Разобраться

Агентство, студия, фриланс: какого подрядчика выбрать и как ему платить

Агентство, студия, фриланс: какого подрядчика выбрать и как ему платить
Фото: Unsplash

Когда компания сталкивается с задачами, для решения которых не хватает внутренних ресурсов или экспертизы, встает вопрос о выборе подрядчика. Агентство, микроагентство, фриланс — разбираемся, чем они отличаются и на чём лучше остановиться.

Штат или аутсорс?

Для начала разберемся, действительно ли компании нужен подрядчик или эффективнее привлечь специалиста в штат. Выбор зависит от имеющихся у вас ресурсов и специфики задач. Если вы создаете продукт, требующий долгосрочного развития, имеет смысл собрать внутреннюю команду, которая будет его поддерживать. А вот разовую или проектную задачу дешевле и логичнее отдать подрядчику.

Второй ключевой вопрос, который важно себе задать: есть ли у внутренней команды достаточный уровень компетенций и отлаженная система работы над проектами подобного рода? За глубокой экспертизой в конкретной сфере (будь то презентации, брендинг или продуктовый дизайн) обычно идут к подрядчикам. И даже если речь идет о долгосрочном проекте, стоит привлечь внешних специалистов — чтобы они разработали стратегию и создали необходимые инструменты, которыми потом сможет пользоваться ваша внутренняя команда.

Важно оценить периодичность задач. Если они появляются раз в год, стоит сначала обратиться к подрядчику, а затем нанять одного-двух специалистов в штат, — они будут работать по уже готовым материалам, а не начинать с нуля.

Наконец, необходимо проанализировать экономическую выгоду. Если конкретная функция в компании не генерирует прибыль (так называемая «красная зона»), многие бизнесы отказываются держать соответствующий персонал в штате.

От одиночек до больших команд

В качестве подрядчиков могут выступать агентства, студии, микроагентства и фрилансеры. Кроме того, для выполнения некоторых задач может оказаться идеальным формат аутстаффинга. Давайте разберемся, в какой ситуации что подойдет.

Агентство отличается глубокой экспертизой в определенном типе проектов и собственным штатом специалистов (но может привлекать их и со стороны). Его услугами стоит воспользоваться, когда перед бизнесом стоит большая комплексная задача, требующая гибкости и нешаблонных решений.

Ключевая задача агентства — не следовать слепо запросам клиента, а консультировать, давать рекомендации для достижения результата и честно комментировать предложения внутренней команды заказчика.

При выборе агентства нужно смотреть на его опыт работы с кейсами клиентов. Если они масштабные, громкие и успешные, можно не поскупиться на деньги, но получить уверенность в результате. Однако уточняйте заранее, какая именно команда работала с понравившимися вам кейсами.

Студия работает только со штатными специалистами и в рамках их компетенций. Как правило, предлагает ограниченный набор конкретных пакетных решений, но отвечает за качество работы.

Микроагентство или микростудия — формат, при котором сами основатели отвечают за весь процесс от продаж до продакшена. У них есть выраженный «почерк» и экспертиза в очень узкой нише. Обычно микроагентства и микростудии ограничены только штатными ресурсами, но отличаются очень высоким уровнем погружения в проект.

Аутстаффинг — это когда часть команды агентства или студии вливается в коллектив клиента для работы над конкретным проектом. С вашей стороны процесс контролируют менеджер и продакт-оунер. А контролем качества занимается агентство или студия (обычно этим занимается арт-директор подрядчика).

Формат подходит для корпораций с большим бюджетом — когда нужно одновременно решать много разных задач, а ресурсов на наем и обучение сотрудников нет. Аутстаффинг идеален, когда требуются проверенные кадры и отлаженные процессы. А еще он помогает в проектной работе — когда активная фаза разработки закончится, людей не надо будет увольнять, можно просто расторгнуть договор подряда.

Фриланс — это когда вы отдаете подряд одному конкретному человеку, который ограничен собственными ресурсами и навыками. Такой формат работы подходит, когда нужно сделать только часть проекта (например выполнить дизайн презентации без работы над контентом). К фрилансеру также можно обратиться, если у вас уже есть наработки, шаблоны и гайды, которые можно передать ему для работы.

У частника нет расходов на офис и зарплаты сотрудников — все задачи он выполняет сам, включая общение с клиентом и ведение бухгалтерии. Поэтому фриланс спасает в ситуациях, когда бюджет ограничен. Другие преимущества работы с фрилансерами — скорость и гибкость. Например, дизайн-агентства, скорее всего, откажутся от срочного и рискованного заказа. Тогда как среди одиночек может найтись тот, кто сделает всю работу за ночь.

Правда, сейчас на рынке уже есть фрилансеры, которые работают с помощниками по принципу микростудий и выдают очень качественный результат. Но не забывайте о контроле. Далеко не каждого фрилансера можно отправлять в свободное плавание — стоит выделить менеджера для коммуникации с ним.

Разбираемся в моделях оплаты

При работе с подрядчиками можно воспользоваться разными моделями оплаты. Рассмотрим основные из них и попробуем разобраться в выгоде каждого формата.

Fixed Price подходит для небольших и понятных проектов. Эта модель уместна, когда можно составить строгое техническое задание, которое практически не будет меняться в ходе работы. Бюджет на разработку всего проекта определяется перед стартом работы и остается неизменным.

Retainer подходит для регулярных типовых задач. Эта модель работает как абонентская подписка и предполагает фиксированный формат ежемесячной оплаты за пакет часов разных специалистов.

Time & Material — гибкая модель, которая подходит для сложных проектов с высокой долей неопределенности по объему работ. Раньше эту модель применяли в основном консалтинговые компании, а сегодня она перешла в сферу веб-разработки, продуктового дизайна и креативных задач.

Перед началом проекта заказчик получает предварительную оценку стоимости и сроков, которая корректируется перед каждым следующим этапом. С подрядчиком заключается рамочный договор, который позволяет вносить изменения в техническое задание в процессе работы. Финальная стоимость проекта оценивается по факту выполненной работы: заказчик получает отчет о проделанной работе с указанием количества потраченных часов и стоимости.

Подводные камни работы с фрилансером

В сотрудничестве с фрилансерами есть опасность — не все из них ответственно подходят к договоренностям. Чтобы обезопасить себя, горящие проекты лучше отдавать уже проверенным частникам либо брать параллельно двух исполнителей — так выше вероятность получить качественный результат в срок.

При работе над долгосрочными проектами лучше заключить с фрилансером стандартный договор на оказание услуг. В нем можно прописать сумму оплаты за конкретный проект, месяц или определенный объем услуг. Большие проекты разделите на этапы и подробно опишите их в приложении к договору (там же подробно обозначьте все возможные нюансы).

Фрилансер работает не по трудовому кодексу, а по гражданскому.Чтобы снизить риски, зафиксируйте в договоре сроки работы в целом и промежуточные этапы. Укажите требуемое время на внесение правок и дату окончательной сдачи работы — это поможет вам обезопасить себя и сократить расходы.Обязательно укажите в условиях договора, что после выполнения работ все исключительные права на результат переходят к заказчику. Если этого не сделать, фрилансер может продать разработанный для вашего проекта логотип или презентацию — и ничего не нарушит.

Подрядчики любят публиковать результаты работы в своем портфолио. Отдельно обсудите с фрилансером этот нюанс, особенно если вы сами являетесь исполнителем у какой-то крупной и известной компании и связаны условиями NDA.

Сейчас есть возможность искать частников на биржах с функцией «безопасной сделки». В России это fl.ru, freelance.ru и work-zilla.com. Безопасная сделка помогает защититься от мошенников и мотивирует фрилансера выполнять проект качественно и в срок (деньги ему перечисляются только после утверждения работы заказчиком).

Инструкция по выбору подрядчика

Разовая задача. Оцените ее объем, уровень сложности и возможности бюджета компании. Если готовите материалы для важного события, от которого зависит привлечение инвестиций или репутация бренда, стоит доверить задачу опытному агентству или студии. Если задача простая (например, требуются стандартные материалы для внутреннего использования), можно воспользоваться услугами фрилансера. Если хотите получить нестандартный, креативный продукт и вам нравится почерк конкретной команды — обращайтесь к микростудии.

Повторяющаяся задача. Если позволяет бюджет, можно выкупить целую команду под аутстаффинг. Если задачи регулярные, но небольшие, обращайтесь к агентству, которое работает в формате retainer.

Задача четко сформулирована, и есть понимание, как ее решать. В этом случае отталкиваемся от бюджета и объема работы. Если позволяют финансы, грамотным решением будет обратиться к студии с узкой специализацией в продукте. В противном случае можно обратиться к фрилансеру.

Комплексная задача, требующая привлечения нескольких подрядчиков. Здесь лучше обратиться к какому-нибудь опытному агентству. Как правило, на сайтах агентств представлены широкая продуктовая линейка и кейсы разных форматов.