Факсимиле в бизнесе: когда можно штамповать подпись — и как не нарваться на штраф

Что такое факсимиле

Факсимиле — это воспроизведение собственноручной подписи в виде точной копии, которую можно использовать без физического участия подписанта. По сути, это «заместитель» живой подписи, применяемый для ускорения документооборота, особенно при подписании большого объема типовых документов.

Различают два основных вида:

• Физическое факсимиле — это штамп или печать с изображением подписи. Его можно поставить вручную на бумажный документ, не прибегая к ручному подписанию.

• Цифровое факсимиле — графический файл, например, в формате PNG или JPEG, содержащий изображение подписи, которое вставляется в электронный документ.

Согласно статье 160 ГК РФ, факсимиле можно использовать вместо личной подписи, если это прямо предусмотрено законодательством, договором между сторонами или внутренним распорядительным актом, например, приказом руководителя. В противном случае подпись, поставленная факсимиле, юридической силы не имеет.

Где и как можно использовать факсимиле

Факсимиле разрешено только там, где его применение заранее согласовано:

1. В отношениях с контрагентами. Факсимиле допустимо, если стороны прямо согласовали его использование в договоре. Важно не просто упомянуть, что подписи могут быть копиями, а четко обозначить, какие документы можно подписывать, какого вида факсимиле применяется и чья подпись используется.

Пример формулировки: «Стороны согласились использовать факсимильное воспроизведение подписи директора (оттиск синего цвета) на актах выполненных работ, товарных накладных и спецификациях. Использование факсимиле не влияет на юридическую силу указанных документов».

2. Во внутреннем документообороте. Если планируете подписывать факсимиле документы внутри компании, достаточно приказа руководителя. В нем нужно указать:

• кто вправе использовать факсимиле;

• на каких видах документов;

• в каких ситуациях.

Пример формулировки: «Разрешить секретарю Ивановой С.Ю. использовать факсимиле генерального директора для подписания служебных записок, внутренних распоряжений, информационных и поздравительных писем».

Примеры документов, где допустимо факсимиле:

• акты приемки работ, спецификации, товарные накладные, если это согласовано;

• служебные записки, уведомления, внутренние распоряжения;

• информационные и поздравительные письма;

• грамоты, дипломы, благодарности;

• страховые и медицинские полисы, если стороны договорились об этом отдельно.

Когда факсимиле использовать нельзя

Использование факсимиле в некоторых случаях рассматривается как нарушение закона и приводит к серьезным последствиям. Документ могут признать недействительным, налоговая не примет его к учету, а инспекторы начислят штрафы и пени. Кроме того, могут возникнуть споры с контрагентами или отказ в суде.

Где использование факсимиле категорически запрещено:

• Кадровые документы, в том числе:

• трудовые договоры,

• записи в трудовых книжках;

• Финансовые документы:

• платежные поручения,

• приходные и расходные кассовые ордера,

• счета-фактуры,

• налоговые декларации и расчеты;

• Бухгалтерская отчетность;

• Доверенности;

• Судебные документы;

• Документы, связанные с правом собственности.

Как отличить факсимиле от настоящей подписи

Определить, что перед вами факсимиле, а не «живая» подпись, не так уж сложно — есть несколько характерных признаков:

• Подписи абсолютно одинаковы. Если вы видите несколько документов, где подписи совпадают до миллиметра — это почти наверняка факсимиле. Живая подпись человека, даже отточенная, всегда имеет небольшие отклонения.

• Равномерность линий. У факсимиле линии имеют одинаковую толщину и насыщенность по всей длине. В рукописной подписи, напротив, видно, где автор усиливал нажим, а где писал легче.

• Следы штампа или пиксели изображения. У физических факсимиле часто заметен контур оснастки: круг, овал, прямоугольник. А у цифровых при увеличении можно разглядеть пиксели, неровности контура и другие артефакты изображения.

Как сделать факсимиле

Изготовление факсимиле — несложная процедура, которая обычно занимает 2–5 рабочих дней:

1. Подготовьте образец подписи

Аккуратно и без помарок напишите свою подпись черной ручкой на белом листе бумаги. Если планируется цифровой вариант, подпись можно сразу отсканировать в хорошем качестве, в разрешении от 300 dpi, и сохранить в формате PNG или JPEG.

2. Обратитесь в компанию, которая делает штампы

Такие услуги предлагают организации, занимающиеся изготовлением печатей и канцелярской продукции. Им потребуется:

• образец подписи в бумажном или цифровом виде;

• информация о размере будущего штампа;

• пожелания по оформлению: цвет чернил, форма оснастки и т. д.

3. Выберите тип и материал

Факсимиле может быть:

• Ручным — дешевле, но менее удобен. Штамп нужно будет окунать в подушку с чернилами.

• Автоматическим — быстрее и аккуратнее. Штамп оснащен встроенной подушкой с чернилами.

Материалы клише — той части, где изображена подпись:

• Резина — долговечна, выдерживает большой объем работы.

• Полимер — более бюджетный, но изнашивается быстрее.

4. Получите готовый штамп

В среднем изготовление занимает от двух до пяти дней. Заберите факсимиле, проверьте качество оттиска и сохраните его в надежном месте, доступ к которому должен быть строго ограничен.

5. Для цифрового использования

Если вы работаете с электронными документами, создайте цифровое факсимиле. Для этого:

• отсканируйте подпись в хорошем качестве;

• сохраните ее в формате PNG с прозрачным фоном;

• вставляйте в документы Word или PDF — вручную или через шаблоны.

Как легализовать использование факсимиле в компании

Факсимиле может значительно упростить документооборот, но чтобы оно имело юридическую силу и не стало поводом для споров или штрафов, важно правильно оформить его использование.

1. Зафиксируйте договоренности с партнерами

Если вы планируете использовать факсимиле при работе с другими организациями, обязательно пропишите это в договоре. Формулировка может быть такой: «Стороны договорились, что подписи на актах выполненных работ и спецификациях могут быть воспроизведены с помощью факсимиле. Образец подписи прилагается к настоящему договору».

2. Издайте внутренний приказ

Внутри компании использование факсимиле должно быть оформлено распорядительным документом — приказом руководителя. В нем нужно указать:

• кому разрешается использовать факсимиле;

• какие документы можно им подписывать, например, письма, акты, служебные записки;

• в каких ситуациях допустимо его применение, например, в отсутствие руководителя или при массовом подписании.

3. Обеспечьте безопасное хранение

Физическое факсимиле нужно хранить в недоступном для посторонних месте: чаще всего в сейфе или закрытом ящике. Доступ должен быть только у конкретного ответственного сотрудника, назначенного приказом.

Цифровое факсимиле следует хранить на защищенном рабочем компьютере или в облачном хранилище с ограниченным доступом.

4. Ведите журнал использования

Для усиления контроля стоит завести журнал учета. В него записывают:

• кто использовал факсимиле;

• когда и для каких документов.

Журнал может быть бумажным или электронным — главное, чтобы его можно было предъявить в случае проверки или разбирательства.

Что грозит за неправильное использование факсимиле

Факсимиле должно работать на вас, а не против. Если использовать его без правил, легко оказаться в ситуации, когда документ недействителен, бизнес-процессы встают, а компания теряет партнеров и деньги.

1. Документы признают недействительными. Если вы поставите факсимиле в документ, где требуется собственноручная подпись, он может быть признан недействительным.

2. Штрафы и доначисления от налоговой

Если использовать факсимиле в счете-фактуре, налоговой декларации или другом финансовом документе, это будет нарушением. Налоговая может:

• не принять документ к учету;

• доначислить НДС или налог на прибыль;

• взыскать пени по ставке 1/300 ключевой ставки за каждый день просрочки уплаты налога;

• наложить штраф до 20% от суммы недоимки.

3. Уголовная ответственность

Использование факсимиле без согласия владельца — это подделка подписи. В зависимости от ситуации может наступить уголовная ответственность по статье 327 УК РФ:

• за подделку документов — до 2 лет лишения свободы;

• за использование заведомо подложного документа — штраф или арест.

Даже если наказание окажется нестрогим, само возбуждение уголовного дела может испортить репутацию бизнеса.

4. Потеря доверия контрагентов

Если партнер обнаружит, что документ подписан факсимиле без его ведома или согласования, он вправе:

• отказаться от исполнения договора;

• потребовать переподписание;

• инициировать судебный спор.

Альтернатива — квалифицированная электронная подпись

Если вам важно подписывать документы дистанционно и при этом не бояться за их юридическую силу, безопаснее и надёжнее использовать квалифицированную электронную подпись — КЭП.

Это не просто скан подписи или картинка, а защищенный цифровой аналог «живой» подписи, выданный удостоверяющим центром и привязанный к владельцу через криптографию. Такая подпись:

Имеет полную юридическую силу. КЭП приравнивается к собственноручной подписи без всяких оговорок и дополнительных соглашений — это прямо закреплено в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Принимается в госорганах и судах. С помощью КЭП можно подавать отчетность в налоговую, подписывать договоры, участвовать в тендерах, подавать иски в арбитраж, работать на портале «Госуслуги» или с системой электронного документооборота.

Защищена от подделки. КЭП содержит шифр, индивидуально сгенерированный под владельца. Кроме того, КЭП автоматически фиксирует дату и время подписи, а также отображает ФИО и должность подписанта — всё это видно в документе.

Сравнение факсимиле и КЭП