Рассылка журнала Inc.
Подпишитесь на самые важные материалы о бизнесе и технологиях в России

Как управляться с электронной почтой: лайфхак от миллионера

Как управляться с электронной почтой: лайфхак от миллионера
Фото: istockphoto.com
Ежедневно в мире отправляется 269 миллиардов электронных писем. А офисные работники получают в среднем по 121 письму в день. Почтовый ящик похож на гидру, у которой постоянно вырастают новые головы, — не успеваешь рубить. Удаляешь одно письмо — появляются еще три. Отвечаешь на них — выскакивают еще пять. Но укротить почтового монстра можно.

Гендиректор Zappos.com Тони Шей (его состояние оценивается в $840 миллионов) рекомендует свой метод управления электронной почтой, который называется Yesterbox. Работает это так:

Выделите время для разбора почты

Возьмите за правило (и пометьте себе в календаре) каждый день начинать с просмотра почты и ответов ТОЛЬКО на вчерашние письма. Очистить свой почтовый ящик полностью вам вряд ли когда-нибудь удастся. Но ответив на все вчерашние письма, вы получите превосходное ощущение завершенности.

Вам придется иметь дело с ограниченным объемом, а не с бесконечным потоком почтовых посланий. В зависимости от количества и сложности писем, это может занять до нескольких часов. Если вы будете действовать подобным образом в течение недели, это превратится в привычку. Каждый новый день вы будете начинать с продуктивного дела.

Не поддавайтесь соблазну

Это самая сложная часть, и она потребует больше всего дисциплины. Важно научить себя и остальных ценить ваше время. Люди могут достать вас всегда и везде: по мобильному, на планшете, в ноутбуке и стационарном компьютере. Нужно ли отвечать незамедлительно? Спросите себя, может ли письмо без ущерба подождать до завтра? Значит, внесите его в список завтрашних дел.

Поощряйте себя

Это и вправду сложно — не обращать внимания на письма, которые приходят, пока вы разбираете вчерашние завалы. Не просматривайте их, пока не разберетесь хотя бы с десятью старыми. И только после этого наградите себя — прочитайте новые письма. Прочитайте — и не отвечайте! (вспомните предыдущий совет)

Как быть с трудными письмами

Ответы на некоторые письма требуют раздумий или сбора информации. Если на это уйдет более десяти минут, переместите письмо в специальную папку и пометьте время, когда возьметесь за ответ. Отнеситесь к этому письму как к важной встрече: уделите ему столько внимания, сколько оно заслуживает.

Никаких оправданий

Если утром у вас встреча, передвиньте разбор почты на более позднее время, но не пропускайте. Если вовремя не разобрались с предыдущими письмами, выделите дополнительное время на чтение и ответы. 

Уехали в отпуск и не проверяете почту? Вы этого достойны! Наверстаете упущенное по возвращении.

Задать время для разбора почты — настроить себя на успех. Попробуйте.

Читайте нас в Facebook, Twitter и ВКонтакте.