Разобраться

Как быстро разгребать почту и не пропускать ничего важного. Метод Inbox Zero

Как быстро разгребать почту и не пропускать ничего важного. Метод Inbox Zero
Фото: Westend61/GettyImages

По первоначальному замыслу электронная почта должна была облегчить жизнь офисным работникам. Как бы не так.

Как консультант по эффективности бизнеса, я чаще всего слышу жалобы на то, что разбор электронной почты занимает слишком много времени. И это правда. Исследования показывают: в среднем офисный работник тратит 2,5 часа в день на чтение и написание ответов примерно на 200 писем, из которых 144 не имеют отношения к работе.

Вот почему своим компаниям-клиентам я первым делом рекомендую оптимизировать работу с электронной почтой.

Разгребать письма можно множеством способов, но я хочу рассказать здесь только об одном. Он позволяет сократить время на проверку почты и при этом не упустить ничего важного. Я не только сам уже много лет пользуюсь этим способом, но и научил ему сотни команд, которые обращались ко мне за консалтинговыми услугами. По словам многих моих клиентов, время на проверку электронной почты у них сократилось вдвое — теперь они экономят по 3—5 часов в неделю.

Вот как это работает и почему.

Что такое Inbox Zero

Система управления электронной почтой, которую я рекомендую, называется Inbox Zero. Она основана на полном очищении вашего ящика от отображающихся в нём писем (вообще всех, а не только непрочитанных). В конечном итоге их не должно остаться совсем.

Обычно люди стремятся к тому, чтобы в ящике не было ни одного непрочитанного письма. Но с этим есть несколько сложностей. Прочитанные письма по-прежнему отображаются в ящике, и ваш мозг (осознаете вы это или нет) каждый раз тратит ресурсы на их сканирование и сортировку: какие уже обработаны, а какие — только просмотрены. Вот тут-то вся система и рушится.

Inbox Zero позволяет быстро и эффективно работать с входящей почтой. Как только письмо обработано — уберите его с глаз долой и выбросьте из головы. Так вы сможете больше не думать о нём и вернуться к работе над своими важными задачами.

Научитесь архивировать

У большинства людей почтовый ящик содержит тысячи писем, подавляющая часть которых уже прочитана или обработана и больше не актуальна. Разобраться с ними — первый шаг на пути к Inbox Zero.

Я рекомендую сначала заархивировать все письма, пришедшие более 30 дней назад. Чтобы сделать это в Gmail, просто забейте в поисковую строку фразу «older_than: 30d», выберите все и нажмите «Архивировать» (в Outlook вы можете использовать запрос «received:<mm/dd/year»). Не волнуйтесь, эти письма не будут удалены, — вы в любой момент сможете извлечь их из архива.

Теперь нам нужно разобраться с оставшейся почтой.

Система R.A.D.

Когда приходит письмо, вы можете выполнить три действия: ответить на него (reply), заархивировать (archive) или отложить (defer). Из первых букв этих слов я вывел название своей системы — R.A.D.

После того как вы заархивируете все письма старше 30 дней, скорее всего, в вашем ящике останутся ещё сотни более свежих. Начните работать с ними с помощью R.A.D.

Если письмо требует ответа — ответьте на него, а затем заархивируйте. Работа сделана, а значит, нет необходимости держать это письмо перед глазами. Если вам придёт ответ, оно снова отобразится в почтовом ящике.

Если письмо не требует ответа или просто неважно для вас — заархивируйте его. Вы всегда можете вернуться к нему позже с помощью функции поиска.

Если письмо сейчас не актуально, но вам понадобится обратиться к нему позже — отложите его до нужного момента. В Gmail для этого есть функция «Отложить», а в Outlook можно воспользоваться плагином Boomerang. Предположим, у вас запланирована встреча на следующей неделе, но вам ещё должны выслать карту проезда. Отложите письмо до дня встречи, и утром оно появится в вашем почтовом ящике.

Как поддерживать пустоту в ящике

С помощью системы R.A.D. вы сможете эффективно обработать всю входящую почту. В конце концов ваш ящик окажется совершенно пустым. Наверняка увиденное произведет на вас впечатление и вам захочется постоянно использовать систему R.A.D. при проверке электронной почты.

Хотя суть Inbox Zero в том, чтобы достигать пустоты в ящике после каждой его проверки, — это далеко не железное правило. Достаточно, чтобы в ящике не было более 20 писем одновременно. В таком случае вы сможете обработать их к концу дня.

Как бы вы ни использовали этот метод, цель одна — заставить вашу электронную почту работать на вас, а не наоборот.