Как управляться с электронной почтой: лайфхак от миллионера
Гендиректор Zappos.com Тони Шей (его состояние оценивается в $840 миллионов) рекомендует свой метод управления электронной почтой, который называется Yesterbox. Работает это так:
Выделите время для разбора почты
Возьмите за правило (и пометьте себе в календаре) каждый день начинать с просмотра почты и ответов ТОЛЬКО на вчерашние письма. Очистить свой почтовый ящик полностью вам вряд ли когда-нибудь удастся. Но ответив на все вчерашние письма, вы получите превосходное ощущение завершенности.
Вам придется иметь дело с ограниченным объемом, а не с бесконечным потоком почтовых посланий. В зависимости от количества и сложности писем, это может занять до нескольких часов. Если вы будете действовать подобным образом в течение недели, это превратится в привычку. Каждый новый день вы будете начинать с продуктивного дела.
Не поддавайтесь соблазну
Это самая сложная часть, и она потребует больше всего дисциплины. Важно научить себя и остальных ценить ваше время. Люди могут достать вас всегда и везде: по мобильному, на планшете, в ноутбуке и стационарном компьютере. Нужно ли отвечать незамедлительно? Спросите себя, может ли письмо без ущерба подождать до завтра? Значит, внесите его в список завтрашних дел.
Поощряйте себя
Это и вправду сложно — не обращать внимания на письма, которые приходят, пока вы разбираете вчерашние завалы. Не просматривайте их, пока не разберетесь хотя бы с десятью старыми. И только после этого наградите себя — прочитайте новые письма. Прочитайте — и не отвечайте! (вспомните предыдущий совет)
Как быть с трудными письмами
Ответы на некоторые письма требуют раздумий или сбора информации. Если на это уйдет более десяти минут, переместите письмо в специальную папку и пометьте время, когда возьметесь за ответ. Отнеситесь к этому письму как к важной встрече: уделите ему столько внимания, сколько оно заслуживает.
Никаких оправданий
Если утром у вас встреча, передвиньте разбор почты на более позднее время, но не пропускайте. Если вовремя не разобрались с предыдущими письмами, выделите дополнительное время на чтение и ответы.
Уехали в отпуск и не проверяете почту? Вы этого достойны! Наверстаете упущенное по возвращении.
Задать время для разбора почты — настроить себя на успех. Попробуйте.
