Рассылка журнала Inc.
Подпишитесь на самые важные материалы о бизнесе и технологиях в России
Разобраться

5 ошибок, которые нельзя совершать в электронной переписке, если вы не хотите лишиться клиента (а заодно и карьеры)

5 ошибок, которые нельзя совершать в электронной переписке, если вы не хотите лишиться клиента (а заодно и карьеры)
Фото: Marco_Piunti/istockphoto.com
Каждый день мы отправляем и получаем сотни писем. И можем случайно обидеть человека, показать себя или свою компанию в плохом свете и даже расстроить сделку или лишиться карьеры. Ошибок, которые могут к этому привести, очень много. Вот пять самых распространенных.
  1. Грамматические и орфографические ошибки

    Все мы время от времени делаем ошибки, особенно если пишем письма поздно вечером (кстати, это еще одна причина не писать деловые письма по ночам). Но для получателя письма наши ошибки означают, что мы не удосужились перечитать свое сообщение перед отправкой и даже не воспользовались автоматической проверкой орфографии. Это особенно важно, если вы стараетесь произвести хорошее впечатление (например, подаете заявку, пишете сопроводительное письмо или отправляете сообщение своему начальнику).

    Если вы не уверены, что правильно употребили слово, и при этом у вас нет времени это проверить, просто перефразируйте мысль: это быстрее и проще, чем лезть в словарь. Но на будущее — совершенствуйте свои навыки письма, чтобы обрести уверенность.

  2. Неправильная тема письма

    Это случалось с каждым. Каждый раз, когда в переписке начинает обсуждаться новый вопрос, смените тему письма перед тем, как послать ответ. По меньшей мере добавьте новую тему к предыдущей, чтобы собеседнику было понятно, о чем вы хотите ему сообщить (например: «Ваше предложение — и завтрашняя встреча в 13:00»). Так вы проявите заботу по отношению к адресату, да и вам потом будет легче найти такое письмо.

  3. Слишком длинные письма

    Длинные сообщения — преступление с точки зрения электронного этикета. В крайнем случае, предупредите получателя заранее: «Внимание, длинное письмо». Либо используйте вложение. Золотое правило: ваша подпись должна быть видна внизу экрана без прокрутки.

  4. Долго не отвечать (или отвечать слишком быстро)

    Если вы обслуживаете клиентов и отвечаете им слишком быстро, они могут подумать, что вы доступны 24 часа в сутки, и невольно попытаются сесть вам на шею. В некоторых обстоятельствах уместнее отправлять свои ответы в начале очередного рабочего дня, даже если вы писали их на выходных. Однако в рабочее время, если у вас нет возможности сразу же дать ответ, напишите «Получил (-а) Ваше письмо, скоро отвечу». Так вы дадите знать отправителю (особенно если этот человек для вас важен), что его сообщение было успешно доставлено. Возьмите это за правило хорошего тона, — особенно если вдумчивый ответ займет у вас какое-то время.

  5. «Ответить всем»

    Когда электронная переписка только зарождалась, функция «ответить всем» казалась отличной возможностью практиковаться в красноречии на виду у всего списка контактов. Эти времена давно прошли. Групповая переписка — это не чат. Отправляя письмо нескольким людям, настройте его таким образом, чтобы они не видели имена и личные адреса друг друга.

    Самые опасные промахи — либо забыть удалить историю предыдущих сообщений (где может содержаться личная или конфиденциальная информация) и поставить других людей в копию, либо случайно отправить «всем» гневный или очень личный ответ, предназначавшийся кому-то одному.

    Если вам приходилось допускать подобные ляпы, вы не одиноки. Ошибки, связанные с электронной перепиской, время от времени совершают все.

    Но задайте себе еще вот какой вопрос: являются ли ваши электронные сообщения по-настоящему приватными? Если вы не хотите, чтобы ваше письмо прочитал начальник (или ваша мама) или чтобы  использовали в суде (да, такое тоже случается), возможно, вам стоит подумать о том, нужно ли его посылать. Почту могут взломать, либо вы сами, отходя от компьютера, можете случайно оставить письмо у всех на виду. Если оно слишком личное, слишком легкомысленное или просто неприятное, наверное, стоит спросить себя, зачем вы вообще его написали.

Читайте нас в Facebook, Twitter и ВКонтакте.

Рассылка журнала Inc.
Подпишитесь на самые важные материалы о бизнесе
и технологиях в России