
Рутинная работа
Иногда бизнесу нужны дополнительные люди для выполнения рутинных задач. Например, чтобы разгрузить штатных специалистов и дать им возможность заняться чем-то более творческим. Такие фрилансеры выполняют несложные задачи и помогают разгрузить штатную команду.
- Где искать? Можно пользоваться биржами фрилансеров или специализированными чатами для поиска проектных исполнителей. Это значительно ускорит процесс.
Рекомендации и портфолио не имеют ключевого значения — скорее, важно, чтобы человек был адекватным (это можно выяснить в небольшой предварительной переписке).
- Как выстраивать работу? Здесь важны максимально четкие инструкции. Нужно, чтобы руководитель направления создал полноценный гайд: что делать и в каких случаях.
Причина, по которой этих людей нанимают, — разгрузка команды. Если инструкции нет, этого не происходит: фрилансеры своими вопросами отнимают больше времени, чем экономят.
Также нужна четкая система постановки задач и распределения работы. Важно заранее обговорить: кто ответственный и принимает задачи, кто отчитывается, какие KPI у конкретного человека или команды, сколько часов в день фрилансеры работают и в какое время.
- Как оценивать результаты? Здесь это сделать проще всего — в соответствии с KPI. Например, если фрилансер сделал только 50% работы — это неудовлетворительный результат. Скорее всего, он получит половину оговоренного гонорара.
Юридические тонкости
С фрилансерами (самозанятыми, ИП или физлицами) можно работать по договору гражданско-правового характера (ГПХ). В нем прописываете список задач, которые надо выполнить. Если ГПХ планируется, например, на 3 месяца, то можно заключить рамочный договор и вписать туда график работы на первый месяц.
В качестве подстраховки можно заключить договор, в котором указано, что 50% гонорара — это предоплата и 50% — постоплата. Так у фрилансера будет меньше соблазна исчезнуть, потому что иначе он просто не получит деньги.
Есть случаи, в которых это более сложно сделать, например инфлюенс-маркетинг, который работает по полной предоплате, или рынок квалифицированных разработчиков. Здесь помогают сервисы для оплаты, в которых есть эскроу-механики: они «замораживают» деньги заказчика, гарантируя исполнителю, что он точно получит оплату, но только тогда, когда сделает работу. Компания, в свою очередь, может быть уверена, что заплатит только после того, как фрилансер покажет результат.
Чем больше фрилансеров с вами сотрудничают, чем разнообразнее их налоговые статусы и обширнее география, тем выгоднее использовать сервисы для оплаты их труда.
Когда компания работает больше чем с 15 фрилансерами в месяц, внутренние процессы начинают сильно тормозиться — нужно постоянно получать чеки, передавать банковские реквизиты, проверять их, и т. д. Кроме того, есть ситуации, когда исполнители находятся в других странах и перевести им деньги вручную нельзя.
Для снижения рисков можно также прописывать штрафы при срыве сроков, держать в голове «запасного фрилансера» или кого-то из внутренней команды. Вообще полезно иметь некое «облако талантов» — список проверенных подрядчиков, к которым вы можете обратиться, чтобы они спасли ситуацию.
Фрилансеры — это не какие-то особенные люди. То, что может насторожить в работе с штатным сотрудником, стоит проецировать и на них. Если специалист пропадает, не делает работу в срок, придумывает «отмазки» и не учится на ошибках — с ним, конечно, лучше попрощаться, ведь главное — это выстроить адекватные и человечные рабочие отношения.
Все, что вы знаете о сотрудничестве, можно применить к фрилансеру, сделав поправку на то, что это более независимые люди, — тогда вы сможете долго и успешно работать вместе.
