Чек-лист: как выбрать онлайн-кассу, получить налоговый вычет и работать без штрафов
1 июля — очередная контрольная точка в программе внедрения онлайн-касс: к этому времени на них должны перейти некоторые владельцы торговых автоматов, магазинов и кафе, а также все, кто принимает оплату от физлиц электронными деньгами или на расчетный счет. При этом 15% из тех, кого после 1 июля начнут штрафовать за работу без онлайн-касс, вообще не знают о таком требовании, а почти треть — не собираются его выполнять. Если вы знаете, собираетесь, но не понимаете как, — вот подробная инструкция.
№1
Выбрать кассу и оборудование к ней
Если вы заранее купили кассу старого типа, узнайте, можно ли ее модернизировать, — может получиться дешевле, чем покупать новую. Спросите производителя или найдите свою модель на сайте налоговой в разделе «Проверить ККТ».
Если покупаете кассу впервые, вам понадобятся:
1
фискальный накопитель (обычно продают вместе с кассой);
2
кассовый аппарат;
3
дополнительное оборудование — например сканер штрихкодов и терминал эквайринга.
Фискальный накопитель
Хранит, шифрует и передает в ОФД данные о продажах. Малому бизнесу нужны фискальники на 36 месяцев, бизнесу на общей системе налогообложения, за исключением тех, кто занимается услугами, — на 13 месяцев. Когда этот срок заканчивается, покупают новый фискальник. Он стоит от 7 тыс. рублей до 12 тыс. рублей.
Кассовые аппараты
1
2
3
1)
С кнопками. Самые простые «кассы-калькуляторы».
2)
С сенсорным экраном. Обычно в них встроена кассовая программа. Ее можно заменить, чтобы было удобнее работать.
3)
Без кнопок и экрана — принтер чеков, он же фискальный регистратор. Его подключают к планшету или ноутбуку. Предпринимателям, у которых завалялся старый ноутбук, это помогает сэкономить.
При выборе обратите внимание на:
1
скорость печати чеков. Если в магазине бывают очереди и вы хотите быстро обслуживать клиентов, выбирайте высокую. Стандартная скорость — 40 мм в секунду, высокая — 80-100 мм в секунду;
2
автооотрез: сэкономит время на ручном отрывании чеков;
3
ширину чековой ленты. Когда названия товаров или услуг длинные, обычные кассы печатают их в несколько строк, поэтому быстрее тратят ленту. Если у вас в ассортименте сплошные «Кольцо с 1 бриллиантом, 0,46 карат, розовое золото 585 пробы», выбирайте принтер с широкой лентой;
4
возможность работы с ЕГАИС, если планируете продавать алкоголь;
5
возможность работы от аккумулятора, чтобы приезжать с кассой к клиенту;
6
размер: важно, чтобы касса влезала на ваше торговое место. Например, в кофейнях бывает мало места, поэтому они покупают кассы для курьеров.
Оборудование
1
Сканер штрих-кодов, чтобы вести учет товаров. Без него придется искать товар по названию в кассе или вводить артикул. Для торговли крепким алкоголем нужен 2D-сканер, в остальных случаях подойдет 1D.
2
Терминал эквайринга, чтобы принимать оплату картой. Обычно банки при заключении договора эквайринга выдают терминал бесплатно, поэтому не спешите с покупкой.
3
Денежный ящик, чтобы хранить наличку.
4
Принтер этикеток, чтобы распечатывать штрихкоды. Можно сэкономить — не покупать, а распечатывать штрихкоды на обычном лазерном принтере.
№2
Подключить кассу
1
Заключите договор с ОФД. Это посредник между вами и налоговой. Цена у всех ОФД одинаковая — примерно 3 тыс. рублей в год. Различаются опции личного кабинета, где можно анализировать продажи, контролировать кассиров и получать уведомления о кассах.
2
Выберите, как будете регистрироваться, — онлайн (для этого придется оформить электронную подпись) или в налоговой (сходить в нее надо будет дважды).
Регистрация онлайн
1
Оформите электронную подпись. Она нужна один раз — чтобы зарегистрировать кассу. Только с ней налоговая уверена что вы — это вы и никто не подключает себе кассу от вашего имени. Стоит от 1,5 тыс. рублей.
2
Заполните заявление на сайте налоговой в разделе «Учет контрольно-кассовой техники» ➞ «Зарегистрировать ККТ» ➞ «Заполнить параметры заявления вручную». Вы получите регистрационный номер кассы.
3
В интерфейсе кассы укажите регистрационный номер, свои реквизиты, параметры ОФД, время и место регистрации кассы. Касса напечатает отчет о регистрации. Имейте в виду, что:
на завершение регистрации у вас 1 рабочий день;
если вы ошибетесь при введении регистрационного номера, исправить ошибку не получится — придется покупать новый фискальник.
4
Вернитесь на сайт налоговой, выберите «Завершить регистрацию» и следуйте указаниям. Вам понадобится отчет о регистрации, который напечатала касса.
Регистрация оффлайн
Регистрируйте кассу в любой инспекции. Сходить в нее придется 2 раза: сначала с заявлением на регистрационный номер, потом с кассой, чтобы ее зарегистрировать. В этом случае покупать электронную подпись не нужно.
№3
Разобраться с чеками
Когда продаете товары или оказываете услуги в торговой точке, выдавайте бумажный чек. Если работаете на общей системе налогообложения, торгуете подакцизными товарами или зарегистрированы как ООО, указывайте в чеке названия товаров.
По просьбе покупателя заменяйте или дополняйте бумажный чек электронным. Узнайте контакты перед покупкой и отправьте чек по почте или в СМС. Услугу отправки СМС можно купить у своего ОФД, письма бесплатны. Их умеет отправлять большинство касс, за исключением касс-калькуляторов.
Когда покупатель возвращает товар, выдавайте чек возврата. На любой кассе для этого есть кнопка «возврат». Возьмите с покупателя заявление по форме КМ-3 или разработайте свою. При замене товара выдавайте чек возврата на старый товар и обычный чек — на новый.
Когда рабочий день закончится и вы закроете смену, касса напечатает отчет. Запишите сумму наличных платежей за день для бухгалтерии. На УСН она пойдет в книгу учета доходов и расходов, на патенте — в книгу учета доходов. ООО дополнительно оформляют кассовые ордера на каждый доход и расход, а также ведут кассовую книгу. Журнал кассира-операциониста вести не обязательно: налоговая получает эту информацию через ОФД.
№4
Подготовиться к поломкам и сбоям
Пропал интернет
Продолжайте выдавать чеки. Фискальный накопитель сохранит информацию о продажах и отправит ее в ОФД, когда интернет появится.
Заблокировался фискальник
Это бывает при смене дольше 24 часов или работе без интернета больше 30 дней. Заново откройте смену или включите интернет — и касса снова будет выдавать чеки.
Неучтенная выручка
Вы взяли у покупателей больше денег или выдали меньше. Чтобы учесть излишек в налоге:
1
напишите служебную записку с датой и причиной ошибки, присвойте записке номер;
2
напечатайте чек коррекции, укажите только общую сумму, без названий товаров;
3
отправьте служебную записку в налоговую через nalog.ru и приложите копию чека.
Недоимка
Когда ошибка уменьшает выручку, исправить ее нельзя. Придется платить налог с той суммы, которую пробили.
Касса не работает
Например, выключилось электричество, зависло обновление кассовой программы или что-то сломалось. Чтобы продолжить работу, налоговая предлагает применять запасную кассу. Для небольшого бизнеса покупать ее слишком дорого, поэтому есть второй вариант: оформить чеки коррекции на каждый платеж, принятый без чека, и отправить со служебной запиской в налоговую. Если покупатель раньше вас сообщит налоговой, что вы не выдаете чеки, будет штраф.
№5
Оформить налоговый вычет
ИП на ЕНВД и патенте, которые переходят на онлайн-кассы с 1 июля 2018 или 2019 года, могут получить налоговый вычет. Вам зачтут расходы на кассу, фискальник, кассовую программу и подключение, но не больше 18 тыс. рублей. Несколько касс — несколько вычетов.
Когда придет время платить налог, вы заплатите меньше. Вычет будет уменьшать налог, пока не истратится весь или не наступит 1 июля 2019 года. При регистрации кассы позже своего срока перехода вычет «сгорает».
Чтобы уведомить налоговую, предприниматели на патенте отправляют уведомление, а на ЕНВД — прикладывают к декларации пояснительную записку.
Кто переходит на онлайн-кассы
С 1 июля 2018 года
владельцы магазинов на ЕНВД и патенте с сотрудниками;
владельцы общепита на ЕНВД и патенте с сотрудниками;
владельцы торговых автоматов на любых системах налогообложения и с сотрудниками;
все, кто принимает оплату от физлиц электронными деньгами или на расчетный счет.
С 1 июля 2019 года
владельцы магазинов, кафе, торговых автоматов на ЕНВД и патенте без сотрудников;
поставщики услуг населению на УСН, ЕНВД и патенте.
За работу без кассы штрафуют:
ИП — на 25-50% от не пробитой по кассе суммы, но не менее чем на 10 тыс. рублей;
ООО — на 75-100% от не пробитой по кассе суммы, но не менее чем на 30 тыс. рублей.
Кому касса не нужна
Онлайн-кассы не нужны, если:
вам платят только ИП и организации на расчетный счет или
вместо вас чеки по всем правилам выдают посредники: курьеры, платежные посредники или почта при наложенных платежах.
При некоторых видах деятельности тоже можно работать без кассы (при условии, что в ассортименте отсутствуют подакцизные товары, например алкоголь, сигареты и бензин):
торговля с лотков, тележек, корзин или в вагонах пассажирских поездов (но не техникой);
торговля на рынках, ярмарках и в выставочных комплексах несъедобными товарами, не вошедшими в список, который составило правительство, — но только в точках, где негде хранить и замораживать товар, не в магазинах, киосках и палатках и не внутри крытых помещений;
продажа мороженого и напитков через киоски;
торговля в газетно-журнальных киосках (если доля газет и журналов — не меньше 50%, а остальные товары — из списка, который утвердило правительство вашего региона);
ремонт обуви;
изготовление ключей;
услуги по уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
сдача в аренду квартиры, если вы ИП;
работа в труднодоступной местности, относящейся к перечню, установленному местными законами.
Другой бизнес из второй статьи 54-ФЗ.
