Главное о кассах: выбираем, договариваемся с ОФД и регистрируем в налоговой
Главное: для регистрации кассы не нужно ходить в налоговую! Правда, это не всегда ускоряет процесс. Зато понадобится электронная подпись и два дня на ее выпуск, семь дней на доставку самого аппарата и пять рабочих дней на регистрацию у налоговиков. Всего процесс займет недели две.
(Обычно кассы регистрируют моментально, но не всегда — к этому надо быть готовым. Плюс время от времени сервис «висит» или там «ведутся технические работы»)
Вам предстоит:
узнать, нужна ли вам касса;
если нужна, то выбрать ее и купить;
заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);
зарегистрировать кассу в налоговой;
гордиться собой.
Кому нужна касса и что будет, если ее не использовать
Касса необходима почти всем ИП и организациям, которые что-то продают людям: барам, кофейням, онлайн- и офлайн-магазинам. С 1 июля 2018 года касса понадобится и тем, кто оказывает услуги (сейчас они устанавливают кассы по желанию).
Каждой точке нужна как минимум одна отдельная касса. Некоторые модели можно использовать одновременно для интернет-магазина и единственной офлайн-точки: уточните этот момент у продавца или производителя.
Тех, кто не пробивает чек или использует незарегистрированную кассу, — штрафуют:
Что пошло не так
Когда ты ИП
Когда ты ООО
Не пробит чек (нет кассы, забыли пробить, «забыли» пробить специально)
От 25% до 50% от непробитой суммы, минимум — 10 тыс. рублей. За повторное нарушение — то же самое либо приостановка деятельности на срок до 90 суток
От 75% до 100% от непробитой суммы, минимум — 30 тыс. рублей. За повторное нарушение — то же самое либо приостановка деятельности на срок до 90 суток
Касса есть и работает, но не зарегистрирована в налоговой
Штраф от 1,5 тыс. рублей до 3 тыс. рублей
Штраф от 5 тыс. рублей до 10 тыс. рублей
Клиент попросил выслать чек на e-mail или в sms, но его не выслали
Штраф 2 тыс. рублей
Штраф 10 тыс. рублей
Кто может обойтись без кассы
Те, кто работает исключительно с ИП и организациями и принимает оплату только переводом на расчетный счет. Если вы берете наличные — касса нужна.
Продавцы ценных бумаг, газет и журналов в киосках, кваса из автоцистерн, мастерские по ремонту обуви и художники, которые продают собственные картины. Полный список исключений — во второй статье 54 ФЗ.
Те, кто работает в отдаленных или труднодоступных местах с населением до 10 тыс. человек и при том не продает подакцизные товары вроде сигарет и алкоголя. Перечень таких населенных пунктов составляют региональные власти. В Иркутской области это постановление правительства Иркутской области № 131-пп, в Мордовии — приказ министерства торговли и предпринимательства Республики Мордовия № 57. В некоторых регионах — как в Московской области — таких списков нет, потому что нет отдаленных и труднодоступных населенных пунктов.
До 1 июля 2018 года — ИП и ООО на ЕНВД или патентной системе налогообложения. А также те, кто оказывают услуги людям и вместо чеков выдают бланки строгой отчетности (БСО): парикмахерские, ремонтные мастерские, репетиторы, владельцы торговых автоматов. И интернет-магазины, которые принимают оплату только на электронные кошельки.
Для интернет-магазинов есть еще одна хитрость. Касса не нужна, если платежи принимает подрядчик: курьерская служба или почта в тот момент, когда клиент получает заказ. В этом случае чек выбивают посредники, то есть курьер компании-партнера или сотрудник почты.
Как выбрать кассу и сколько она стоит
Касса с фискальным накопителем обойдется от 17 тыс. до 80 тыс. рублей. Большинству представителей малого бизнеса подойдет решение в районе 25 тыс. рублей, а тем, кто торгует алкоголем и использует ЕГАИС, — 40 тыс. рублей. Купить кассу можно в рассрочку или пользоваться по подписке от 800 рублей в месяц. Если касса не кнопочная, также придется платить за кассовое ПО и техподдержку (обычно ежемесячно).
Узнайте, входит ли в комплект фискальный накопитель (ФН) — чип, который шифрует и хранит информацию о кассовых операциях. Если нет, его придется купить отдельно. Тот, кто работает на ОСН, а также продает подакцизные товары, меняет ФН каждые 13 месяцев. Организации и ИП на УСН, ЕНВД или патентной системе налогообложения могут выбрать накопитель на 13 или на 36 месяцев.
Выясните, как касса подключается к интернету, и выберите удобный вариант: по wi-fi, с помощью sim-карты, через USB-модем или по проводу. Связь должна быть стабильной: неполадки насторожат налоговую, а проверки вам ни к чему. При этом без связи касса может работать 30 дней, а затем заблокируется. И разблокируется, как только появится интернет.
Если вы работаете со сторонними приложениями вроде МойСклад или «1С: Торговля и склад», убедитесь, что касса их поддерживает. И совместима ли она с ЕГАИС, если торгуете алкоголем. Можно ли ее интегрировать с CMS-системой, если она у вас есть. Многие кассы сами ведут учет проданных товаров и остатков на складе — достаточно установить нужное приложение.
Кассы бывают кнопочными и с планшетами. Кнопки дешевле, но если наименований товаров и услуг более 50, неудобны: при оформлении чека для каждой позиции надо вручную вбивать код, а встроенного поиска, конечно же, нет. Подключать к таким кассам сканер штрих-кодов сложно и дорого. Кассы с планшетами — самые современные. К ним легко присоединить дополнительные гаджеты: тот же сканер штрих-кодов, терминал для оплаты картами, весы. Там есть поиск по товарам, возможность добавить новую позицию в любой момент, совместимость со сторонними приложениями и, конечно, приложения собственные — для организации программы лояльности, учета остатков на складе или чтобы удаленно подключаться к кассе с компьютера.
Что надо иметь в виду еще
Интернет-магазинам. Допустим, вы продаете одежду или онлайн-курсы, а оплату принимаете только в интернете. Вам нужна касса, которая отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД) для формирования электронного чека, а бумажные чеки не печатает.
Если оплату принимают курьеры. Нужна мобильная автономная касса с аккумулятором и слотом для sim-карты (ведь понадобится мобильный интернет). Есть и альтернативное решение — кассовое мобильное приложение по подписке плюс фискальный регистратор. Фискальный регистратор — это не полноценная касса, а принтер чеков с фискальным накопителем. Продавец вводит данные о продаже в смартфон, приложение передает информацию на фискальный регистратор, а тот печатает чек и отправляет данные ОФД.
Офлайн-точкам. Обратите внимание на скорость печати чеков. Она не критична, если у вас небольшая или средняя проходимость, в то время как для ресторана быстрого питания или популярной точки с кофе навынос этот показатель важен. Для скоростного обслуживания — самая быстрая касса.
Перед покупкой проверьте, есть ли модель в реестре налоговой, иначе зарегистрировать аппарат не получится.
Что такое ОФД и как с ним договориться
Оператор фискальных данных — посредник между предпринимателем и налоговой. Он принимает от кассы данные о продажах и затем передает их в налоговую. А покупателям отправляет электронные чеки на e-mail или в sms. Офлайн-точки тоже обязаны их оформлять, когда об этом просит клиент. Чтобы всё это работало, надо заключить договор с любым ОФД из списка ФНС. Существенной разницы между операторами нет. Обслуживание каждой кассы стоит около 1 тыс. рублей в квартал или 3 тыс. рублей в год, если платить сразу. Договор с ОФД проще всего заключить онлайн на его сайте, если у вас есть квалифицированная электронная подпись. Если нет — подпись можно заказать в любом удостоверяющем центре, а получить лично или через курьера. Бумаги с ОФД можно оформить в офисе оператора, однако электронную подпись всё равно лучше сделать. Она понадобится для удаленной регистрации кассы в налоговой и стоит от 1,5 тыс. рублей в год. Впрочем, регистрацию кассы можно доверить ОФД — в этом случае подпись не нужна.
Как зарегистрировать кассу в налоговой
Самый простой способ — заплатить ОФД около 3 тыс. рублей, и там всё сделают за вас.
А еще регистрацию можно пройти самостоятельно и бесплатно через личный кабинет ИП или ООО на сайте налоговой (напомним, понадобится электронная подпись):
1
Вам нужен раздел «Учет контрольно-кассовой техники», вкладка «Зарегистрировать ККТ». Нажмите «Заполнить параметры заявления вручную» и собственноручно заполните: ИНН, данные кассы и ОФД и так далее. ИП вводят место регистрации, как в паспорте. ООО вбивают адрес регистрации компании, если касса будет стоять там. Если нет — вводите адрес точки (магазина, пиццерии, барбершопа). Организации, у которых есть курьеры, принимающие оплату во время доставки, регистрируют кассу по адресу офиса или склада. Так же поступают владельцы постоянно меняющих локацию фудтраков.
2
Подпишите заявление электронной подписью.
3
Дождитесь, пока налоговая присвоит кассе регистрационный номер. Обычно это происходит сразу, но может занять и сутки.
4
Возьмите кассу и сформируйте на ней отчет о регистрации (изучите меню аппарата или — еще лучше — инструкцию: интерфейс везде разный). Здесь вам пригодятся данные ОФД, а также регистрационный номер кассы, который ей присвоила налоговая. Когда внесете всё, что нужно, касса распечатает первый чек — отчет о регистрации.
5
Возвращаемся в личный кабинет на сайте налоговой. Кликните по регистрационному номеру кассы в разделе «Учет контрольно-кассовой техники», затем «Завершить регистрацию» — и вбейте данные из чека. Всё: «Подписать и отправить».
Скорее всего, сразу, но не позднее чем через пять дней в личном кабинете появится карточка регистрации — с этого момента кассой можно пользоваться. Больших продаж, благодарных клиентов и гладких отношений с налоговой!
КИВИ Банк (АО). Лицензия № 2241, выдана Центральным банком РФ 22.01.2015 г.
