Как правильно организовать работу команды

Я руководитель команды или компании. Почему поручения так плохо выполняются?

Мало просто обозначить задачу, ее нужно корректно поставить: декомпозировать (разбить на подзадачи) и при этом не забыть всех участников и заинтересованных лиц, сразу сказать про сроки и дать точное описание того, что надо сделать. Для этого нужен наглядный инструмент, который поможет:

• ничего не потерять. Не хочется, чтобы в конце сборки автомобиля выяснилось, что двигателя нет;
• расставить все в верном порядке и установить зависимости. Когда колеса уже прикручены, поздно вспоминать о том, что не смонтированы тормоза;
• учитывать форс-мажоры. Не так сложны первые 90% проекта, как вторые 90%. Бизнес должен гибко реагировать на изменения и понимать, насколько заложенные сроки будут отличаться от реальных.

Для решения этих задач нужен таск-трекер, например «Сфера.Задачи».

Хорошо, а как правильно поставить задачу?

Важна не только задача, но и то, как она связана с другими и есть ли на нее ресурс у исполнителей.

Очевидно, если на задачу нет времени, она так и останется невыполненной. Для решения «ресурсных» проблем в таск-трекерах есть функции расчета этого показателя у сотрудников. Допустим, у дизайнера Маши 40 рабочих часов в неделю. Задач при этом у нее стоит уже на 30. Получается, если мы создаем таск на 20 рабочих часов с дедлайном на конец этой недели, то он останется невыполненным. Мы увидим, что нужно либо сдвинуть сроки, либо уменьшить количество новых задач.

Если задача никак не связана с другими, то она тоже может выполняться бесконечно долго. Если это мелкое поручение, то его стоит встроить в глобальную задачу. Если задача большая, например, проанализировать предложения конкурентов, то ее следует декомпозировать на несколько простых шагов. К примеру:

• Составить таблицу конкурентов.
• Заполнить таблицу предложениями конкурентов.
• Внести цены конкурентов.
• Добавить скидки и спецпредложения.
• Провести сравнение с нашим оффером.

Так сотрудник сможет увидеть не только отдельные кусочки пазла, но и картину целиком: к чему мы идем, какого результата хотим достичь. При этом он не будет теряться в догадках, как подступиться и с чего начать.

Руководителю это помогает отслеживать прогресс. Например, в одной задаче — двадцать небольших заданий, из них сделано 10. Значит ли это, что мы на половине пути? Нет, оставшиеся 10 подзадач могут занять больше или меньше рабочего времени, и все это будет наглядно показано в таск-трекере. Это делает процессы более прозрачными.

Команда постоянно срывает дедлайны. Таск-трекер поможет это исправить?

Как правило, дедлайны пропускаются по двум причинам: либо человек некорректно рассчитал время на выполнение задачи, либо повлияли внешние факторы, — это уже независящие от нас причины. Таск-трекер, конечно, не оценит время за вас. Но он поможет справиться с последствиями: оценит масштаб катастрофы и оперативно скорректирует дедлайны.

Хочу, чтобы все работали лучше. Как повысить эффективность? Нужно все автоматизировать?

Да, можно автоматизировать рутинные процессы. И это не только снизит количество монотонной работы. По опыту экспертов «Сфера.Задач», перед командой и менеджментом часто возникают вопросы, связанные с прозрачностью процессов и контролем. Руководство, стейкхолдеры и другие члены команды хотят видеть динамику, прогресс и понимать, что вообще происходит, — каких результатов ожидать и в какой срок.

Это все можно автоматизировать так, чтобы команда при этом не участвовала в создании отчетности. Рассказываем на примере «Сферы»: есть продукт «Сфера.Пульс», который помогает собирать дашборды, графики и отчеты по десяткам разных параметров. С его помощью можно видеть результативность, прогресс и проблемные точки. Решение интегрировано со «Сфера.Задачами», поэтому пользователям не нужно вручную вносить данные. С одной стороны, мы экономим время сотрудников, а с другой — обеспечиваем прозрачность и наглядность всех результатов работы. Так, один из пользователей «Сфера.Задач» начал экономить более 30 человеко-часов в месяц на отчетности о работе команд.

В таск-трекерах есть возможность добавлять различные скрипты и плагины, которые без привлечения команды разработки продукта помогут в рутинных операциях, например при переносе данных в другую базу или выдаче доступов к задачам для новых сотрудников. Еще один сценарий: при завершении одной из задач можно настроить автоматический запуск исполнения следующей или открыть доступ к какому-либо разделу. Благодаря этому руководителю не нужно отвлекаться на эти действия, а сотрудникам — ждать начальства для старта новой задачи.

А есть еще какие-то методы для повышения эффективности?

Таск-трекеры не переизобретают новые процессы, а помогают ускорить уже существующие. Поэтому здесь нужно отталкиваться от конкретной команды и настраивать опции и фичи индивидуально, в соответствии с потребностями сотрудников.

К примеру, снижать количество отвлекающих активностей можно не только при помощи автоматизации. Можно выстроить систему уведомлений таким образом, чтобы они приходили прямо в Telegram или на почту. Это позволяет следить за какой-то конкретной задачей и не отвлекаться на запуск сервиса и просмотр других тасок, которые для нас сейчас не актуальны.

Пример повышения эффективности можно увидеть в «Сфера.Задачах». Зачастую компании ведут трекинг в одном инструменте, диаграмму Ганта (наглядный график для упрощения планирования) строят в другом, а итоги подводят в третьем. Пользователи «Сферы» все это делают с помощью единого комплексного решения и экономят много времени.

При этом в таск-трекере создаются связи между задачами. И если команда сталкивается с каскадными последствиями, когда одна задача заняла больше времени и «утянула» за собой другие дедлайны, не нужно все пересобирать и перерисовывать. После уточнения нужные графики сами перестроятся.

Можно ли оптимизировать затраты при помощи трекера?

По нашему опыту, команды, которые интегрировали в процессы таск-трекер, отмечают повышение эффективности в среднем на 15% и больше. Это десятки сэкономленных человеко-часов и улучшенные результаты за счет трекинга прогресса.

У компаний с большим количеством команд эффект заметен лучше, если они используют таск-трекер вместе с инструментом для менеджмента ресурсов. Для этого на платформе «Сфера» есть продукт «Сфера.Команды». Там хранится информация, связанная с ресурсами: списки сотрудников, их квалификация, отпуска, табели. Благодаря этому выстраивается отчетность по сотрудникам, а также стоимость каждой задачи.

Работа в менеджере ресурсов в синергии с таск-трекером — это прогрессивный подход для бизнеса. Он позволяет оценить любую задачу с точки зрения затраченных на нее финансовых ресурсов. Время исполнителя — это тоже деньги компании, которые за счет результата должны приумножаться.

Связка таск-трекера и менеджера ресурсов помогает и в планировании проектов. Например, нам нужно рассчитать ФОТ (фонд оплаты труда). Мы можем посчитать текущие ресурсы и понять, какие проекты мы потянем текущим составом, а для каких придется нанимать дополнительных людей. Или, наоборот, мы планируем сокращение и можем оценить, насколько это ударит по работоспособности команды.

Мне нужен таск-трекер. Как выбрать подходящий?

И при выборе первого трекера, и при переходе на другой трекер — компании нужно начать с понимания собственных бизнес-потребностей, чтобы определиться, какой функционал ей нужен. Лучше всего формулировать потребности в формате бизнес-кейсов. Тогда опыт более удачный, чем при полном переносе системы управления от старого решения. В этом случае вместе с привычным набором функций в трекер переходят все недочеты и пробелы в процессах.

Важно смотреть еще на два фактора. Во-первых, возможно ли перенести процессы в этот таск-трекер и сколько это будет стоить. Во-вторых, возможно ли персонально дорабатывать систему управления в новом трекере.

Что делать, если использовали зарубежный таск-трекер?

Компании иногда пытаются найти обходные пути, чтобы продолжить пользоваться зарубежными трекерами. Это создает дополнительный вызов для российских вендоров. Задача российских производителей здесь не просто повторить западные решения, потому что они остаются, а предложить новый опыт и новые функции. Скажем, в Jira многие функции — это платные плагины, поэтому ее поддержка становится все дороже по мере усложнения процессов. В «Сфера.Задачи» та же функциональность идет из «коробки».