Как правильно пробивать чеки и не нарваться на штраф
С 1 июля 2019 года в кассовых чеках появятся обязательные новые реквизиты. Запутаться в них легко, а это гарантированно повлечет за собой неприятности с налоговой. Разбираемся, как правильно пробивать чеки в зависимости от назначения платежа, чтобы не нарваться на штраф.
Вам предстоит:
- Обновить кассовую программу.
- Разобраться в новых реквизитах кассовых чеков.
- Понять, в каком случае покупателю нужно выдавать 2 чека.
Обновляем софт
У фискальных документов много обязательных реквизитов (записей), но в данном случае нас интересует конкретная строчка — «Признак способа расчета». Если раньше в чеках отражалось только движение денег (приход/расход), то теперь при помощи онлайн-касс фиксируются абсолютно все транзакции. В частности, в фискальных документах нужно уточнять конкретный способ расчета: от предоплаты и аванса — до частичной оплаты и передачи в кредит.
Чтобы чеки соответствовали новым требованиям законодательства, вам понадобится обновленная кассовая программа. На рынке много предложений, софт можно выбирать по нескольким основным критериям.
- Выбирайте ПО, которое поддерживает печать новых чеков: «Предоплата», «Аванс» и т. д. Не все программы это делают.
- Лучше выбирать облачный софт: он проще в установке, автоматически обновляется, стоит дешевле. Инсталлируемое локальное ПО — это уже прошлый век.
- Сначала протестируйте. У большинства нормальных кассовых программ есть trial-периоды, чтобы можно было убедиться в удобстве работы с ними. Также важно убедиться, что ПО нормально работает с вашим кассовым оборудованием.
- Мультиплатформенность. Некоторые кассовые программы работают на разных платформах и под разными операционными системами. Вы можете установить ПО на ноутбук, планшет или смартфон под управлением Windows, Linux, Android, iOS и др. Выбирайте привычный и наиболее удобный вам вариант. Если вы планируете развивать бизнес и увеличивать количество торговых точек, лучше выбрать то ПО, которое можно установить на разные устройства с разными ОС.
- Поддержка. Чтобы кассир не звонил вам ночью, когда что-то пойдет не так (а это обязательно произойдет), лучше, чтобы у вендора ПО был сервис поддержки 24/7.
- Учет и аналитика. Онлайн-кассы и современный софт способны не только пробивать нужные чеки, но и вести учет и аналитику бизнеса, — это поможет улучшить управление компанией и повысить ее эффективность. Было бы неразумно этим не воспользоваться, раз уж вы перешли на онлайн-кассы. Поэтому имеет смысл выбирать тот софт, который включает возможности учета и аналитики.
Разбираемся в новых реквизитах
Каждому реквизиту в чеке присваивается свое значение — все они представлены на сайте ФНС (там же вы найдете перечень оснований для присвоения конкретного значения). Признаки способа расчета указаны в таблице 28 Приложения 2 к Приказу ФНС N ММВ-7−20/229@ (в ред. Приказа ФНС России от 09.04.2018 N ММВ-7−20/207@). Вот она:
| Значение реквизита | Основания для присвоения значения | Запись в чеке |
|---|---|---|
| 1. | Полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета | ПРЕДОПЛАТА 100% |
| 2. | Частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета | ПРЕДОПЛАТА |
| 3. | Предварительная оплата неопределенного предмета расчета | АВАНС |
| 4. | Полная оплата, в том числе с учетом предварительной оплаты или аванса в момент передачи предмета расчета | ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ |
| 5. | Частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит | ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ |
| 6. | Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит | ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ |
| 7. | Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит | ОПЛАТА КРЕДИТА |
Когда какой чек пробивать
Предоплата 100%. Здесь все просто: покупатель заказывает конкретный товар (например диван в интернет-магазине) и полностью оплачивает его. Факт полной предоплаты должен быть отображен в вашем чеке.
Предоплата. Такая запись в чеке должна появиться, если предварительная оплата товара была лишь частичной. Когда же покупатель выплатит остаток и заберет товар, ему следует выдать еще один чек, но уже с другой записью — «Полный расчет».
Аванс. Главное его отличие от предоплаты — в том, что деньги вносятся не за конкретный, а за неопределенный товар (или услугу). Скажем, если покупатель «закинет» 1 тыс. руб. на карту Starbucks — ему должны выдать чек с записью «Аванс» (без указания покупки и ее стоимости). Когда же он в счет своей 1 тыс. руб. купил капучино, ему положен уже другой фискальный документ — с записью «Полный расчет». В таком чеке должен быть указан купленный клиентом товар и отражено, что расчет производился в счет предоплаты (аванса).
Чуть сложнее обстоят дела, когда клиент оплачивает, например, годовую подписку на пользование интернет-сервисом. В этом случае он тоже должен получить чек с реквизитом «Аванс». Однако по новым правилам интернет-сервис обязан ежемесячно выдавать пользователю также чек на сумму оказанных ему за месяц услуг (с записью «Полный расчет»).
Полный расчет. Как вы уже наверняка поняли, такая запись должна присутствовать в чеке, когда клиент получил товар, полностью (100%) оплаченный, или заплатив недостающую сумму при частичной предоплате. Другая, еще более распространенная ситуация: человек внес всю нужную сумму за покупку и тут же ее получил, например купил колбасу в вашем магазине, — выдайте ему чек с записью «Полный расчет».
Частичный расчет и кредит. Чек с такой записью выдается, когда клиент делает первоначальный взнос за товар и забирает его (а остальную сумму выплачивает постепенно). Эта форма оплаты распространена при покупке смартфонов и электробытовой техники в рассрочку или в кредит. В таком чеке должны быть отражены 2 цифры: размер первоначального взноса и сумма кредита, подлежащая последующей уплате.
Передача в кредит. И такое случается: клиент забирает товар (или получает услугу), а всю требуемую за него сумму выплачивает позже. В этом случае в чеке должен быть указан размер кредита, который покупатель впоследствии должен уплатить.
Оплата кредита. Такой чек выдается каждый раз, когда клиент вносит платеж за товар, приобретенный ранее в кредит. В фискальном документе указывают 2 цифры: размер взноса покупателя и сумму, которую ему осталось оплатить.
