Эпидемия незавершенных дел: как научиться доводить начатое до конца

Дела, о которых мы переживаем, но не делаем, отнимают у нас едва ли не больше энергии, чем те, которыми мы активно занимаемся. Завершить дела иногда мешает страх неудачи или страх предстоящего объема работы, и жизнь с этим грузом незакрытых гештальтов превращается в пытку. В разгар пандемии в издательстве «Олимп–Бизнес» вышла книга Джен Ягер «Все! Доводи до конца» — о том, как научиться доводить начатое до конца. Inc. Russia публикует отрывок.

Вам когда-нибудь приходилось оказываться в ситуации, когда совершенно невозможно что-то доделать, иначе говоря, довести до конца какое-то дело — будь то проект на работе или тот, который вы наметили себе лично, — например, написать книгу или сбросить наконец лишние килограммы? Вы не одиноки.

В действительности этим страдают очень многие, и последствия сказываются не только на нас самих, но и на окружающих. Чем вызван этот повальный недуг? Причин множество. Я занимаюсь вопросами управления временем вот уже тридцать лет. Мои исследования подтверждают: одна из причин означенной проблемы состоит в том, что слишком многие из нас пытаются делать слишком многое одновременно. Все приводит к тому, что дела так и остаются незавершенными. Вот почему вы сейчас и держите в руках эту книгу.

Вторую причину я бы назвала словом «отвлекоз». Люди с таким «диагнозом» слишком легко отвлекаются и перескакивают с одного на другое. В порыве кипучей деятельности зачастую сам не замечаешь, как вдруг оказываешься посреди вороха незаконченных дел. Невыполненные обязательства растут как снежный ком, и появляется чувство подавленности. Если такое случается на работе, вы подводите не только себя, но и всю команду. Это даже может поставить вас под угрозу увольнения.

В личной жизни последствия незавершенных дел могут быть не так заметны, как на работе, однако они есть и там. Дом с неоконченным ремонтом в ванной будет намного сложнее выставить на продажу… Пару недель назад вы въехали в новое жилье, а вещи все еще лежат в коробках… Ах, если бы только сбросить эти несчастные пять килограммов, удалось бы влезть в любимое платье…

В процессе одного исследования, в котором приняли участие 205 мужчин и женщин из разных стран, в том числе США и Индии, респондентов просили назвать самый главный проект или задачу, которые они не выполнили. Ниже приведены лишь некоторые ответы.

Дела, связанные с работой или школой:

• ŠŠ создать видеопрезентацию для организации;
• ŠŠ пройти онлайн-обучение;
• ŠŠ подготовить отчет по итогам выезда на производство;
• ŠŠ получить ученую степень;
• ŠŠ дописать песню;
• ŠŠ написать роман;
• ŠŠ найти новую работу;
• ŠŠ составить учебный план на две недели.

Повседневные дела:

• ŠŠ оплатить обучение дочери в школе;
• ŠŠ проводить больше времени с внуком;
• ŠŠ похудеть;
• ŠŠ освободить квартиру от ненужного хлама;
• ŠŠ жениться / выйти замуж.

Если вам кажется, что начать проще, чем закончить, знайте — так кажется не только вам. Из всего числа людей, которым я задала этот вопрос, 39% написали, что им легче начать, и только 19,51% — что закончить. Когда я выделила ответы респондентов из Индии (49) и Соединенных Штатов (105), пропорции внутри этих групп оказались примерно одинаковыми: 40% американцев и 39% индийцев отметили, что начинать легче, чем заканчивать.

Был еще и третий вариант ответа; за него проголосовало столько же, сколько и за то, что начинать легче: 40% участников каждой из стран считают, что всё зависит от самого проекта. Таким образом, почти половина опрошенных в ходе исследования уверены, что завершение какой-то промежуточной задачи является затруднительным в большей степени, чем завершение дела вообще, хотя, как мы видим, доведение начатого до конца для 39% респондентов остается проблемой.

Как начать дело

Хотя большинство людей, участвовавших в моем исследовании, ответили, что им трудно завершить проект (или, как вариант, что все зависит от конкретной задачи), для меньшинства в количестве около 20% самое серьезное испытание — начать что-либо делать. Нетрудно догадаться, что нельзя завершить проект, так его и не начав. Давайте рассмотрим те случаи, когда гораздо сложнее приступить к его выполнению.

Лично я прямо сейчас нахожусь в такой ситуации. Мы готовим к выпуску книгу, работа над которой длилась десять лет. Помню, как два года назад, перед тем как закончить черновой вариант рукописи, я просидела над ним несколько месяцев подряд. Казалось, моему воодушевлению не было предела. Но стоило остановиться и отложить книгу в сторону, как это состояние вдруг пропадало (так случалось несколько раз: я отвлекалась — и не могла вернуться). Честно говоря, было непросто снова засесть за рукопись и доделать финальный вариант. Вот такой наглядный пример проблемы возвращения к начатому.

Итак, рассмотрим обе ситуации: когда необходимо приступить к делу и — снова взяться за него после перерыва. Если вам тяжело начать проект или задачу…

1. Напомните себе: невозможно что-то закончить, пока вы это не начнете.

2. Спросите себя, есть ли что-нибудь, чем вы очень хотите заняться после завершения текущего проекта. Только после того, как вы начнете и закончите одно дело, вы сможете приступить к покорению следующей вершины.

3. Попробуйте метод «по чуть-чуть». Решите так: «Если я уделю проекту всего 10 минут, потом можно будет заняться чем-то другим». Когда вы начнете посвящать проекту по 10 минут, бóльшую часть этого времени вы будете с головой погружены в работу и не заметите, как 10 минут растянутся до часа или до такого промежутка времени, за которое вы добьетесь ощутимых результатов.

4. Делегируйте. Возможно, вы неохотно принимаетесь за какой-то специфический проект, потому что не считаете его приоритетным. Работа с ним не требует вашей высокой квалификации, или здесь вы не самый подходящий исполнитель. Возможно, будет удобнее передать решение задачи кому-нибудь другому.

5. Проанализируйте все характерные для вас и усвоенные вами модели поведения и установки, из-за которых, вероятно, вам сейчас не под силу закончить начатое, и подумайте, не мешают ли они вам приступить к делу. Среди таковых: страх успеха или неудачи, прокрастинация, перфекционизм и т. д.

Поговорим лишь о нескольких последствиях национального и международного масштаба, к которым приводят незавершенные проекты.

• В Соединенных Штатах около 600 тысяч старшеклассников в год бросают учебу, вместо того чтобы получить аттестат об окончании средней школы.
• Почти 50% — чуть меньше половины — учащихся американских колледжей регулярно перестают учиться, не получив степень бакалавра.
• В 2015 году в Венесуэле, Мехико и Чили только 19% начавших обучение в колледже завершили его.
• Кандидатские бросают с пугающей частотой, становясь так называемыми ABD (All but dissertation — «Всё кроме диссертации»). (Согласно исследованию Ребекки Шуман, опубликовавшей статью «Компания ABD» [ABD Company], в течение 10 лет с момента начала обучения студентов доля успешно защищенных ими кандидатских колеблется от 49% в гуманитарных науках до 56% в социальных науках и 55–64% в области естественных, технических и точных наук.)

Это всего лишь четыре вида незавершенных проектов в сфере образования, и они повлекут для кого-то пагубные последствия в обучении, карьере, финансовом благополучии и даже самоуважении. Есть и много других. В вашей личной биографии наверняка тоже найдется парочка.

Предлагаю пройти небольшой тест и выяснить, насколько у вас развита способность к завершению начатого. Нужно ли вам совершенствовать способность к завершению начатого?

Пройдите этот тест из 10 вопросов, чтобы понять, насколько у вас развит наиважнейший в вопросах управления временем навык завершения начатого. На листке бумаги или на компьютере дайте один из вариантов ответа — «да», «нет» или «иногда».

1. Есть ли у вас на данный момент хотя бы одна задача, проект или даже отношения, которые вас беспокоят своей незавершенностью?

2. Приходится ли вам просить сдвинуть дедлайны на работе?

3. Чувствуете ли вы, что выполнение задачи занимает у вас больше времени, чем вам на нее отведено?

4. Часто ли ваше начальство или коллеги называют вас перфекционистом и считаете ли вы себя таковым?

5. Достаточно ли времени вы выделили для того, чтобы провести необходимое предварительное исследование либо оценку и убедиться, что именно текущей задачей в данный момент заниматься правильнее всего?

6. Есть ли хотя бы одно задание, проект на стадии завершения или отношения, оставшиеся в неопределенности, которые имеют значение для вас, но необязательно имеют ключевое значение для работы или для других людей?

7. Есть ли у вас ощущение, что вы делаете слишком многое одновременно?

8. Откладываете ли вы дела на потом?

9. Проверяете ли вы телефон чаще, чем это необходимо для работы или личных отношений?

10. Говорите ли вы «да», когда хотите сказать «нет»?

Проверьте ответы. Если вы ответили утвердительно на девять из десяти, кроме пятого вопроса, то налицо некоторые проблемы. (На вопрос о том, проводите ли вы дополнительное исследование перед тем, как согласиться что-либо сделать, предпочтительный ответ — «да».)

Если вы ответили отрицательно на один и более вопросов, за исключением пятого, то, судя как минимум по остальным девяти пунктам, вы отлично справляетесь с делами.

Если хоть на один или все вопросы вы ответили «иногда» (или как минимум в тех отдельных случаях, где навыки завершения дел важны, а вы поставили «иногда») — вам есть что совершенствовать.

Доводить до конца начатое дело — наиболее важное умение для тех, кто хочет реализовывать все задуманное и добиться большей эффективности и продуктивности. Мне вспоминается один писатель, проработавший в книжном издательстве несколько лет и уволенный за то, что боялся принять неверное решение и не мог закончить ни одного задания, за которое брался. Ваша репутация на работе зависит от того, выполняете ли вы максимально вовремя (насколько это возможно) то, о чем вас просят.