Эксперт по тайм-менеджменту рассказала, как планировать дела, чтобы всё успевать
Бывший юрист и теперь эксперт по тайм-менеджменту Келли Нолан рассказала Bloomberg о простом способе планировать дела в цифровом календаре: их нужно конвертировать во время — самый ценный ресурс, который у нас есть. С таким подходом отпадает необходимость в отдельных списках, бумажном ежедневнике или специальном приложении, при этом решаются проблемы постоянных переработок и недостатка отдыха.
Сделайте подкалендари. В цифровом календаре нужно выделить несколько отдельных календарей. Для работы — мероприятия (встречи, конференции, собеседования), мелкие дела (звонки, электронные письма, административные вопросы) и большие дела, например написать статью.
Нерабочие задачи: Life Tasks (забрать что-то или встретиться с кем-то), социальная жизнь, Self-Care (сон, душ, еда, готовка), спорт, время со всей семьёй и отдельный календарь для каждого члена семьи. Нолан предлагает отмечать разными цветами разные календари, чтобы было легче в них ориентироваться.
Проверьте планы на реалистичность. «Сначала вы должны понять, сколько у вас на самом деле есть времени на запланированные дела, — говорит Нолан. — Каждый день мы тратим много часов, принимая душ, готовя еду и укладывая детей спать».
Составьте расписание. Заполняйте календарь на неделю за один раз. Разбивайте рабочие задачи на 30–120-минутные блоки, отталкиваясь от дедлайна. «Если вы уверены, что доведёте дело до конца, вы сможете наслаждаться бездельем и не будете чувствовать необходимость быть продуктивными каждую минуту», — отмечает Нолан.
Будьте готовы к провалу. Большинство людей серьёзно недооценивают, сколько времени занимает работа. «Это может быть очень неприятно, когда вы много всего добавляете в календарь и выполняете только половину задач», — говорит Нолан.
Но «это, наверное, первый раз в жизни, когда вы действительно связываете все задачи со временем». Вы быстро поймёте, что ваша утренняя рутина всегда занимает 30 минут, а не 15, и нет, сегодня вы не можете выполнить десять дел по часу.
Планируйте новые дела по мере их возникновения. Если пришли правки к проекту, добавьте «Обновить и отправить ещё раз» в календарь. Многие люди устанавливают гибкий график один или два раза в неделю, чтобы подстроиться под новые задачи, которые возникают посередине недели.
Прочитайте также
Планируйте следующую неделю в пятницу после обеда. Посмотрите на предстоящую неделю. Вы забронировали столик в двух ресторанах на одно и то же время? Ваша среда длится до 2 часов ночи? Меняйте.
Спустя месяц такого планирования вам будет легче находить время на любимые проекты, потому что вы увидите все 168 часов в неделю, когда вы работаете, спите и проводите время с семьёй. Вам станет легче отказываться от дополнительной работы или ненужных встреч.
