Кадровая служба и технологии: почему автоматизация помогает не всем
Сотрудники 38% опрошенных российских компаний могут сами решать типовые кадровые вопросы через цифровые сервисы — например, оформлять отпуск или заказывать справки, выяснил hh.ru. Но возможность подать заявление онлайн еще не означает, что у кадровиков стало меньше работы, а компания экономит деньги. По оценкам опрошенных «Инком» экспертов, эффект зависит от масштаба бизнеса и того, как устроены процессы.
Кто чаще переводит кадровые вопросы в онлайн
В крупных компаниях цифровые кадровые сервисы встречаются чаще. Среди работодателей со штатом более 5 тыс. человек 58% сообщили, что сотрудники могут решать онлайн все или большинство типовых кадровых вопросов. В компаниях, где работают до 15 человек (то есть микробизнес), таких 28%, в сегменте 16–100 сотрудников (малый бизнес) — 27%, а в организациях со штатом 101–250 человек (средние предприятия) — 22%. Эти данные hh.ru получил в первой половине 2026 года, опросив более 600 российских работодателей.
Есть разница и между отраслями. В ИТ решать кадровые вопросы самостоятельно через цифровые сервисы позволяют 58% опрошенных компаний, в финансовой сфере — 53%, в логистике — 50%. В гостинично-ресторанном бизнесе и общепите, а также в тяжелой промышленности этот показатель составляет 27%, в розничной торговле — 33%.
Когда скорость дает экономию
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) может сократить время работы с документами в десятки раз, говорит партнер и директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин. В практике компании есть примеры крупных заказчиков, у которых оформление отпусков ускорилось с нескольких дней до двух минут, а подписание документов с удаленными сотрудниками — с четырех дней до двух часов.
«HR-команда с помощью кадрового ЭДО может обрабатывать в среднем до двух раз больше запросов без расширения штата», — отмечает Махлин.
Особенно полезны такие инструменты крупным компаниям, чьи сотрудники работают в разных городах и подразделениях, считает директор по информационным технологиям кадровой компании «Адвирос» Андрей Юдкин. Если правила работы уже понятны и закреплены в регламентах, перейти на электронную систему проще, а большой объем операций делает эффект заметнее.
Еще один фактор — высокая текучесть персонала. По оценке Юдкина, при частой смене сотрудников переход на КЭДО может ускорить документооборот и снизить издержки.
Кому автоматизации недостаточно
Малому бизнесу автоматизация не всегда приносит ощутимую экономию, предупреждает Юдкин. На запуск проекта нужны деньги, а сами кадровые процессы сначала необходимо привести к единым правилам. Небольшие компании не всегда видят в этом необходимость, там сотруднику бывает проще напрямую обратиться к кадровику и решить вопрос.
Впрочем, и в большой компании цифровой сервис может не избавить HR от рутины. Если заявление подается онлайн, но затем данные вручную переносят между системами, согласования затягиваются, а сотрудник все равно пишет кадровику, процесс остается сложным. На это обращает внимание HRD HR-платформы Skillaz Ксения Степанова в комментарии к исследованию hh.
«Электронная форма мало помогает, если за ней сохраняются ручная передача данных, непрозрачные согласования и необходимость писать кадровику», — отмечает она.
По словам Степановой, важно продумать весь путь обращения — от подачи до результата. Сотруднику должны быть понятны шаги и сроки, руководителю — удобно согласовывать запросы, а кадровикам — контролировать их выполнение и подключаться в нестандартных случаях. Для работников магазинов, производств и логистических подразделений важна и доступность сервиса, в том числе со смартфона.
Что это значит для бизнеса
Автоматизация кадровой работы — не универсальный способ сократить расходы. По оценке Юдкина, больше возможностей для экономии у компаний с большим потоком кадровых запросов и уже отлаженными правилами работы. В небольшом коллективе, где вопросы быстро решают напрямую, выигрыш может оказаться менее заметным.
При этом ускорение отдельных операций не стоит путать с сокращением штата: приведенные Махлиным примеры говорят о возможности обрабатывать больше запросов той же командой.
Главный критерий — результат, а не сам факт установки системы. Можно посмотреть на то, сколько сотрудников пользуются сервисом, как быстро обрабатываются обращения и как часто после их подачи людям все равно приходится просить помощи у кадровика. Так можно понять, стала ли работа проще на самом деле.
Подпишитесь на «Инк» в Telegram. Там мы пишем нескучным языком о самом важном для предпринимателей. Подписаться.
