Как арендовать офис в 2025 году: от поиска помещения до продления договора

Текст: Андрей Кусков

Бизнес-журналист, редактор «Инк.», комментатор, радиоведущий. Бывший шеф-редактор спортивного СМИ. Впервые в России интегрировал в прямые эфиры x.com.

Аренда офиса — неотъемлемая часть работы многих компаний. Ведь далеко не все фирмы могут себе позволить работать только удаленно. Эксперты отмечают, что из-за финансовой ситуации и высокой процентной ставки новые офисные центры появляются реже, а стоимость аренды помещений растет. «Инк.» разобрался, как лучше всего выбрать новый офис для фирмы и что нужно сделать, чтобы минимизировать проблемы.

Оглавление

Как искать помещение

Проверка арендодателя

Проверка помещения

Из чего формируется арендная плата

Ремонт в арендуемом помещении

Продление и расторжение договора

Кратко

Как искать помещение

В 2025 году все вопросы предложений по аренде могли бы быть в интернете, но до сих пор можно встретить вывески на домах или найти объявления в печатных изданиях. Однако сотни предложений можно найти на профильных сайтах или в специальных разделах.

К примеру, можно воспользоваться такими сервисами от «Яндекса», «Циана», или «Авито». Удобство этих площадок в том, что можно сразу рассмотреть офисы под конкретный бюджет, метраж или расположение в городе. Плюсом будет возможность обсудить некоторые вопросы с арендодателем прямо на сайте. Но в любом случае всегда лучше приезжать и осматривать помещение. Например, только на месте можно убедиться, что в здании есть свет, водоснабжение, интернет соответствует заявленным показателям. Также стоит оценить, требуется ли помещению ремонт или можно переезжать и начинать работу офиса сразу.

Помимо этого, можно воспользоваться услугами агентства по недвижимости. В этом случае вы заплатите еще и за услуги сотрудников организации. Как правило, они берут процент от месячной аренды помещения. Комиссия может составлять и все 100% месячной аренды. Зато такой путь может облегчить жизнь: специалист сам займется поиском помещения по заданным критериям, поможет заключить договор и будет проверять все документы у арендодателя.

Критерии выбора помещения

В первую очередь стоит обратить внимание на соблюдение всех санитарно-эпидемиологических норм (СанПиН). В том числе:

• на каждого сотрудника полагается минимум по 4.5 кв. м рабочего места;
• температура должна быть 22–25 градусов по Цельсию;
• уровень шума в офисе не должен превышать 80–90 дБ.

Во-вторых стоит оценить доступность офиса для сотрудников. Если вы переезжаете или открываете новое пространство для работников, стоит подумать о них. К примеру, раньше у вас было здание в центре города, а теперь нужно найти офис на окраине. Возможно, часть действующих сотрудников в скором времени уволится, потому что их будет изматывать дорога и окружение. Также стоит помнить, что если по рабочим вопросам приедет клиент, то он должен без проблем найти офис.

В-третьих, парковочные места. Тоже важный фактор для удобства сотрудников и гостей. Оптимально, если на парковке будут выделены места под автомобили именно для вашей компании.

Еще один пункт, на который стоит обратить внимание, — это охрана. Нередко в бизнес-центрах есть турникеты на первом этаже. Идеально, когда гости не тратят много времени на проход на территорию. Равно как и сотрудники, которые забыли специальную карту-пропуск. Поэтому лучше заранее обсудить все нюансы работы охраны и взаимодействия с ней. Нужно заранее проговорить с арендодателем возможность докупить пропуски и их цену.

К изначальным проверкам при выборе помещения под офис стоит отнести и знакомство с потенциальными соседями. Если среди них, например, столярная мастерская или репетиционная точка для музыкантов, вполне возможно, что эффективность работы будет падать из-за уровня шума в течение дня.

Проверка арендодателя

Простой способ узнать первичную информацию об арендодателе — это запросить у него документы, связанные с помещением. Вот короткий список того, что вам может потребоваться:

• оригинал документов на собственность или копии, но обязательно заверенные у нотариуса;
• договор на покупку помещения и выписку из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН);
• выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Если вы запросили только документы на собственность, то дополнительно подтвердить данные можно в Росреестре. Уточнить их можно самостоятельно либо также попросить арендодателя. Также уточнить информацию о юридическом лице можно в сервисе «Прозрачный бизнес» от Федеральной налоговой службы (ФНС).

Чтобы быть уверенным, что арендодатель не проблемный, лучше проверить его данные еще в нескольких базах. Например, он может часто судиться, в том числе и с арендаторами. Чтобы уточнить эту информацию, стоит обратиться на сайт арбитражного суда.

Дополнительной проверки заслуживает наличие долгов у арендодателя и потенциальное банкротство. Узнать подробности можно на портале Федеральной службы судебных приставов (ФССП).

Всегда есть два варианта снять помещение — это прямая аренда или субаренда. В первом случае с вами должен общаться сам владелец либо его уполномоченные представители. Если же говорить про второй, то нужно обязательно запросить у потенциального арендодателя документы, которые разрешают ему сдавать часть помещений другим арендаторам.

Не лишним будет и познакомиться с другими арендаторами. Помимо того что вы узнаете информацию о том, какие компании работают вокруг, можно обменяться контактами. Это поможет узнать чуть больше информации о собственнике перед подписанием арендного соглашения. Контакты с руководителями других компаний помогут оперативно решать спорные вопросы или, например, договориться о совместных мероприятиях.

Проверка помещения

Это обязательный пункт, если вы арендуете площади самостоятельно, без участия агента по недвижимости. Проверка поможет узнать потенциальные проблемы до того, как соглашение будет подписано.

Вадим Тымчик,

генеральный директор группы компаний «Элементум Технолоджис»

«Можно выделить следующие основные критерии оценки: техническое состояние, инфраструктура (в том числе доступность кафе, банков и транспортных узлов), возможность перепланировки и размер и границы арендуемой площади. При аренде части помещения важно документально зафиксировать границы арендуемой зоны».

Из чего формируется арендная плата

Стоимость аренды офиса напрямую зависит от того, какие дополнительные услуги вы получите. Для этого нужно внимательно изучить договор перед тем, как его подписывать. Лучше всего, если это сделает юрист. Вполне возможно, что такой специалист поможет сэкономить на аренде. Изучим, за счет каких аспектов цена аренды офиса может вырасти.

• Владелец помещения может включить в цену так называемый коридорный коэффициент — плату за общие помещения.
• В изначальную сумму аренды иногда не включают коммунальные платежи. Нужно оценить, сколько в среднем в месяц вы будете доплачивать за воду и электричество.
• Охрана офисного здания. Нужно уточнить у владельцев помещения, сколько именно будут стоить ключ-карты для ваших сотрудников, в какую стоимость обойдется сделать новые взамен утерянных или сломанных и как в офис будут попадать гости.
• Уборка помещений. Нередко в офисных центрах предлагают воспользоваться услугами клининга, который сотрудничает с фирмой владельца. Однако цена их услуг может быть завышена. Как правило, можно договориться, чтобы уборка помещений проводилась силами вашей компании. А в договоре прописать, что ответственность за соблюдение чистоты лежит полностью на вас.
• Парковочные места. Важный аспект, если сотрудники или гости приезжают в офис на личном транспорте. Нужно уточнить, сколько мест предоставляется именно вашей фирме и сколько это стоит.

Документы для аренды

Со стороны арендатора потребуются следующие документы:

• паспорт и ИНН, если это частное лицо, самозанятый или индивидуальный предприниматель (ИП);
• сведения из ЕГРЮЛ и ИНН (для ООО);
• доверенность, если документы оформляет сторонний сотрудник.

Для арендодателя список документов немного другой:

• паспорт, ИНН, данные ЕГРЮЛ и или доверенность;
• актуальная выписка из ЕГРН на помещение;
• технический паспорт объекта, где указаны характеристики, планировка и площадь помещения.

В случае, если помещение оформляется по субаренде, то нужно будет добавить согласие собственника на сдачу помещения третьим лицам.

Не лишним будет и запросить документы с обслуживающими организациями. Под этот критерий попадает клининг, охрана и вывоз отходов.

Договор аренды: нюансы и условия

К его составлению и прочтению нужно отнестись максимально строго. Так как именно договор будет служить защитой ваших прав в случае возникновения споров с арендодателем. В договоре обязательно указывают следующее.

• Стороны соглашения. В этом пункте должны быть перечислены данные арендодателя и арендатора. И информация о доверенных лицах, если одна из сторон прибегает к их услугам во время оформления сделки.
• Предмет договора. В нашем случае это аренда помещения. Нужны и кадастровый паспорт, и адрес, и размеры помещения. И добавить опись предметов, если какая-то мебель передается вместе с офисом. Помимо этого, лишним не будет убедиться, что помещение не имеет никаких обременений. Например, на недвижимость может быть наложен арест или она может находиться в доверительном управлении.
• Срок действия договора. В России чаще всего арендное соглашение заключается меньше чем на 12 месяцев, так как если срок договора больше, чем 365 дней, то данные нужно подавать в Росреестр. Нередко арендодатели не хотят это делать и выбирают либо 11 месяцев, либо 364 дня. В таком случае важно указать, что приоритетное право продлить соглашение остается за арендатором. Иначе, если придут более выгодные клиенты, арендодатель может попросить освободить помещение.
• Условия оплаты. В этом разделе прописывают точную дату и сумму платежа. Можно указать и реквизиты для его перевода. Арендодатель в этом пункте вправе добавить ежегодное повышение арендной ставки.
• Права и обязанности сторон. Сюда вносятся все нюансы относительно уборки помещения, поддержания чистоты, своевременности оплаты, и так далее. В этом пункте также указывают сроки, в которые и арендатор, и арендодатель должны предупредить друг друга о расторжении договора.

Диана Суворова,

ведущий юрист компании «Легис Веритас»

«Я считаю, что договор играет ключевую роль, поскольку именно он определяет права и обязанности сторон, а также возможные риски. Важно сразу обратить внимание на срок аренды: он может быть краткосрочным (до 11 месяцев) или долгосрочным (от года и более). В последнем случае желательно предусмотреть возможность автоматического продления или приоритетное право арендатора на продление».

Дополнительные условия договора

В этом пункте можно указать отдельные договоренности между арендатором и арендодателем. К примеру, это может быть обсуждение арендных каникул или ремонта и учета его стоимости в счет оплаты.

Стоит добавить в этот пункт и установку различных конструкций вроде ресепшн. И согласовать на бумаге, кому они достанутся после завершения договора.

Акт приемки и передачи

Акт подписывают вместе с договором. В нем как раз указывают опись всего имущества и его стоимость. Помимо этого, стоит внести нюансы интерьера, например цвет стен, потолка, пола. В документ в обязательном порядке вносят дату передачи и возврата помещения от арендатора арендодателю и наоборот.

Ремонт в арендуемом помещении

Ремонтные работы нужно полностью согласовать с владельцем помещения. Желательно представить дизайн-проект или прописать на бумаге все изменения, которые коснутся арендуемой площади.

Диана Суворова,

ведущий юрист компании «Легис Веритас»

«Ремонт и переоборудование помещения — частая причина конфликтов. Особенно важно заранее определить, кто отвечает за текущий и капитальный ремонт, можно ли менять планировку и в каком состоянии помещение должно быть возвращено арендодателю. Некоторые договоры требуют приведения офиса к первоначальному виду, что может потребовать значительных незапланированных трат».

Хорошо сразу определить, что делать с теми элементами ремонта, которые в случае расторжения или прекращения действия договора достанутся арендатору. Как и саму перестройку или перекраску офиса, их можно согласовать в счет платы за помещение. Либо предложить арендные каникулы на период ремонта и переезда компании в офис.

Вадим Тымчик,

генеральный директор группы компаний «Элементум Технолоджис»

«Ремонтные работы могут быть обязательными или добровольными. Первые — связанные с устранением аварийных ситуаций, повреждений или износа, мешающего эксплуатации помещения. Их обязанность фиксируется в договоре. Например, если помещение требует замены системы отопления, а договором предусмотрено, что капитальный ремонт — зона ответственности арендодателя, он обязан его провести. Добровольные — инициируемые арендатором для улучшения условий работы (например перепланировка, изменение интерьера, установка дополнительных перегородок). Их выполнение и возможная компенсация должны быть согласованы с арендодателем».

Продление и расторжение договора

Если вы прописали все условия непосредственно при заключении договора, то расторжение или желание прекратить сотрудничество не будет сюрпризом или серьезной проблемой. Как правило, стороны указывают срок предупреждения о разрыве соглашения в два-три месяца. Если в изначальном договоре от арендодателя такого пункта нет, стоит его добавить, чтобы обезопасить себя от рисков.

Диана Суворова,

ведущий юрист компании «Легис Веритас»

«Нередко арендаторы сталкиваются с проблемами при досрочном расторжении договора. Важно, чтобы условия выхода были прозрачными, без крупных штрафов, с разумным сроком уведомления (оптимально — за два-три месяца). В договоре должны быть учтены и форс-мажорные обстоятельства, такие как пожар, наводнение, изменения законодательства. Это поможет избежать серьезных убытков в непредвиденных ситуациях».

Что касается продления договора, все зависит, от того, что прописано в соглашении. Если договор краткосрочный, нужно настаивать на том, чтобы за вашей фирмой, при соблюдении всех условий, было первоочередное право на аренду помещения. Можно установить и срок, за сколько до завершения соглашения стороны могут информировать друг друга о пролонгации. В этом же пункте можно указать и срок повышения стоимости аренды.