Как контролировать своих водителей, чтоб не терять деньги
Проблема № 1: приписки
Водители склонны в бумажном путевом листе приписывать себе лишнее время на выполнение заказа: например, потратил на поездку два часа, а отчитался и получил деньги за четыре. В нашей многолетней практике эта цифра варьировалась от 30 минут до 8 часов. Водитель мог сказать, что сломался или попал в большую пробку. Спешить ему некуда — оплата труда повременная, по формуле «солдат спит — служба идет».
Чтобы избежать ущерба от подобных манипуляций с отчетностью, внедрите в свою работу мониторинговые инструменты — не устаревшие тахограф или маяк, а облачный софт (благо, на рынке полно таких предложений). Не нужно ничего физически прикреплять на грузовик — достаточно мобильного приложения на смартфоне водителя. Регистрируете в системе номер его телефона и отслеживаете по GPS все передвижения автомобиля с грузом в режиме реального времени. Данные считываются напрямую с геолокационных датчиков в мобильных устройствах водителей.
В отличие от телеметрических приборов, мониторинговое ПО дает возможность следить и за водителями на аутсорсе — от установки на свой грузовик тахографа или другого GPS-маяка они могут отказаться. Это выгодно и в финансовом плане: по нашему опыту, использование мониторинговых систем на 25-30% снижает расходы как перевозчика, так и клиента по каждой поездке. На внутригородских перевозках экономия составляет около 300 рублей с каждого заказа.
Водители обязаны нажать на кнопку в мобильном приложении дважды — начиная работу и когда ее заканчивают. «Забыть» не получится — в системе видно, что машина уже добралась до конечного пункта, и ПО каждые полчаса просит водителя подтвердить прибытие на точку. Если он пропустит два таких push-уведомления подряд, система автоматически закроет заказ.
В логистической цепочке бывает тяжело проконтролировать «последнюю милю» — с момента прибытия фуры на место до ее полной разгрузки. Это время также учитывается и оплачивается компанией-работодателем. Между «разгрузчиком» и водителем случаются сговоры: первый в документах оставляет открытым время завершения разгрузки, а второй делится половиной суммы, набежавшей за приписанное время.
С помощью современного ПО такие махинации можно отследить. Например, если водитель заехал на выгрузку в 12:00, а по документам и в приложении указал, что выехал обратно в 21:00, — не вопрос. Вот только трекинг перемещения автомобиля постоянно активен и водителю придется объяснить, куда он уехал «не выгруженным», скажем, в 13:30. Если же он выключит телефон, система автоматически зафиксирует это действие как закрытие задания.
Прежде чем устанавливать то или иное приложение своим водителям, протестируйте «в боевых условиях» все возможные сценарии. Обратите внимание на то, как ведет себя ПО, когда телефон «теряет» связь (например, в промзоне или в тоннеле) или если на нем отключить определение местоположения после отклика на задание. Проверьте также, что происходит, если водитель дольше положенного срока находится на одной точке, — приходят ли заказчику уведомления об этом? Современное и хорошо продуманное ПО незамедлительно сообщит клиенту обо всех подобных аномалиях, а самого водителя попросит подтвердить свои действия.
Проблема № 2: обналичка топливных карт
Транспортные компании часто выдают своим водителям топливные карты, на которых лежит депозит в виде определенного количества литров, предоплаченных по безналу, — они списываются при каждой заправке. Многие предприимчивые водители пытаются продать излишки топлива на сторону. Оказавшись на АЗС, они предлагают другим автомобилистам заправиться по их карте, а взамен берут наличные с большой скидкой, которые кладут себе в карман.
Эта проблема решается внедрением «умной» топливной карты, которая позволяет вести онлайн-мониторинг ее использования по конкретным АЗС. Покупая оптом топливо для своих водителей, узнайте у продавца о наличии такой возможности. Это поможет минимизировать ущерб от описанной выше схемы обмана. Наша компания, например, организовала со своим топливным партнером личный кабинет, через который можно отследить по трекингу любую карту и выявить аномальное потребление топлива. Если машина за день проехала 100 км, а водитель отчитался за топливо на все 300, закономерно предположить перепродажу излишков.
Проблема № 3: воровство грузов
IT-технологии активно проникают в логистику, но от мошенничества и кражи груза по-прежнему никто не застрахован. Вот классический сценарий: машина приезжает на склад и водитель говорит: «Я по счету № 315 — забрать утеплитель». Его загружают и оформляют накладные, не задавая лишних вопросов. После чего водитель спокойно уезжает совсем не туда, где его груз ожидает клиент транспортной компании.
Самое интересное начинается, когда пострадавший от действий мошенника перевозчик пытается получить страховое возмещение. Пикантность ситуации в том, что клиенты логистических компаний по всей России не горят желанием застраховать свой груз самостоятельно (это выливается им в круглые суммы). Они требуют от перевозчиков полис страхования экспедиторской ответственности — ведь те не захотят потерять выгодный заказ. Клиенты знают, что в случае ЧП экспедитор вернет им стоимость груза. Проблема в том, что этот вид страхования до сегодняшнего дня слабо регулируется на законодательном уровне. В результате транспортная компания может рассчитывать только на возврат страховой премии, уплаченной по договору страхования ответственности. О возмещении убытков от утраты имущества речь не идет.
Чтобы минимизировать ущерб от кражи и мошенничества, стоит внедрить у себя регламент, по которому обязательно страхуются все без исключения перевозки стоимостью выше определенной суммы. Старайтесь минимизировать расходы на страхование экспедиторской ответственности и оплачивать полис хотя бы поровну с клиентом.
Также следует заранее выстроить дополнительный барьер безопасности между вашей компанией и потенциальными мошенниками. Если проверка контрагентов через специализированные платформы «Контур.Фокус» и «СПАРК» для вас дорога или чересчур сложна, можно делать это «вручную». Поручите работникам отдела сопровождения заказов проверять каждого нового клиента и партнера по трем показателям: сроку существования фирмы — не менее двух лет; отсутствию за последний год судебных тяжб о неоплате услуг по договору; количеству юрлиц, зарегистрированных на гендиректора, — не более 5. Такой подход отсечет 90% сомнительных контрагентов.
