Рубрики

О журнале

Соцсети

Напишите нам

Разобраться

Чтобы получать меньше писем, надо отправлять меньше писем: лайфхаки по освобождению от почтового рабства и зависимости от соцсетей

Чтобы получать меньше писем, надо отправлять меньше писем: лайфхаки по освобождению от почтового рабства и зависимости от соцсетей

Специалист по поведенческому дизайну Нир Эяль известен своим бестселлером Hooked («На крючке»), где рассказал, как «подсаживать» клиентов на свои продукты. В новой книге Indistractible («Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью») он даёт советы, как не попадаться на расставленные другими крючки и не позволить себя отвлечь от главного. Книга выходит в октябре в издательстве «Манн, Иванов и Фербер», Inc. публикует отрывок.

Взломайте свой гаджет

На жаргоне компьютерщиков «взломать» — значит получить несанкционированный доступ к данным в системе или компьютере. Так же и наши технические устройства могут получать несанкционированный доступ к нашему мозгу, побуждая нас отвлекаться. Именно это признал сооснователь Facebook Шон Паркер, описывая, каким образом эта социальная сеть манипулирует по воле разработчиков нашим поведением. «Это цепь обратной связи с потребностью в социальном самоутверждении, — сказал он. — Как раз то, что мог предложить хакер вроде меня, потому что здесь всё нацелено на одно слабое место в человеческой психологии». Чтобы начать отвечать взломом на взлом, нужно сначала понять, что позволяет технологическим компаниям столь успешно использовать внешние раздражители. Что это за упомянутое Паркером «слабое место в человеческой психологии», делающее нас столь восприимчивыми к внешним раздражителям?

Сегодня наша борьба с отвлечением — это во многом борьба с внешними раздражителями — уведомлениями о новых сообщениях, письмах и постах в соцсетях. Внешние раздражители отрывают нас от намеченных дел.

Исследователи выяснили, что, если человека отвлекают в процессе работы, он, как правило, старается затем наверстать упущенное время и начинает работать быстрее, но расплачивается за это стрессом и упадком духа.

Чем чаще мы поддаемся внешним раздражителям, тем глубже вовлекаем свой мозг в нескончаемую цепь стимулов и реакций. Мы приучаем себя реагировать мгновенно. И вскоре нам уже кажется, будто сделать запланированное дело невозможно. Вероятно, следует просто игнорировать внешние раздражители? Если мы перестанем реагировать на уведомления, телефонные звонки и попытки нас прервать, мы сумеем заниматься своим делом, сразу же заглушая любые помехи.

Но всё не так просто. Согласно результатам исследования, опубликованным в Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, если человек получает уведомление на мобильный телефон, но не отвечает на него, он отвлекается точно так же, как если бы он ответил на сообщение или звонок. Ещё один факт: авторы исследования, проведённого при Техасском университете в Остине, полагают, что «само присутствие смартфона провоцирует „утечку мозга“, поскольку доля внимания направлена на сдерживание автоматических реакций и, соответственно, не может быть задействована в решении текущей задачи».

Если телефон находится в поле зрения, мозгу приходится прилагать массу усилий, чтобы его игнорировать, если же телефон далеко или его не видно, мозг способен сосредоточиться на текущей задаче. Могу вас обрадовать: столь простая мера, как устранение мешающих внешних раздражителей, позволяет справляться с нежелательными отвлекающими факторами.

Если раздражитель помогает нам делать то, что мы запланировали у себя в расписании, значит, он способствует вовлечению. Если же он толкает к отвлечению, то он не работает на нас.

Запомните

Внешние раздражители часто способствуют отвлечению. Сигналы из окружающей среды — такие как «пинь», «динь», «дзинь», издаваемые гаджетами, — и люди, отрывающие вас от дела, нередко сбивают с верного курса.

Внешние раздражители не всегда вам вредят. Если внешний раздражитель способствует вовлечению, значит, он работает на вас.

Вы должны спрашивать себя: работает этот раздражитель на меня или я работаю на него? Тогда вы сумеете взломать внешние раздражители, которые на вас не работают.

Взломайте помехи, отрывающие от работы

К сожалению, в современной рабочей среде помехи присутствуют повсюду. В немалой степени этому способствует неправильное использование пространства. Семьдесят процентов американских офисов имеют планировку открытого типа. Современный офис — это не отдельные рабочие пространства, разделённые стенами, а место, где в прямое поле зрения сотрудников часто попадают и коллеги, и комната отдыха, и ресепшен.

Предполагалось, что открытая планировка офисов будет стимулировать обмен идеями и совместную работу. Но, к сожалению, согласно масштабному исследованию 2016 года, проанализировавшему обстановку в трёхстах с лишним офисах газетных издательств, этот тренд привел к росту отвлечения. Не стоит удивляться, что все эти помехи снижают общий уровень удовлетворённости работников.

Для борьбы с этим я предлагаю конкретный эффективный метод, позволяющий оградить работников от помех. Сделайте карточку и напишите на ней крупным шрифтом простую просьбу к проходящим мимо: «Сейчас мне нужно сосредоточиться. Подойдите, пожалуйста, попозже». Прикрепите такую карточку к экрану своего компьютера, чтобы ваши сослуживцы знали: вы не хотите отвлекаться. В отличие от наушников на голове, такой призыв будет понят однозначно.

Несмотря на то что такая просьба на мониторе понятна практически любому, всё же советую обсудить свою цель с коллегами. Такой разговор может побудить их последовать вашему примеру и послужит исходной точкой для дискуссии о важности сосредоточенной работы.

Оранжевый жилет, карточка на мониторе, подсвеченная корона… Какой бы способ вы ни выбрали, чтобы устранить нежелательные стимулы, исходящие от других людей, вы должны подать чёткий сигнал: я не хочу, чтобы меня отрывали. Это поможет коллегам и домочадцам притормозить и оценить свои действия, прежде чем они нарушат вашу сосредоточенность.

Запомните

Отвлечение от работы ведёт к ошибкам. Вы не можете работать в полную силу, если вас часто отрывают.

В офисах с планировкой открытого типа люди отвлекаются чаще.

Встаньте на защиту своей сосредоточенности. Если вы не хотите, чтобы вас отрывали, сигнализируйте об этом. С помощью липкого листка, прикреплённого к монитору, или любого другого чёткого знака дайте людям понять, что вы сейчас ни на что не отвлекаетесь.

Взломайте электронную почту

Электронная почта — проклятие современного работающего человека. Оценить масштаб этой проблемы позволяют простые математические вычисления. В среднем офисный служащий получает сотню писем в день. Допустим, на письмо уходит всего две минуты, тогда в сумме это составит три часа и двадцать минут в день. Если обычный рабочий день — с девяти до пяти минус час на обед, то электронная почта съедает почти половину времени. Но если рассуждать здраво, то это очень скромная оценка, поскольку в эти три часа и двадцать минут не входит время, затрачиваемое на то, чтобы вернуться к работе между чтением писем.

Исследование, результаты которого публиковались в International Journal of Information Management, установило, что офисным служащим после проверки электронной почты в среднем требуется шестьдесят четыре секунды, чтобы перенастроиться и снова взяться за работу. Учитывая, что в день мы залезаем в почту сотни раз, эти минуты складываются в часы.

25% времени уходит на чтение писем, которые не стоило адресовать именно этому руководителю, и еще 25% занимают ответы на письма, на которые этому руководителю совсем не стоило отвечать.

Другими словами, примерно половина времени тратится столь же продуктивно, как если бы человек считал трещины на потолке.

Почему электронная почта — хроническая проблема? Ответ на этот вопрос кроется в нашей психологии. Возможно, именно электронная почта положила начало всем продуктам, формирующим наши привычки. Во-первых, мы получаем от неё переменное вознаграждение. В известном эксперименте Берреса Фредерика Скиннера голуби клевали клавиши чаще, если схема подкрепления постоянно менялась. Точно так же непредсказуемость электронных писем заставляет нас проверять и «клевать» почту снова и снова. В ответ мы получаем хорошие новости и плохие, увлекательную информацию и глупости, письма от самых близких и любимых людей и от безымянных незнакомцев. Эта неопределённость притягивает нас как магнит: нам хочется посмотреть, что там в ящике на этот раз. И мы снова и снова жмём на клавиши и проводим по экрану пальцем, беспрестанно пытаясь выйти из неприятного состояния ожидания.



Во-вторых, у нас есть выраженная склонность к взаимному обмену: мы чувствуем себя обязанными «платить той же монетой». Когда кто-то говорит «привет» или протягивает нам руку, нас тянет ответить тем же; если мы этого не сделаем, то нарушим устойчивую социальную норму и это покажется невежливым. В личном общении взаимная учтивость привлекательна, но в онлайн-пространстве она может приводить к массе проблем.

И наконец (и это, наверное, самое существенное), электронная почта — это инструмент, которым мы практически не можем не пользоваться. У большинства из нас от неё зависит работа; она так вплетена в рабочую среду и личную жизнь, что полный отказ от неё опасен: так можно и средств к существованию лишиться.

Но, как и многие другие вещи, отнимающие больше времени и внимания, чем хотелось бы, электронную почту можно взять под контроль. Вы можете ввести в свои рабочие будни некоторые приёмы, которые помогут подточить её нездоровую притягательность. Сосредоточимся на нескольких методах, дающих наилучшие результаты при минимуме усилий.

Давайте сначала рассмотрим, как уменьшить общее число сообщений. Учитывая нашу склонность к взаимному обмену, есть вероятность, что каждый раз, когда вы будете отправлять письмо, получатель тут же будет вам отвечать и этот цикл станет бесконечным.

Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем.

Казалось бы, это очевидно, но большинство из нас не следуют этому простому правилу. Потребность во взаимном обмене настолько велика, что мы отвечаем на сообщения, как только их получаем, — хоть ночью, хоть в выходные, хоть в праздники. Большинство электронных писем, которые мы отправляем и получаем, — несрочные. Но наш мозг падок на изменчивые награды и поэтому мы обращаем внимание на каждое сообщение — неважно какое, — как если бы оно требовало мгновенной реакции. Мы приучаем себя постоянно проверять почту, отвечать на сообщения и, какая бы просьба ни оформилась в голове, тут же выпаливать её в письме. Всё это ошибки.

Лайфхак 1

Обозначьте часы работы

Я каждый день получаю десятки писем с просьбами обсудить что-нибудь, о чем я писал в своей книге или статье. Я очень люблю беседовать со своими читателями, но если б я отвечал на каждое электронное письмо, у меня не оставалось бы времени ни на что другое. Поэтому чтобы отправлять и получать меньше писем, я назначаю «часы работы». Когда вы в следующий раз получите по электронной почте несрочное сообщение, попробуйте ответить примерно так: «Я выкроил немного времени — во вторник и в четверг с 16 до 17. Если к тому моменту вопрос будет все еще актуальным, пожалуйста, загляните ко мне, и мы продолжим обсуждение».

Вы можете даже обзавестись собственным онлайн-планировщиком, чтобы люди могли резервировать время для общения с вами. Просто удивительно, сколь многие вопросы утрачивают свою насущность, когда даешь им время отлежаться. Попросив собеседника подождать, вы даете ему шанс самостоятельно докопаться до ответа или, как это часто случается, время на то, чтобы проблема просто испарилась под нажимом какой-нибудь другой приоритетной задачи. Но что, если отправителю все равно нужно обсудить с вами свой вопрос и он не может справиться с проблемой самостоятельно? Тем лучше! Сложные вопросы удачнее разрешаются при личном общении, а не в электронной переписке, где выше риск недопонимания. Главное — просьба обсуждать с вами сложные проблемы только в «часы работы» позволяет сделать общение более плодотворным и уменьшить поток электронной корреспонденции.

Лайфхак 2

Притормозите и задержите доставку

Имея в виду правило «Чтобы получать меньше электронных писем, нужно отправлять меньше электронных писем», стоит обсудить, как притормозить нашу игру в пинг-понг — обмен электронными письмами, — отсрочивая отправку уже написанных сообщений. В конце концов, кто сказал, что письмо нужно отослать, как только оно дописано? К счастью, есть технические средства, которые в этом помогают. Вовсе необязательно, настрочив ответ, тут же нажимать на кнопку «Отправить»: специальные почтовые программы, вроде той, что входит в пакет Microsoft Office, и инструменты, подобные Mixmax для Gmail, позволяют отправлять сообщения по расписанию. Отвечая на очередное письмо, я каждый раз задаю себе вопрос: «Каков предельный срок, когда отправитель должен увидеть мой ответ?» Прежде чем отправить его, я нажимаю всего на одну кнопку — и письмо уходит из моего ящика, пропадает с экрана, но не доставляется адресату до того времени, которое я назначил. В результате я отправляю меньше писем в день и, соответственно, меньше получаю ответов. Отложенная доставка не только дает время на то, чтобы вопрос разрешился каким-нибудь иным способом, она снижает вероятность, что я буду получать письма, когда мне этого не хочется.

Лайфхак 3

Избавьтесь от ненужных сообщений

Есть еще один очень эффективный способ сократить число входящих электронных писем. Каждый день на нас изливается бесконечный поток спама, рекламных сообщений и новостной рассылки. Некоторые из этих писем полезны, но большинство — нет. Как избавиться от тех из них, которые вы не желаете больше видеть? Если это письмо по рассылке, на которую вы когда-то подписались, но теперь она вам не нужна, лучшее, что можно сделать, — это нажать на кнопку «Отписаться» в нижней части письма. Правда, некоторые коммерческие спамеры прячут кнопку «Отписаться» и иногда упорно продолжают забивать ваш почтовый ящик, даже если вы отказались от их рассылки. Таких советую отправлять в «черную дыру». Я, например, использую для этого простую программу SaneBox: она запускается в фоновом режиме, когда я захожу в почту. Как только я натыкаюсь на письмо, которое не желаю больше видеть, то нажимаю на специальную кнопку, и адрес отправителя попадает в папку BlackHole.

После того как мы обсудили способы уменьшения числа входящих электронных писем, надо сократить время, которое мы тратим на их написание. Все больше появляется подтверждений тому, что просматривать письма крупными порциями гораздо эффективнее, чем проверять почту в течение дня. Причина в том, что мозгу требуется время на переключение с одной задачи на другую, поэтому лучше сосредоточиться и ответить сразу на все письма.

Я знаю, о чем вы сейчас подумали: нельзя же ждать весь день, чтобы проверить почту. Понимаю. Мне тоже нужно заглядывать в свой ящик, чтобы удостовериться, что там нет ничего срочного. Наша проблема не в проверке почты — мы страдаем от привычки ее перепроверять. Знакома ли вам такая ситуация: увидев значок уведомления, что пришло новое письмо, вы щелкаете по нему и начинаете прокручивать список входящих сообщений. Раз уж вы здесь оказались, вы проглядываете одно письмо за другим (может, какое-нибудь из них требует срочного ответа) и откладываете все, что может подождать, на потом. Через некоторое время вы опять заходите в папку входящих, но точно уже не помните, что было в прочитанных сообщениях, поэтому открываете их снова. Но сейчас у вас нет времени, чтобы ответить на них, поэтому вечером вы просматриваете их еще раз. Если вы хоть чуть-чуть похожи на того меня, каким я был прежде, то скорее всего вы будете поражены, сколько раз за день вы иногда открываете одно и то же сообщение. Какая трата времени!



Лайфхак 4

Поиграйте в пятнашки

Мы склонны считать, что главное в электронном письме — его содержание, но это не совсем так. С точки зрения распределения времени самое важное в нем — это насколько срочно требуется на него ответить. Забывая об этом, мы тратим время на перечитывание сообщений.

Разделаться с этой манией довольно просто: решите для себя, что по каждому письму вы будете щелкать максимум два раза. Открыв письмо в первый, задайте себе вопрос: когда нужен на него ответ? Присвойте каждому письму метку «Сегодня» или «На неделе» (вообразите, будто играете в пятнашки) — так вы зафиксируете необходимую информацию, готовясь ко второму (и последнему) его просмотру. Если вы вдруг получили сверхсрочное письмо из разряда «Ответьте мне немедленно», конечно, на него нужно ответить сразу.

Сообщения, которые не нуждаются в ответе, сразу же удаляйте или отправляйте в архив. Обратите внимание: подобные метки не разделяют письма по темам или категориям — они лишь сообщают, когда требуется написать ответ. Этот способ позволяет мозгу не отвлекаться: вы знаете, что напишете ответ в то время, которое специально выделили для этого у себя в расписании. Что касается меня, то я наскоро просматриваю папку входящих перед утренним кофе. На то, чтобы поставить напротив каждого нового письма метку, сообщающую, когда требуется ответ, уходит не больше десяти минут. Это позволяет мне сохранить спокойствие: я знаю, что ничего не упустил.

Разом ответить на все срочные сообщения — это быстрее, чем перерывать все письма, пытаясь определить, на какие из них необходимо ответить до конца дня. Кроме того, каждую неделю я выделяю три часа на то, чтобы разобраться с менее срочными письмами, обозначенными меткой «На неделе». И последнее: в конце недели я просматриваю свое расписание, вспоминаю, хватило ли мне в этот раз времени, выделенного на электронную почту, и соответственно корректирую его на неделю вперед.

Запомните

Проанализируйте проблему. Время, затраченное на электронную почту, равно числу полученных сообщений, умноженному на среднее время, уходящее на одно сообщение.

Сократите число входящих писем. Обозначьте «часы работы», отсрочивайте отправку сообщений, позаботьтесь, чтобы в ваш ящик проникало как можно меньше ненужных писем.

Расходуйте меньше времени на каждое сообщение. Присваивайте письмам метки, указывающие, когда требуется ответ. Отвечайте на письма в то время, которое вы отвели для этого в календаре.